Автоматизация офиса
В научно-технической литературе и в практической деятельности толкование термина «автоматизация офиса» неоднозначно. Выделим три подхода.
При первом подходе (узком) под «офисом» понимается организация типа канцелярии, функции которой состоят в получении и выпуске документов, а также отслеживании их движения. Часто это мнение сочетается с достаточно широким толкованием понятия «документ»: любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса. В соответствии с узким подходом в качестве задач автоматизации офиса выделяют следующие, общие для офисов всех видов как механизмов, «перерабатывающих» документы: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т. п. Основная цель такой автоматизации - повышение эффективности труда отдельных специалистов на каждом рабочем месте в том смысле, что рутинная ручная работа заменяется автоматизированной деятельностью.
В настоящее время известны несколько десятков коммерческих программных продуктов, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, электронная почта, аудиопочта, табличный процессор, электронный календарь, компьютерные конференции, телеконференции, хранение изображений, видеотекст, а также специализированные программы контроля исполнительской дисциплины: ведения документов, проверки исполнения приказов и т. д.
Текстовый процессор - программный продукт (например, приложение операционной системы (ОС) Windows - Microsoft Word), предназначенный для создания, просмотра, форматирования и печати текстовых документов. Он дает возможность выполнить все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии: набор и модификация алфавитно-цифровой информации; форматирование символов с применением множества шрифтов разнообразных начертаний и размеров; форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски; формирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей); сохранение файла документа; проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов; поиск сохраненных файлов. Кроме того, текстовый процессор поддерживает современную технологию связывания и внедрения объектов (OLE-технологию), которая позволяет включать в документ фрагменты, подготовленные в других приложениях Windows.
Электронная почта (e-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать письмо с уведомлением о его получении адресатом. Электронная почта в организации может быть реализована общедоступной службой Интернет или как Интранет-ресурс. В первом случае, минимизируются затраты, но эффективность функционирования почты определяется характеристиками доступа организации к глобальной сети. При реализации Интранет-почты фирма должна купить техническое и программное обеспечение и создать внутреннюю локальную сеть компьютеров. При этом финансовые затраты, конечно, будут больше, чем в первом случае, но эффективность функционирования почты между сотрудниками организации также существенно возрастет, кроме того, возможно организовать связь между Интранет-почтой и сетью Интернет.
Аудиопочта предназначена для передачи и приема сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Табличный процессор позволяет выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Широко распространенный в настоящее время табличный процессор Microsoft Excel представляет собой универсальную систему обработки данных, состоящую из трех частей:
- 1) средства для работы с таблицами (ввод данных, как с клавиатуры, так и из баз данных, проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов);
- 2) средства для работы с диаграммами и графиками;
- 3) средства для работы с базами данных (списками) - сортировка, фильтрация, поиск, автоматическое формирование итогов, создание сводных таблиц.
Вместе с Excel поставляются также надстройки.
Надстройка - это некоторая дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности основного приложения, в данном случае Excel. Надстройки разрабатываются или самой фирмой Microsoft, или другими фирмами. В совокупности надстройки Excel сравнимы с самим Excel по объему и разнообразию средств. Наиболее важными для экономических приложений являются надстройки «Поиск решения» и «Пакет анализа».
Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать компьютер, подключенный к сети, для хранения и манипулирования рабочим расписанием работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи (мероприятия), просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью электронной почты.
Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио-, видео- и компьютерную.
Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Их эффективность повышается при предварительном обеспечении участия всех заинтересованных лиц. Конечно, должны быть организованы запись конференции и ее хранение.
Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также может обойтись без компьютера. В процессе видеоконференции участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть друг друга на телевизионном экране. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопро вождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство организаций видит в них также возможность привлечь к решению проблем максимальное количество территориально удаленных участников.
Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
Видеотекст — общий термин для различных способов вывода информации на телевизионный экран. Информация, которая передается источником трансляции параллельно с обычными телевизионными сигналами и может быть выведена одновременно или независимо от других каналов, известна как телетекст. Система, которая выводит на экран информацию из банка данных компьютера через телефонную линию, называется видеотекст (первоначально «визуальная информация»). Телефонная связь обеспечивает возможность совершать покупки и финансовые операции, не вставая с кресла. Эта технология обеспечивает видеографическое обслуживание пользователей, при котором в простейшем случае пользователь, имеющий обычный телевизор со специальным адаптером для подключения клавиатуры и модема, получает интерактивный доступ к информационным продуктам, находящимся на удаленном сервере. Обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается организаций, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов (сканера), позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер.
Существует много способов описания графической информации, соответственно имеется значительное количество форматов хранения графических файлов. Все их можно разделить на два типа: векторный и растровый. Файлы векторной графики содержат математические данные о том, как перерисовать изображение с помощью линий (векторов) при выводе его на экран. Процесс вывода требует дополнительной обработки, но такое представление графической информации имеет важное преимущество: масштаб изображения может быть изменен без потери качества, так как не существует фиксированной связи между тем, как он определен в файле, и выводом точек на экран.
При масштабировании растровой графики обычно происходит потеря разрешения, что ухудшает качество изображения. Растровая графика предполагает хранение данных о каждой точке изображения. Для отображения растровой графики не требуется сложных математических расчетов, достаточно лишь получить данные о каждой точке и отобразить ее на экране. В действительности вопрос вывода растровых изображений не так прост. Во-первых, большинство форматов хранения растровых изображений предусматривают сжатие данных, поэтому перед выводом требуется осуществлять процедуру декодирования. Во-вторых, при выводе изображений браузерами допустимо изменять их масштаб. Поэтому при отображении должна решаться довольно нетривиальная задача расчета цвета отдельных точек по исходной совокупности данных. В зависимости от алгоритма, используемого для масштабирования изображения, можно получить различные результаты. В-третьих, при отображении иногда требуется решать вопросы несоответствия палитры изображения или глубины цвета режиму работы монитора. Все перечисленные вопросы успешно решаются современными браузерами, однако конкретные алгоритмы могут различаться, что приводит к разному представлению одного и того же документа в различных браузерах. На web-страницах в подавляющем большинстве случаев используется растровая графика в двух форматах: .gif и -jpg-
Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь обеспечивает быструю и легкую рассылку документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
Большая часть перечисленных функций автоматизации офиса реализуется с помощью программного пакета Microsoft Office.
Второй подход к автоматизации офиса (ограниченно широкий) трактует «офис» как организацию, на входе и выходе которой - «бумаги» (в отличие от материальных изделий, работ и услуг). Примерами таких организаций могут служить головные конторы объединений и предприятий, ведомства, управления, министерства. При этом к бумагам рассматриваемого типа офиса относятся письма или заключения, фиксирующие решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.), договор (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т. п.), распорядительный или учетный документ (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.) и т. п. К таким документам не относятся научно-исследовательский отчет и проектная инженерная документация.
Рассматриваемый подход к автоматизации отличается от первого тем, что кроме замены рутинной ручной работы автоматизированной деятельностью здесь используется поддержка процесса принятия решений руководителями. Таким образом, здесь ставится цель автоматизировать управленческий труд и оперативно обеспечить управленцев информацией. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы. Системы поддержки принятия решений функционируют на основе баз данных и хранилищ данных о деятельности компании.
Примером системы поддержки принятия решений могут служить разработки корпорации «ПАРУС» («ПАРУС-Автопилот» - управление деловыми процессами и отношениями с клиентом, «ПАРУС-Страхование» - проектное решение для страховых компаний). Так же программные продукты компании Cognos (Cognos Enterprise Planning - оперативное и стратегическое финансовое планирование и прогнозирование, Cognos Business Intelligence - создание визуальными средствами произвольных запросов любой сложности на основе данных из учетных систем, Cognos Enterprise Scorecarding средство для мониторинга ключевых показателей деятельности и управления бизнес-процессами компании).
При третьем подходе понятие «офис» трактуется как управляющий орган в любой системе управления (см. рис. 1.1). В этом случае автоматизация офиса - это автоматизация основных бизнес-процессов рассматриваемой организации, т. е. снабжения, сбыта, планирования производства, контроля качества, управления персоналом и т. д. Указанную автоматизацию выполняют корпоративные информационные системы. Примеры таких систем: SAPR/3, BAAN, Oracle Application, AVALON, Конкорд, Галактика.
Таким образом, информационная технология автоматизированного офиса состоит в организации и поддержке коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и обработки информации. Различные подходы к автоматизации офиса не заменяют существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами) и не противоречат друг другу, а последовательно дополняют и развивают информационные технологии. Различные подходы, используемые совместно, обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
