Создание и обработка объектов текстовой информации

Интегрированный пакет Microsoft Office

2.1.1. Состав пакета Microsoft Office и назначение компонентов

Пакет Microsoft Office состоит из приложений, которые были разработаны фирмой Microsoft для того, чтобы обеспечить единообразный подход к управлению разносортной информацией и упростить доступ к данным, разделяемым отдельными приложениями.

К ним относятся:

  • - Microsoft Office Word - текстовый процессор. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE-технологию, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое;
  • - Microsoft Office Excel - табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности;
  • - Microsoft Office Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента. Кроме того, MS Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов;
  • - Microsoft Office PowerPoint - приложение для создания и проведения презентаций;
  • - Microsoft Office Access - реляционная система управления базами данных (СУБД). Имеет широкий спектр функций, включая запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку программирования VBA Access позволяет писать приложения, работающие с базами данных;
  • - Microsoft Office InfoPath - приложение, используемое для разработки форм ввода данных на основе XML. Основное назначение InfoPath - создавать, просматривать и редактировать документы, поддерживающие некоторую заданную пользователем XML-схему. Для получения и изменения данных можно использовать соединение с внешними системами - базами данных Access, SQL, web-сервисами;
  • - Microsoft Office Communicator - коммуникационная программа-клиент, позволяющая пользователям общаться друг с другом в реальном времени, используя различные виды коммуникаций: мгновенные сообщения, видео- и голосовую связь, общий доступ к рабочему столу, конференции, передачу файлов;
  • - Microsoft Office Publisher - настольная издательская система, отличающаяся от Microsoft Word тем, что акцент в нём делается не на оформлении и проверке текста, а на проектировании разметки страницы;
  • - Microsoft Office Visio - редактор диаграмм и блок-схем -использует векторную графику;
  • - Microsoft Office Project - программа управления проектами, помогающая менеджеру в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объемов работ;
  • - Microsoft Office FrontPage - редактор HTML-документов. Данное приложение при разработке страниц web-узла пользуется браузером Internet Explorer. Программа обладает широким спектром возможностей, в частности, может автоматически отправлять изменения, внесенные разработчиком сайта в исходные тексты, в режиме реального времени. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на SharePoint Designer и Expression Web.

Все программные комплексы пакета могут обмениваться информацией между собой и интернет-ресурсами.

2.1.2. Общие элементы приложений пакета Microsoft Office 2003

Меню Файл

Создание документа. Новый документ создается с помощью команды Файл / Создать / ОК.

Сохранение документа. Подготовленный на компьютере документ необходимо записать на диск, поскольку в противном случае после выключения питания вся введенная информация пропадет. Для этого необходимо вызвать окно Сохранение документа командой Файл / Сохранить. В поле Папка следует указать папку, в которой должен быть сохранен документ. Если нужная папка еще не открыта, то сначала ее следует найти, выбрав из раскрывающегося списка , и открыть. При первом сохранении откроется диалоговое окно Сохранение документа. Если среди существующих папок нет подходящей для сохранения файла, то новую папку можно создать прямо в данном диалоговом окне. С этой целью надо щелкнуть на кнопке Создать папку в этом окне и ввести имя новой папки. Причем можно тут же открыть ее, дважды щелкнув кнопкой мыши по значку папки.

Если данный документ уже сохранялся, то при всех последующих сохранениях диалоговое окно Сохранение документа не появляется на экране, так как папка и имя файла системе уже известны. При необходимости сохранения файла под новым именем следует выбрать пункт меню Файл / Сохранить как... .

Открытие документа. Для того чтобы открыть ранее созданный документ, необходимо в активном приложении выбрать пункт меню Файл / Открыть. Откроется диалоговое окно Открытие документа. Поле, предназначенное для открытия каталога, в котором был сохранен файл, также имеет название Папка. Если нужная папка не открыта, следует щелкнуть по стрелке раскрывающегося списка справа от поля Папка и выбрать необходимую в открывающейся структуре каталогов. Требуемая папка выбрана, если в рабочей области под полем Папка среди прочих появится имя нужного документа. Теперь документ можно открыть, выполнив на его имени двойной щелчок мышью.

Возможно, искомый файл находится в одной из внутренних папок текущей папки. В этом случае внутреннюю папку можно открыть двойным щелчком мыши.

Печать и предварительный просмотр документов. Для получения копии документа на бумаге необходимо выполнить команду Файл / Печать, открыв диалоговое окно Печать. С помощью него можно настроить некоторые параметры печати, например, указать определенный принтер, распечатать несколько экземпляров документа или только некоторые его страницы.

Перед печатью документа можно его просмотреть на экране в том виде, в каком он будет распечатан. Для этого выбирают пункт меню Файл / Предварительный просмотр.

Меню Правка

Для предупреждения от последствий сделанной ошибки в MS Office предусмотрена команда Отменить, устраняющая результаты работы последнего выполненного действия. Если нужно отменить только одно действие, достаточно просто щелкнуть мышью по кнопке Отменить *7 на панели инструментов Стандартная. Если требуется отменить несколько действий, можно либо несколько раз щелкнуть по этой кнопке, либо нажать на стрелку, расположенную рядом с кнопкой Отменить, и выбрать из списка отменяемые действия и команды. Если отменены и правильные действия, ошибка исправляется с помощью кнопки Вернуть .

Меню Правка используется при обмене данными через буфер обмена (подробнее об этом будет изложено ниже).

Меню Вид

В меню Вид находятся команды, с помощью которых можно изменить способ отображения документа на экране. Так, в приложении Word можно включить или выключить линейки или примечания, в Excel - строку состояния, строку формул и т. п. В этом же меню находится команда, предназначенная для вывода на экран или сокрытия панелей инструментов, а также для определения коэффициента увеличения/ уменьшения (масштаба) изображения документа на экране.

Настройка панелей инструментов. Для того чтобы настроить панели инструментов, необходимо выбрать пункт меню Вид / Панели инструментов. В раскрывшемся подменю выбирается имя той панели инструментов, которую необходимо отобразить в окне приложения.

Те панели инструментов, имена которых отмечены в подменю галочкой, уже отображаются на экране. Щелчком мыши по имени панели можно установить или убрать отметку. Не обязательно, чтобы панели инструментов располагались в окне непосредственно под строкой меню. Их можно перенести в другое место. Для этого нужно щелкнуть мышью на двойной вертикальной черте, расположенной у левого края панели, и при нажатой кнопке мыши перетащить панель в нужную позицию.

Масштаб. С помощью команды Масштаб устанавливается коэффициент увеличения или уменьшения изображения документа в окне приложения. Для изменения масштаба в меню Вид щелкните на команде Масштаб, в результате чего откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать (ввести) необходимый коэффициент.

Меню Окно

Структура окон во всех приложениях Microsoft Office практически одинакова. В приложениях Word, Excel и других можно открыть сразу несколько документов и отобразить каждый из них в своем окне документа в пределах окна приложения. Существует возможность быстрого копирования и переноса текста, ячеек таблицы и т. д. между окнами документов. Для этого следует открыть требуемые документы. Затем выбор нужного документа осуществляется с помощью ниспадающего меню пункта меню Окно.

Меню Справка

Все функции справочной системы сгруппированы в меню Справка, вызывающем на экран область задач Справка со списком справочной информации. Кроме того, справку об элементах интерфейса можно получить в диалоговых окнах, где находится пункт Что это такое? йЫ- После щелчка по данному пункту появляется краткое разъяснение по основным операциям в окне.

2.1.3. Обмен данными между приложениями Microsoft Office

Обмен данными через буфер обмена

Фрагменты документов приложений Microsoft Office можно переносить или копировать из одной позиции документа в другую, а также из одного документа в другой.

Предварительно необходимо выделить соответствующую часть документа. Затем для перемещения данной части можно выбрать пункт меню Правка / Вырезать или для копирования — Правка /Копировать. После этого отмечается та позиция, где должен появиться фрагмент. Последнее действие - выбор пункта меню Правка/ Вставить.

Технология DDE (Dynamic Data Exchange - динамический обмен данными)

Суть технологии состоит в том, что в сеансе связи одно приложение, называемое клиентом, посылает запросы в виде команд, а другое, обычно называемое сервером, в ответ посылает ему данные. При этом сохраняется связь вставляемого объекта с оригиналом (например, вставка готовых рисунков из библиотеки Microsoft Clipart Gallery).

Технология OLE (Object Linking and Embedding - связывание и внедрение объектов)

Основным новшеством технологии OLE стала возможность активизации встроенных объектов из приложения-сервера. Операции связывания (Linking) и внедрения (Embedding), реализованные в рамках OLE, внешне напоминают технологию DDE и обмен данными через буфер обмена. При работе по технологии OLE выполняется та же последовательность действий. Документ со встроенными OLE-объектами выглядит аналогично документу с фрагментами, вставленными через буфер обмена. Однако в этом случае при двойном щелчке мыши в поле объекта он активизируется, т. е. запускается приложение, в котором создавался этот объект, и в него передается объект для редактирования или выполнения других операций. После окончания работы с объектом приложение-родитель закрывается, а измененный объект автоматически передается обратно в документ, откуда он был вызван (например, интеграция в документ объектов несамостоятельных приложений MS Office - WordArt, Equation Editor и др.).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >