4. Разработка графика документооборота

Организация документооборота включает составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

  • - первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
  • - при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;
  • - документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
  • - все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;
  • - по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи (маркетологи). В официальном порядке до них доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что очень часто это положение не включается в общий график документооборота, и в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает нескольких месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, песет персональную ответственность.

Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета. Возможны ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Так, например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы. В данном случае нарушены правила документооборота о необходимости отражения движения всех материалов через склад.

Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка) документооборота и технологии обработки получаемой информации. В структуре документооборота выделяют две составляющих: документооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:

  • - перечень первичных документов, применяемых в организации;
  • - список работников, имеющих право подписывать данные документы (утверждается руководителем организации);
  • - рабочая схема действующих отделов организации;
  • - порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок их представления (например, бухгалтерии);
  • - график движения документов внутри бухгалтерии.

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы.

В общем виде график документооборота имеет следующий вид (рис. 4).

№ п/п

Название документа

Коли-

экзем-пляров

Вид носителя

Кто составляет н (пли) представляет документ

Кому представляется документ

Срок представления

Примечание

1

2

3

5

б

  • 1- Входящие документы
  • 1.1. По учету труда и его оплаты
  • 11.1.1
  • 1____

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (№ Т-1)

1

Бумажный Электронный (при наличии возможности в используемом программном про-«У1™)__________

Структурное подразделение по работе с персоналом

Бухгалтерия(*)

Не позднее дня приема на работу

ы

Рисунок 4 - График документооборота

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку — «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Порядок хранения и уничтожения документов регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

  • - Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
  • - Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105;
  • - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • - Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • - Налоговый кодекс РФ.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (в ред. Федерального закона от 23.07.2013 № 251-ФЗ)

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения документов обязательно применяется теми организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, т.е. источниками комплектования архивов. Все остальные организации, документы которых не поступают на хранение в архивы, могут не применять постоянный срок хранения для определенных учетных документов (например, годовые бухгалтерские балансы и отчеты). Эти организации обязаны хранить документы не менее 10 лет. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Это относится к первичным учетным документам, регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Уничтожение документов, срок хранения которых истек. В первую очередь организация должна произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).

Экспертиза проводится экспертной комиссией, создаваемой для этих целей приказом руководителя организации. В начале года необходимо создать постоянно действующую экспертную комиссию. Образец положения об экспертной комиссии можно взять из Приказа Росархива от 19.01.1995 № 2 (Приложение 1). Комиссия должна состоять не менее чем из трех человек. В ее состав наряду с другими лицами целесообразно включать руководителя организации и сотрудника, ответственного за ведение архива (п. 2.2.3 Основных правил работы архивов организаций).

Экспертная комиссия проводит инвентаризацию документов с истекшим сроком хранения и представляет на утверждение руководителя фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (Приложение 2).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций. В принципе организация может и самостоятельно уничтожить документы (при помощи уничтожителя бумаг, сжечь и т.п.). Для этого необходимо составить соответствующий акт об уничтожении документов.

Процедуру уничтожения документов нужно обязательно оформить соответствующим образом. При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Документы, предназначенные для уничтожения, нужно передать на переработку (утилизацию) и оформить это приемосдаточной накладной. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - об уничтожении документов (Приложение 3). Этот акт также утверждается руководителем организации. Все документы по утилизации организация должна сохранить в архиве.

Ответственность. Ответственным лицом за организацию хранения документов является руководитель компании или индивидуальный предприниматель (ст. ст. 7, 29 Закона № 402-ФЗ). За нарушение правил хранения предусмотрены административные санкции:

  • - по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов - штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб.;
  • - по ст. 13.25 КоАП РФ за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и т.д. и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб., а для юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.;
  • - по ст. 15.11 КоАП РФ за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» - штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

Кроме того, ответственность установлена за непредставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени.

Во-первых, это санкции, которые предусмотрены НК РФ:

  • - по ст. 120 НК РФ - за отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, на налогоплательщика налагается штраф в размере 10 000 руб. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 руб. А в случае, когда из-за потери документов оказалась занижена налоговая база - до 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 руб.;
  • - по ст. 126 НК РФ - за непредставление документов по запросу налоговых органов предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. По этой же статье могут оштрафовать и до 10 ООО руб. (до 1000 руб. для индивидуальных предпринимателей), если нарушение будет квалифицировано как отказ лица представить документы.

Количество непредставленных документов для определения размера штрафа инспекторы могут определить расчетным методом (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2013 № А67-160/2013).

Во-вторых, на должностных лиц компании может быть наложен административный штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ - за «непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля». Размер штрафа - от 300 до 500 руб.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >