Ввод данных в таблицу базы данных и их редактирование

Ввод данных в таблицук Для ввода данных в таблицу необходимо открыть созданную БД, на панели рабочей области выбрать раздел Таблицы и открыть созданную таблицу (рис. 5.17). Затем следует ввести данные в ячейки таблицы. Данные в ячейки вводят обычным набором с клавиатуры. Закрывают окно таблицы, выполнив сохранение внесенных изменений в макет таблицы.

Порядок ввода данных в таблицу

Рис. 5.17. Порядок ввода данных в таблицу

Примечание. 1. При вводе данных они автоматически проверяются на соответствие заданному типу поля, размеру и условию по значению.

  • 2. Переход от одного поля к другому выполняют с помощью клавиши TAB. В конце строки нажимают еще раз клавишу TAB и переходят к началу новой записи
  • 3. Отмена ввода значения в поле происходит с помощью клавиши ESC, отменить ввод можно, дважды нажав клавишу ESC.
  • 4. По умолчанию столбцы таблицы имеют одинаковую ширину, поэтому некоторые поля данных могут в столбце не помещаться. Для того чтобы сделать столбцы более широкими, нужно развернуть окно и изменить ширину отдельных столбцов. Установите указатель мыши на правом краю заголовка выбранного столбца, при этом форма указателя изменится, и он превратится в двунаправленную стрелку. Перетащите границу столбца вручную или сделайте двойной щелчок на столбце, а затем задайте его ширину.
  • 5. Перемещение по таблице можно выполнять либо с помощью клавиш управления курсором, либо с помощью полос прокрутки. (Полосы прокрутки отображаются только в том случае, если данные не полностью помещаются в текущем окне.) В нижней части окна имеются также кнопки перехода для перемещения к строке первой, предыдущей, последующей, последней или новой записи.

Редактирование данных в таблице

Выделение записи. Для редактирования данных следует установить указатель мыши на гой ячейке, содержимое которой вы хотите изменить. Указатель изменит свою форму на символ «1», и после щелчка на поле в нем появится курсор. Двойным щелчком можно выделить одно слово целиком и набрать слово, которое его заменит.

Для того чтобы выделить запись, указатель мыши устанавливают слева ог первого ноля. При этом указатель изменит форму на горизонтальную утолщенную стрелку. Выделить всю запись в этот момент можно одним щелчком ЛКМ.

Выделить группу записей можно протяжкой мыши по нескольким записям или щелчками на нужных записях при нажатой клавише SHIFT.

Для того чтобы выделить все записи одного поля установите указатель мыши в районе имени этого ноля. При этом указатель изменит форму на вертикальную стрелку. Выделить всю запись в этот момент можно одним щелчком ЛКМ.

Удаление записи. Для того чтобы удалить запись, необходимо выделить запись целиком и нажать клавишу Delete на клавиатуре или выбрать команду из контекстного меню Удалить запись. Восстановить удаленные записи невозможно, поэтому при удалении записей открывается диалоговое окно, требующее подтверждения команды на удаление. Закончив редактирование данных, следует закрыть таблицу. Если были внесены изменения в структуру таб- лицы, вам будет предложено их сохранить._

Замечание. 1. После ввода или изменения данных в таблицах сохранение не требуется - оно происходит автоматически. Это связано с тем, что для баз данных недопустим риск, что пользователь забудет сохранить данные или что до сохранения отключится электричество. В связи с этим все изменения, вводимые в базы данных, обрабатываются в режиме «реального времени».

2. Отказаться от внесенных изменений невозможно. Заполнение баз данных требует особой ответственности. Если хотите экспериментировать с таблицами действующей базы, лучше создайте копию базы.

Добавление записи. Добавить запись в таблицу можно одним из следующих способов:

S заполнить пустую строку, помеченную символом (*) звездочка (рис. 5.17);

щелкнуть кнопку Новая (пустая) запись в нижней части окна таблицы (рис. 5.18) и ввести данные.

Примечание. 1. Корректируемая запись помечается символом карандаша.

  • 2. Сохранение новой записи происходит после перехода к другой записи или выполнением команды Сохранить запись меню Записи.
  • 3. Если запись не сохранена, то ее отмена осуществляется двойным нажатием клавиши ESC.
  • 4. Отменить добавление записи можно сразу после ее сохранения нажатием кнопки панели инструментов Отменить.
Добавление новой (пустой) записи

Рис. 5.18. Добавление новой (пустой) записи

Сортировка записей в таблицах. Записи можно сортировать в порядке возрастания (от А до Я и от 0 до 9) или убывания (от Я до А и от 9 до 0), а также использовать условия текстовых фильтров (рис. 5.19).

Сортировка может происходить но нескольким уровням. Например, можно отсортировать записи по фамилии, а затем но имени или их можно отсортировать по почтовому индексу, а затем провести сортировку по фамилии.

Для сортировки записей открывают таблицу с записями и щелкают на раскрывающей кнопке в области того поля, по которому необходимо провести сортировку (рис. 5.19). Далее в открывшемся списке выбирают требуемую команду Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А и выполняют сохранение изменений.

Сортировка записей

Рис. 5.19. Сортировка записей

Поиск записей. Приложение MS Access обеспечивает достаточно простой способ поиска отдельных записей.

Программа позволяет даже проводить поиск по части имени, если нет уверенности в том, как эго имя пишется.

Для поиска записей в базе данных необходимо выполнить следующие действия (рис. 5.20).

  • 1. Открыть таблицу с записями.
  • 2. Щелкнуть на поле, которое содержит разыскиваемые данные или выделите его.
  • 3. В группе команд Найти вкладки Работа с таблицами щелкнуть кнопку Найти - откроется диалоговое окно Поиск и замена.
  • 4. В строке Образец открывшегося окна набрать тог текст, который будет разыскиваться.
  • 5. Щелкнуть кнопку Найти далее. Программа MS Access проведет поиск но указанному тюлю и найдет совпадение содержимого записей с введенным текстом.
Поиск записей в таблице БД

Рис. 5.20. Поиск записей в таблице БД

В MS Access предусмотрено некоторое количество настраиваемых параметров, которые могут помочь тогда, когда поиск не столь очевиден. Предположим, что на крупном складе торговой фирмы нужно срочно найти товар, в название которого входит слово «мониторы». В этом случае есть несколько способов задать параметры поиска. Можно, например, установить задание на поиск записей, начинающихся с этого слова, выбрав пункт С начала ноля в раскрывающемся списке Совпадение (рис. 5.20). Если все, что известно о товаре, это го, что в его названии присутствует слово «жидкокристаллические», можно выбрать в данном раскрывающемся списке пункт С любой частью поля.

Можно также выбрать режим поиска по записям, расположенным выше или ниже текущей записи. Эта возможность позволит сэкономить время. Если перед тем, как открыть диалоговое окно Поиск в:, щелкнуть на иоле, по которому хотите провести поиск, то сэкономится время за счет исключения необходимости поиска по всем полям.

Если флажок Только в текущем поле сброшен, то MS Access будет проводить поиск но всем полям, пока не встретит нужное слово. Для еще более точного поиска результатов можно указать, что нужно совпадение строчных и прописных букв, установив флажок С учетом регистра.

Задание маски ввода. При вводе данных в некоторые поля удобно сделать так, чтобы в поле заранее стояли символы, которые часто повторяются, и специальные символы, такие как дефисы, скобки и т. и. - тогда эти символы не придется вводить вручную. Форматы для ввода данных называются масками ввода.

Маска ввода вводится в строке свойства Маска ввода. Маска состоит из разделов, разделенных символом ; (точка с занятой). Например, поле Шифр таблицы Студент может образовываться из однозначного номера факультета, трехзначного порядкового номера студента и последних двух цифр года поступления в институт. Маска для ввода такого выражения может, например, выглядеть так:

0-00013»;0; «#»

Здесь: 0-000 - указывает на то, что в этих позициях при вводе следует поставить цифры (ввод обязателен).

«13» - значения, стоящие в кавычках, будут введены автоматически.

Знак 0 во втором разделе (после точки с запятой) указывает на то, что символы маски должны сохраняться в таблице вместе с введенными символами (если эго не требуется, здесь можно подставить 1).

Знак «#» в третьем разделе (ставится в кавычках) указывает символ, который должен стоять на месте вводимых символов.

При такой маске ввода наборщик данных будет получать в поле Шифр готовую маску: #- ###- 13.

Он безошибочно будет знать, что и куда он должен ввести.

Применение маски ввода позволяет не только упростить ввод данных, но и снизить вероятность ошибки, поскольку при вводе данных, не соответствующих маске ввода, MS Access предупредит наборщика об ошибке.

В данном примере были рассмотрены лишь некоторые из кодов, используемых при создании маски ввода. На самом деле их намного больше.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >