Ввод данных и формул
На втором этапе технологии работы с ЭТ формируется структура таблицы. Формирование структуры включает: ввод заголовков таблицы, строк и столбцов, а также ввод в ячейки таблицы исходных данных, формул и функций.
Рис. 4.6. Ввод данных с клавиатуры
Общие правила ввода данных. Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул.
Для ввода данных выделяют ячейку щелчком ЛКМ по ней или устанавливают курсор в строке формул (рис. 4.6).
Далее вводят данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.
Затем подтверждают ввод одним из грех способов: нажав клавишу Enter или Tab; нажав кнопку Ввод (галочка) в строке формул (рис. 4.6); выделив любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).
При вводе ошибочного символа его можно удалить. Для удаления символа рядом с ним необходимо установить курсор, далее нажать клавишу Back Space или Delete в зависимости от того, слева или справа от текстового курсора находится удаляемый символ.
По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу Enter при нажатой клавише Alt (рис. 4.7).
Рис. 4.7. Ввод данных в ячейку в две строки
Для отказа ог ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена х в строке формул.
В ячейке может находиться до 32 767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы - 8192 символа.
Одни и те же данные можно ввести одновременно в несколько различных ячеек одного листа. Для этого следует выделить ячейки, в которые необходимо ввести данные (не обязательно смежные), ввести данные и нажать клавиши Ctrl+Entcr или, при нажатой клавише Ctrl, щелкнуть кнопку Ввод в строке формул [61].
MS Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.
Примечание. Текст по умолчанию выравнивается по левому краю. Если вводимые данные оказываются слишком длинными и не помешаются в ячейку, то они выходят за ее пределы и отображаются поверх расположенных справа ячеек (ячейка А1 на рис. 4.1), если соседняя ячейка не содержит никакой информации. В противном случае, вводимые данные могут полностью не отображаться на экране. При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).
Использование автозавершении. При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением.
Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то эта запись при вводе отображается в ячейке (рис. 4.8) и недостающая часть записи может быть введена автоматически. Для этого достаточно нажать клавишу Enter.
Если же необходимо ввести другую информацию, то следует продолжать ввод данных. Автоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
Для ввода данных, уже имеющихся в ячейках данного столбца, можно выделить ячейку и нажать комбинацию клавиш Alt+ф (стрелка вниз) или щелкнуть но ячейке правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка. В результате в ячейке откроется своеобразный раскрывающийся список (рис. 4.9), в котором будут отображены записи, уже имеющиеся в столбце. Необходимую для ввода запись можно выбрать щелчком мыши и нажать клавишу Enter [85].
Рис. 4.8. Автозавершение ввода данных
Рис. 4.9. Выбор записи из списка
Ввод чисел. Основой практически любой таблицы являются содержащиеся в ней числа. Для ввода в ячейку численного значения необходимо методом протягивания выбрать диапазон ячеек для однотипных данных и установить требуемый формат (рис. 4.10) в окне Формат ячеек (вкладка Главная ? группа Число ? вкладка Число). Выполнить ввод числа и нажать клавишу Enter или щелкнуть на пиктограмме галочки Ввод. Число будет внесено в рабочий лист.
Примечание. Числа по умолчанию выравниваются по правому краю. При их выводе на экран используется так называемый общий формат. Если число слишком большое, чтобы поместиться в ячейке, то для его отображения применяется экспоненциальная форма записи. Для улучшения внешнего вида рабочего листа вы можете изменить формат числа, его выравнивание или ширину столбца. При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться.
Рис. 4.10. Установка формата для числа
Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы #. При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.
Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку, составляет 9,99999999999999710307. Точность представления чисел - 15 разрядов (значащих цифр).
При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.
Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул простая дробь отображается как десятичная.
Для удобства представления больших чисел труппы разрядов при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как 12 456 789. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами.
Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки [85].
В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %)?
В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы MS Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа (')• Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть кнопку и выбрать команду Пропустить ошибку. Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть кнопку и выбрать команду Преобразовать в число.
Например, только таким образом в ячейку можно ввести двадцатизначный номер счета. При вводе номера как обычного числа он будет округлен до 15 значащих цифр и преобразован в экспоненциальный формат.
Ввод дат и времени. MS Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата - 31 декабря 9999 года.
Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать знаки точки (.), дефиса (-), дроби (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
12.8.1918 или 12-8-1918 или 12/8/1918.
При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести 12.4.61 и т. д.
Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается в полном формате (ячейки А1:АЗ на рис. 4.11).
Рис. 4.11. Отображение дат при вводе
При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для ввода даты 2 июня сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
2.6, или 2-6, или 2/6.
Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате.
Текущую дату можно ввести комбинацией клавиш Ctrl+Shift + 3.
Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Время следует вводить в таком порядке: часы, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.
Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву а или р (обязательно в английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 р. После ввода время будет отображено с обозначением РМ.
Чтобы ввести текущее время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + 6.
Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, пробел, а затем время. Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.
Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
Использование автозаполнения. Автозаполнение можно использовать для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов календарных данных (даты, дни недели, месяцы), времени, чисел, комбинаций текста и чисел. Кроме того, можно создать собственный список автозаполнения [61].
Рис. 4.12. Меню автозаполнепия при работе с числами
Для создания собственного списка автозаполнения вводят начальное значение ряда и выделяют ячейку. Затем наводят указатель мыши на маркер авто- заполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки) и при нажатой левой кнопке мыши перетаскивают маркер автозаполнения в сторону изменения значений (рис. 4.12). При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться, при перетаскивании влево или вверх - уменьшаться.
По окончании перетаскивания рядом с правым нижним углом заполненной области появляется кнопка §+ *
Параметры автозаполнения.
При автозаполне- нии числовыми данными первоначально будут отображены одни и те же числа. Для заполнения последовательным рядом чисел необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке Параметры автозаполнения и выбрать команду Заполнить.
Для выбора способа заполнения календарными рядами после перетаскивания необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши кнопку Параметры автозаполнения и выбрать требуемый режим автозанолнения. В меню ряда календарных значений можно выбрать следующие варианты заполнения:
Заполнить по рабочим дням - только рабочие дни без учета праздников; Заполнить по месяцам - одно и то же число последовательного ряда месяцев;
Заполнить по годам - одно и то же число одного и того же месяца последовательного ряда лет.
Во всех этих случаях автозанолнение происходит данными со стандартным шагом. При необходимости заполнения рядом данных с произвольным шагом необходимо в две смежные ячейки ввести два первых значения, затем выделить обе ячейки и перетащить маркер автозаполнения при нажатой левой кнопке манипулятора типа «мышь» [85].
Ввод формул с клавиатуры. Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши при работе в любой вкладке Excel.
С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки и функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу.
Для ввода формулы с помощью клавиатуры и «мыши» необходимо выбрать ячейку, в которую требуется ввести формулу и ввести = (знак равенства). Далее щелкнуть но ячейке, являющейся аргументом формулы и ввести знак оператора, затем щелкнуть по ячейке, являющейся вторым аргументом формулы. При необходимости продолжают ввод знаков операторов и выбор ячеек до полного набора формулы (рис. 4.13). Нажатием клавиши Enter или Tab или кнопки ? Ввод в строке формул подтверждают ввод формулы в ячейку.
Рис. 4.13. Ввод формулы с клавиатуры
Пример. 4.8. Необходимо создать формулу для расчета процента укомплектованности должностей солдат и сержантов военнослужащими. Принимая во внимание, что процент укомплектованности эго часть штатной численности, выраженная в процентах, искомая формула будет иметь вид =K23/'D23*100% (рис. 4.13).
При вводе формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке (см. рис. 4.13). Ячейки, использованные в формуле, выделены цветной рамкой, а ссылки на эти ячейки в формуле шрифтом того же цвета.
Редактирование формул. Ячейки с формулой можно редактировать гак же, как и ячейки с текстовым или числовым значением: щелкнув мышью два раза по ячейке или установив курсор в строке формул после выбора ячейки.
При редактировании ячейки, как и при вводе формулы, ссылки на ячейки и границы вокруг соответствующих ячеек выделяются цветом.
Для изменения ссылки на ячейки и/или диапазон ячеек достаточно перетащить цветную границу к новой ячейке или диапазону. Для того чтобы изменить размер диапазона ячеек, можно перетащить угол границы.
Перемещение и копирование формул. Важной особенностью электронных таблиц является возможность автоматического изменения ссылок при копировании и перемещении формул.
Копирование содержимого одной ячейки (блока ячеек) в другую (блок ячеек) производится для упрощения ввода однотипных данных и формул. При этом осуществляется автоматическая настройка относительных ссылок операндов. Для запрета автоматической настройки адресов используют абсолютные ссылки ячеек.
Исходная формула, подлежащая копированию или перемещению, воспринимается как некий шаблон, где указывается местоположение входных данных относительно местоположения ячейки с формулой.
Копируемую формулу назовем формулой-оригиналом. Скопированную формулу - формулой-копией. При копировании формул действует правило относительной ориентации ячеек. Поэтому после окончания копирования относительное расположение ячеек, содержащих формулу-копию и исходные данные (заданные относительными ссылками), остается таким же, как в формуле- оригинале [28]. Поясним на примере.
Пример 4.9. На рис. 4.14 представлен результат копирования формулы, содержащейся в ячейке АЗ, при использовании относительных и абсолютных ссылок. При копировании формулы с использованием относительных ссылок происходит их автоматическая подстройка (рис. 4.14а). Результаты копирования с использованием абсолютных ссылок со знаком $ приведены на рисунке 4.146.
Как нетрудно заметить (см. рис. 4.14в), применение абсолютных ссылок запрещает автоматическую настройку адресов, и копируемая формула сохраняет свой первоначальный вид.
В электронной таблице часто перемещают данные из одной ячейки (диапазона ячеек) в другую заданную ячейку (блок ячеек). После перемещения данных исходная ячейка окажется нусгой. Это главное отличие перемещения ог процесса копирования, в котором копируемая ячейка сохраняет свои данные.
Перемещение формул также связано с автоматической подстройкой входящих в нее адресов операндов. При перемещении формул, гак же как при их копировании, действует правило относительной ориентации ячеек. Поэтому после перемещения относительное расположение клеток, содержащих перемещенную формулу и исходные данные (заданные относительными адресами), сохраняется таким же, как в формуле-оригинале [28].
Рис. 4.14. Копирование формул: а- с относительными ссылками; 6- с абсолютными ссылками; в-со смешанными ссылками.
Ссылки на ячейки других листов и книг. При использовании в создаваемых формулах ссылок на ячейки других листов и книг в процессе создания формулы следует перейти на другой лист текущей книги или в другую книгу и выделить там необходимую ячейку.
При каждом переходе на другой лист, его имя автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Имя чнгтяГ=Р4 С4 Н4+ Задание 5-2МА13 Задание5-1 !В21]ЧЯК.|1;П_
чено в одинарные кавычки (апострофы). Имя листа и адрес ячейки разделены служебным символом ! (восклицательный знак).
При переходе к ячейке другой книги, имя файла в квадратных скобках =04*С4*Н4+'Задание 5-2'!А13*'Задание 5-Г!В21+'[Решение
стат_задач 5-3.х1з]задание инж_задачи'1$Р$20_^ автоматически добавляется к ссылке на ячейку.
