Создание и обработка объектов числовой информации в табличном процессоре Microsoft EXCEL

Создание и обработка простейших объектов числовой информации

4.1.1. Назначение табличного процессора

и классификация электронных таблиц

Табличный процессор - это интерактивное компьютерное приложение, предназначенное для проведения различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул, исследования влияния различных факторов на данные, решения задач оптимизации, графического отображения данных в виде диаграмм, статистического анализа данных.

Табличные процессоры обрабатывают документы, которые принято называть рабочими книгами или электронными таблицами. Их можно разделить на две категории".

• - электронные таблицы личного пользования;
• - электронные таблицы для специалистов.

Электронные таблицы личного пользования

Таблицы данного вида создаются для того, чтобы быстро решить поставленную задачу или ответить на какой-то вопрос. Пользователя не интересует внешний вид электронной таблицы, сложность ее построения, оформление документа. В данном случае требуется получить правильный ответ на вопрос или отобразить данные графически при минимальных затратах времени.

Например, необходимо оценить ежемесячные расходы при покупке телевизора в кредит.

Электронные таблицы для специалистов

Данные таблицы предназначены для продолжительного применения специалистами различного профиля. Их условно можно разделить на следующие категории:

- отчеты и презентации (проектируются для конечного результата - вывода на печать, используются возможности форматирования и построения диаграмм);

• - модели финансового анализа или анализа данных (применяются для анализа бюджета и инвестиций, моделирования и статистического анализа данных; финансовый анализ результатов происходит с использованием модели «что-если», где вычисления по формулам производятся с использованием предположений);
• - управление списками (используются для управления табличными базами данных в виде списков);
• - доступ к базам данных (предназначены для работы с данными, которые хранятся во внешних базах данных).
• 4.1.2. Основные понятия MS Excel

Рабочие книги, листы, столбцы, строки

Документы (файлы), которые обрабатывает Excel, называются рабочими книгами (или просто книгами). Рабочая книга, как и любая книга, состоит из листов. Лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. Максимально рабочая книга Excel 2003 включает до 255 листов, каждый из которых разделен на 256 столбцов и 65 536 строк, что достаточно практически для любой задачи.

Горизонтальные строки и вертикальные столбцы составляют двумерную таблицу, а листы добавляют третью составляющую. Строки нумеруются от 1 до 65 536, столбцы обозначаются от А до IV (вначале от А до Z, затем от АА до AZ, затем от ВА до BZ и так вплоть до IV). Листам присваиваются имена Лист1, Лист2, Лист255 или любые другие имена, состоящие не более чем из 31 символа.

Область на пересечении строки и столбца таблицы называют ячейкой. Ячейку, на которой стоит курсор, называют активной.

Каждой ячейке соответствует свой адрес, определяющийся строкой и столбцом, на пересечении которых она находится. При записи адреса в Excel сначала указывается столбец, затем строка. Например, столбец D, строка 7. Следовательно, адрес будет D7. Ячейке, которая находится в верхнем левом углу, присвоен адрес А1, а ячейке, которая находится в нижнем правом углу, - адрес IV65536.

Чтобы указать в адресе ячейки дополнительно лист, следует вначале адреса поставить имя этого листа и восклицательный знак (!) перед координатами столбца и строки. Например, Лист1 !D7.

Диапазоны и ссылки

Выделяют 4 типа диапазонов на листе:

• - одна ячейка;
• - одна или более строк;
• - один или более столбцов;
• - прямоугольная область ячеек.

Для указания диапазонов в формуле или в команде используются ссылки. В качестве ссылки для одной ячейки выступает ее адрес, например, D14. Чтобы сослаться на множество строк, применяют номера начальной и конечной строк, разделенные двоеточием, например, 4:9. Аналогично, чтобы указать несколько столбцов используют имена начального и конечного столбцов, например, B:G. Для задания произвольного прямоугольного диапазона ячеек указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек через двоеточие, например, С5:Е12.

Типы данных в Excel

Работать с книгами можно после того, как в них будут введены данные. Все данные, которые вводятся в таблицу, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может включать до 255 символов. Обычно в одну ячейку вводят одно число или короткий текст. В любую ячейку рабочей таблицы Excel можно ввести как значение, так и формулу.

Значения — это числа, текст или последовательности символов даты или времени.

Формулы - это комбинации значений, данных, содержащихся в ячейках, и операторов.

Основное различие между числами и текстом заключается в том, что с числами выполняются различные арифметические операции, а с текстом нет.

Правильно построенная формула, результатом которой является число, также обрабатывается как число. Любой ввод данных, начинающийся со знака =, интерпретируется в Excel как формула. В строке формул отображается сама формула, а в ячейке виден результат вычисления.

4.1.3. Структура окна MS Excel

Окно Excel содержит следующие элементы (рис. 4.1):

• - Строка заголовка.
• - Строка меню.
• - Панели инструментов.
• - Строка формул включает в себя поле имен и область ввода.

Рис. 4.1. Окно приложения Excel

Поле имен - это левая часть строки формул, и в нем отображается адрес активной в данный момент ячейки. Если ячейка активна, и необходимо присвоить ей имя, нужно щелкнуть в поле имен и ввести необходимое имя. Справа от поля имен находится кнопка, раскрывающая список именованных ссылок. Выбор имени из списка приводит к активизации именованной ячейки или диапазона. Если выделяется диапазон ячеек, то в поле имен будет указано количество выделенных строк и столбцов.

Область ввода находится в правой части строки формул. Там можно вводить и редактировать текст, числа и формулы, которые будут присутствовать в активной ячейке. При вводе данных в ячейку или редактировании справа от поля имен появляются три кнопки:

Кнопка отмены X - щелчок по ней приводит к прекращению процесса внесения изменений в область ввода и возвращает ячейке ее первоначальное содержимое;

Кнопка ввода - щелчок по ней приводит к таким же результатам, что и клавиша Enter: содержимое области ввода помещается в активную ячейку;

Мастер функций f* - предназначен для ввода функций в область ввода.

Чтобы сделать ячейку, содержимое которой следует изменить, активной, необходимо щелкнуть по ней или поместить в нее табличный курсор с помощью клавиш управления курсором. Если затем щелкнуть в строке формул или нажать функциональную клавишу F2, то активизируется область ввода. При вводе данных в ячейку в области ввода и в самой ячейке будут выводиться одни и те же значения.

• - Рабочая область представляет собой заголовки строк и столбцов, а также множество ячеек, находящихся на их пересечении.
• - Ярлыки листов расположены в нижней части рабочей области. Книга Excel представляет собой файл, содержащий один или несколько листов для хранения данных и работы с ними. Щелкая мышью по ярлыкам листов, можно переключаться между листами. При этом активный лист будет выделен белым фоном, а остальные - серым.
• - Маркер разбиения ярлыков позволяет вывести больше ярлыков листов (перемещение маркера вправо) или увеличить длину полосы прокрутки (перемещение маркера влево).
• - Кнопки прокрутки ярлыков делятся на крайние (осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлыку рабочей книги) и внутренние (осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлыку рабочей книги).
• - Строка состояния - отображает режимы программы.
• - Полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки.

4.1.4. Создание рабочей книги

Ввод чисел

Excel предоставляет возможность вводить числа в различном формате. Можно вводить целые и десятичные числа, денежные единицы, проценты, представлять число в экспоненциальном виде, а также использовать знаки «плюс» или «минус». Окончанием ввода служит нажатие клавиши Enter или щелчок по кнопке 0 в строке формул. Excel преобразует введенное значение в число с точностью до 15 знаков. Затем можно представить это число совершенно в другом формате. Для этого необходимо выбрать меню Формат, команду Ячейки. В появившемся окне Формат ячейки выбрать вкладку Число и установить нужный формат. Очень удобно представлять большие числа с разделителем десятичных групп разрядов, уменьшать или увеличивать разрядность числа можно с помощью инструментов панели Форматирование Too *°о I

Ввод текста

Текстовые записи могут представлять собой любые последовательности букв, цифр и специальных символов. Для того, чтобы ввести текст, необходимо выбрать ячейку и набрать его. Закончив ввод, нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке 0 в строке формул.

В ячейке может находиться не более 255 символов. Если ввести чрезвычайно длинный текст, то символы будут перенесены в следующую строку, когда текст достигнет правого края ячейки, а строка формулы расширится так, что отобразится весь текст. Если будет введен 255-й символ в ячейку, Excel выдаст сообщение о том, что текст слишком длинный.

Ввод даты и времени

Значения даты и времени необходимо вводить в определенном формате: дату через точку или слеш / (10.5.11 или 10/5/11), время -через двоеточие (10:00). Пользовательские форматы даты и времени собраны в диалоговом окне Формат ячейки, вызываемого из меню Формат / Ячейки. В Excel дата и время рассматриваются как числа, поэтому с ними можно выполнять различные арифметические операции и использовать при различных вычислениях.

Ввод формул

Любой ввод данных, начинающийся со знака =, интерпретируется в Excel как формула. В строке формул отображается сама формула, а в ячейке виден результат вычисления.

Стандартное выравнивание

После того, как Excel распознает во вводимых данных текст, он автоматически выравнивает его по левому краю ячейки, если вводится число, то - по правому краю ячейки. Такой тип выравнивания устанавливается по умолчанию и называется стандартным выравниванием. Тип выравнивания можно установить, воспользовавшись командой Ячейки меню Формат или пунктом Формат ячеек контекстного меню, либо панелью инструментов Форматирование.

Можно изменить тип выравнивания содержимого одной ячейки или группы ячеек, установив выравнивание по левому краю, по центру или по правому краю. Для этого их необходимо выделить, а затем выбрать команду Формат ячеек из контекстного меню или щелкнуть кнопкой мыши на инструменте Выравнивание панели инструментов Форматирование.

Использование автозаполнения

Автозаполнение - средство, которое завершает вместо пользователя ввод данных. В этом режиме можно продолжать вводить различные типы данных. Возможность автозаполнения логически продолжает некоторые заданные последовательности, например, числа, даты, дни недели, месяцы, номера и т. д. Можно использовать возможность автозаполнения непосредственно с помощью перемещения курсора на рабочем листе или с помощью диалогового окна Прогрессия, открывающегося из меню Правка /Заполнить /Прогрессия.

Редактирование при вводе данных

Редактирование данных можно выполнять, используя клавиши Backspace и Esc, а также клавишу F2. Если при редактировании данных нажимается клавиша Backspace, то будут удалены символы слева от точки вставки, если клавиша Esc, то будет удален весь введенный в ячейку фрагмент.

Редактирование после ввода данных

Для редактирования содержимого ячейки после того, как ввод завершен, необходимо выделить ее и нажать клавишу F2. В строке состояния появится индикатор режима Правка, а справа от элемента в ячейке - курсор ввода. С помощью клавиш управления курсором его можно перемещать и изменять отдельные символы.

Вставка элементов таблицы

При вводе данных часто возникает необходимость вставки пустой строки или столбца в таблицу. Для этого есть два способа:

• 1- й способ:
• 1. Щелкнуть мышью на заголовке столбца, перед которым надо вставить пустой, в результате чего он будет выделен темным фоном.
• 2. Щелкнуть по нему правой кнопкой мыши. Появится список команд.
• 3. Из контекстного меню выбрать команду Добавить. Появится новый столбец.
• 2- й способ:

Установить маркер в любой ячейке столбца, перед которым нужно вставить новый, и выполнить команду Вставка / Столбец. Аналогично для вставки строки выполняется команда Вставка / Строка.

Для вставки ячеек выполняется команда Вставка /Ячейки.

Выделение ячеек и диапазонов

Чтобы выделить:

• ? Ячейку - необходимо установить курсор в эту ячейку.
• ? Диапазон ячеек - необходимо:
  • 1. Установить указатель мыши в левый верхний угол.
  • 2. Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в правый нижний угол диапазона.
  • 3. Достигнув противоположного угла, отпустить кнопку мыши.
• ? Несколько несмежных (не расположенных рядом друг с другом) ячеек или диапазонов:
  • 1. Выделить одну ячейку, установив в нее курсор.
  • 2. Нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее, выделять остальные ячейки (диапазоны).

? Столбец, строку (диапазон столбцов, строк) - необходимо щелкнуть мышью по заголовку столбца (строки).

Удаление, копирование, перемещение данных

Удаление производится путем нажатия клавиши Delete или ввода в ячейку нового значения.

Процедура копирования'.

• - выделите ячейку или диапазон ячеек, из которого предполагается копировать данные;
• - выполните команду Правка / Копировать из основного меню или нажмите кнопку Копировать в буфер 4J) на Панели инструментов}
• - выделите ячейки, куда предполагается копировать данные;
• - выполните команду Правка / Вставить или нажмите кнопку Вставить из буфера '-lS на Панели инструментов.

Процедура перемещения:

• - выделите ячейку или диапазон ячеек, которые предполагается переместить;
• - выполните команду Правка / Вырезать из основного меню или нажмите кнопку Удалить в буфер «К» на Панели инструментов',
• - выделите ячейки, куда предполагается переместить данные;
• - выполните команду Правка /Вставить или нажмите кнопку Вставить из буфера на Панели инструментов.

Операции с рабочими листами

Вставка новых листов (до 255):

• - активизируйте рабочий лист, перед которым надо вставить новый;
• - из контекстного меню выберите команду Вставка /Лист.

Удаление листов:

• - активизируйте рабочие листы;
• - из контекстного меню выберите Правка / Удалить.

Переименование листов:

• - дважды щелкните левой кнопкой мыши по ярлычку рабочего листа;
• - введите новое имя листа.

Перемещение или копирование листов'.

• - активизируйте рабочий лист;
• - нажмите правую кнопку мыши;
• - в появившемся окне диалога установите необходимые значения.
• 4.1.5. Форматирование данных

В табличном процессоре Excel можно форматировать содержимое ячеек. Однако, поскольку программа Excel предназначена, прежде всего, для вычислений в таблицах, то в ней представлены специальные возможности форматирования таблиц. Ячейки, подлежащие форматированию, сначала следует выделить. Параметры формата ячейки устанавливаются на различных вкладках диалогового окна Формат ячеек, которое вызывается из меню Формат командой Ячейки.

Форматы чисел

По умолчанию в Excel все числа в ячейках представляются в общем формате. Число в этом формате может состоять максимум из 11 цифр. Все числа, введенные в общем формате, отображаются как целые или с десятичной запятой или в экспоненциальной записи.

В программе Excel можно работать с числами, денежными величинами, задаваемыми в различных валютах, с процентными значениями и т. д. Для этого используются соответствующие форматы. Выбор формата числа производится в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число.

В поле Числовые форматы выбирается нужный формат чисел, а в полях, расположенных правее этого поля, - вариант отображения. Например, можно установить число десятичных разрядов, обозначение, отрицательные числа.

Если нужный элемент в списке поля Числовые форматы отсутствует, продолжить его поиск можно, выбрав формат Дополнительный. К нему отнесены форматы почтовых индексов и номеров телефонов.

Форматы даты и времени

При работе можно вводить дату и время в одном из принятых для них форматов. Формат, установленный для даты и времени, можно изменить. Для этого необходимо:

• - выделить ячейки, в которые введены значения даты и времени;
• - выполнить команду Формат / Ячейки или щелкнуть на выделенных ячейках правой кнопкой мыши и выбрать из появившегося контекстного меню пункт Формат ячеек;
• - активизировать вкладку Число;
• - из списка Числовые форматы выбрать Дата или Время в зависимости от того, для чего необходимо задать формат;
• - в списке Тип выбрать формат, в котором будет представлена дата или время, и щелкнуть на кнопке ОК.

По умолчанию дата или время будут размещены у правого края ячейки. Если запись расположена у левого края ячейки, значит Excel не воспринимает ее как дату или время и форматирует как обычный текст.

Выравнивание в ячейках

Данные в ячейке могут быть выровнены по горизонтали и по вертикали. Соответствующие установки выполняются в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание. В предлагаемых списках полей находятся различные опции выравнивания (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Способы выравнивания данных в ячейках

Используя область Ориентация, можно повернуть содержимое ячейки под нужным углом или установить вертикальное расположение символов. Для того чтобы повернуть текст, в поле градусов следует ввести угол поворота в градусах. Для некоторых форматов выравнивания отсутствует возможность поворота текста, например, если в горизонтальном выравнивании была выбрана опция С заполнением.

В области Отображение расположены три опции:

• - Переносить по словам. Данные автоматически переносятся на новую строку при достижении правого края ячейки, разрывая его на границе слова.
• - Автоподбор ширины. Размер шрифта уменьшается до тех пор, пока содержимое ячейки не будет полностью отображаться в ячейке.
• - Объединение ячеек. Выделенные ячейки будут объединены и будут рассматриваться как одна ячейка.

Выбор шрифта

Форматирование символов в Excel, аналогичное форматированию в Word, выполняется средствами вкладки Шрифт диалогового окна Формат ячеек или кнопками панели Форматирование. Стандартный для всех ячеек шрифт можно установить на вкладке Общие в диалоговом окне Параметры из меню Сервис.

Обрамление и фоновый узор ячеек

Ячейку или группу ячеек можно выделять с помощью рамки или подчеркивания. Тип и место нанесения выделяющих (разграничительных) линий выбираются в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Граница. Для отображения границ ячейки в области Линия необходимо выбрать тип линии, включая ее цвет, а затем определить место вычерчивания. В области Все предпочтение отдается одной из стандартных установок, в области Отдельные выбираются места нанесения отдельных линий на границах и внутри ячеек.

Кроме рамок и линий, для ячеек доступно фоновое оформление различными цветами. Если обычного цветного фона недостаточно, то соответствующий цвет можно дополнить узором. Такое форматирование производится в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Вид.

Условное форматирование

Форматы, устанавливаемые описанными выше способами, можно назвать безусловными. Их параметры не зависят от каких-либо условий и от содержимого ячеек таблицы. Если, например, установлен синий цвет фона ячейки, то этот цвет будет сохраняться всегда, независимо от того, какие данные введены. В некоторых ситуациях для удобства восприятия таблицы можно использовать условное форматирование. В этом случае тот или иной формат будет применяться к ячейке (ячейкам) только в случае, когда ее содержимое имеет какое-то конкретное значение или находится в каком-то диапазоне. Например, для ячейки, содержащей значение суммы прибыли торговой организации, можно установить, что цвет фона вместо белого должен стать красным, если значение суммы будет больше 5000.

Для того чтобы установить условный формат для диапазона ячеек, следует:

• - выделить диапазон ячеек;
• - выполнить команду Формат / Условное форматирование',
• - используя опции группы Условие 1 появившегося диалогового окна, задать условие изменения формата: установка действия сравнения; определение значения, с которым будет выполняться сравнение (граничное значение). Действие сравнения (больше, меньше и т. д.) выбирается во втором закрытом списке группы Условие 1. Граничное значение определяется в поле ввода, находящемся справа от этого списка. Если в списке действий выбрано значение между или вне, то появляется не одно, а два поля для ввода граничных значений;
• - в этом же окне нажать кнопку Формат.... Используя появившееся диалоговое окно Формат ячеек, установить параметры условного формата. Это окно в основном повторяет обычное окно форматирования, однако имеет только три вкладки: Шрифт, Граница и Вид',
• - можно задать от одного до трех условий форматирования. Для того, чтобы перейти к заданию второго условия, необходимо в окне Условное форматирование нажать кнопку А также. В результате, в этом же окне появится второй набор опций, используя которые можно установить второе условие и формат, соответствующий этому условию. Если выполняется сразу два условия, то к ячейке применяется то, которое было установлено первым. Иначе говоря, первое условие имеет приоритет перед вторым и третьим, а второе - перед третьим. Пока не выполнено ни одно из условий, ячейки, имеющие условные форматы, на экране внешне ничем не отличаются от остальных ячеек;
• - нажать кнопку ОК в окне Условное форматирование.

Защита рабочей таблицы от изменений

Для того чтобы нельзя было изменить присвоенные ячейкам форматы и внесенные данные, можно защитить их. Чтобы в ячейки рабочей таблицы нельзя было внести изменения после того, как активизировалась защита, необходимо:

• - выделить ячейки, которые не должны быть защищены;
• - выполнить команду Формат /Ячейки',
• - в диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладку Защита',
• - убрать флажок опции Защищаемая ячейка, если необходимо снять защиту. Можно установить флажок опции Скрыть формулы, чтобы предотвратить появление содержимого выделенной ячейки в строке формул;
• - щелкнуть на кнопке ОК и выполнить пп. 1-4 для всех оставшихся ячеек, с которых необходимо снять защиту;
• - выполнить команду Сервис / Защита /Защитить книгу,

• - в диалоговом окне Защита книги ввести, если необходимо, пароль. Установить флажок опции Окна, чтобы предотвратить перемещение и изменение размеров окон в рабочей книге;
• - щелкнуть на кнопке ОК, чтобы установить защиту.

Снять защиту можно, выполнив команду Сервис/ Защита/ Снять защиту книги.

Использование автоформатирования

В Excel существует средство, называемое автоматическим форматированием. С его помощью автоматически выполняется форматирование данных в рабочей таблице. Для того чтобы активизировать это средство, необходимо выполнить команду Автоформат в меню Формат. На экране появится диалоговое окно Авто-формат, в котором указывается формат рабочей таблицы из списка предложенных. Данное средство позволяет сразу форматировать числа, строки и столбцы, устанавливать тип выравнивания, шрифт, добавлять обрамление и узоры в зависимости от установленных пользователем стилей.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

В Excel размеры столбцов и строк позволяют изменять команды Столбец и Строка в меню Формат. После выбора нужной команды открывается подменю, в котором выбирается элемент Ширина или Высота соответственно. В появившемся диалоговом окне задается ширина столбца в символах или высота строки в пунктах. Удобно использовать команды Автоподбор ширины и Автоподбор высоты. В результате этих команд ширина столбца / высота строки автоматически устанавливается по самому длинному / самому высокому содержимому ячеек столбца / строки.

Можно изменить ширину столбцов с помощью мыши. Для этого указатель необходимо поместить на вертикальную линию, разделяющую заголовки столбцов (вид указателя изменится) и при нажатой левой кнопке перетащить ее в нужном направлении.

Изменение высоты строк выполняется аналогично. Указатель мыши помещается на разделительную линию между заголовками строк, и эта линия перетаскивается вверх или вниз.

Отображение и сокрытие столбцов и строк

Для того чтобы спрятать столбцы, сначала необходимо их выделить, а затем в меню Формат выбрать команду Столбец. В появившемся подменю выбрать команду Скрыть. Для того, чтобы скрытые столбцы отобразились на экране, необходимо выделить столбцы слева и справа от скрытого и в меню Формат / Столбец выбрать команду Отобразить. Процедуры сокрытия и отображения строк аналогичны столбцам.

Присвоение собственных имен ячейкам

Стандартные обозначения ячеек (например Al, D4, С45 и т. д.) являются уникальными, но при работе с большой таблицей не всегда удобны. Проще присвоить ячейке выразительное имя, которое будет напоминать о ее содержимом. Имя можно также присвоить целой области ячеек. Для того необходимо выделить ячейки, затем открыть меню Вставка и в подменю Имя выбрать команду Присвоить. В появившемся диалоговом окне Присвоение имени в поле Имя следует ввести имя. Затем щелкнуть по кнопке ОК.

Для выбора такой ячейки достаточно щелкнуть на ее имени в списке поля Имя в строке формул. Такие имена можно использовать вместо адресов ячеек и в формулах.

При назначении имен следует соблюдать следующие правила:

• - первый символ имени должен быть буквой, в качестве остальных символов допускается использование букв, цифр, точек и символов подчеркивания;
• - запрещено использование пробелов;
• - максимальная длина не должна превышать 255 символов;
• - назначаемые имена не должны совпадать со стандартными названиями ячеек.
• 4.1.6. Шаблоны MS Excel

Шаблоны MS Excel предназначены для создания новых документов, которые обладали бы всеми необходимыми пользователю параметрами форматирования. Они являются средством для ускорения и облегчения работы с документами. Каждый пользователь может создать нужный ему по параметрам шаблон. Он включает в себя стили, текстовое форматирование (шрифт и его размер, абзац ные отступы и т. п.). Когда применяется тот или иной шаблон, все параметры принимаются единовременно.

Фактически шаблон представляет собой обыкновенную книгу, сохраненную специальным образом и в специальном месте. Шаблон удобно использовать как основу для создания новых однотипных книг, а также для вставки новых листов в книги. В шаблоне могут сохраняться:

• - форматы и стили ячеек;
• - параметры страницы и области печати для каждого листа;
• - число и тип листов в книге;
• - скрытые и защищенные области книги; повторяемый текст (например, названия листов, заголовки строк и столбцов, некоторые данные);
• - формулы;
• - диаграммы и рисунки;
• - панели инструментов;
• - некоторые параметры индивидуальных настроек книги, установленные на вкладках окна Параметры.

Для того чтобы создать книгу на основе шаблона, следует:

• - выполнить команду Файл / Создать',
• - в появившемся окне Создание документа выбрать требуемый шаблон;
• - нажать кнопку ОК.

В результате появится заготовка книги, в состав которой входят те элементы, которые имеются в выбранном шаблоне. Имя у этого документа будет то же, что и у шаблона (оно появляется в заголовке окна), однако сразу после создания этот документ, как файл, на диске не существует, его еще требуется сохранить.

Шаблон создается так же, как и обычная книга. При этом следует учитывать, что он должен содержать только то, что будет необходимо во всех или в большинстве создаваемых в дальнейшем на его основе документов: заголовок таблицы, заголовки строк и столбцов, обрамление, формулы и т. д. Далее, после того как книга (будущий шаблон) создана, ее необходимо сохранить как шаблон.

Для этого необходимо:

- выполнить команду Файл / Сохранить как...;

• - в появившемся окне Сохранение документа перейти в папку, в которой будет сохраняться шаблон;
• - в раскрывающемся списке Тип файла выбрать Шаблон (.xlt);
• - в поле ввода Имя файла задать имя сохраняемого шаблона (расширение файла можно не набирать - автоматически будет присвоено .xlt);
• - нажать кнопку Сохранить.

Открытие, редактирование и последующее сохранение шаблона выполняется по правилам, принятым для обычных книг. Чтобы шаблоны можно было использовать в качестве основы для создания новой книги, сохранять их необходимо в специальном каталоге шаблонов или в его подкаталогах. Каталог называется Шаблоны и размещается в каталоге настроек пользователя.

Если, например, в Windows 2000/ХР зарегистрирован пользователь Userl, то это будет каталог C:Documents and SettingsUserl Application Ва1аМ1сго8ойШаблоны. Именно каталог шаблонов пользователя и предлагается в качестве места сохранения шаблона после выбора значения Шаблон (.xlt) в списке Тип файла окна Сохранение документа.