Данные и интерфейс электронной таблицы

Типы входных данных. В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции.

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа иногда используются кавычки или пробел.

Пример 4.2. Символьные данные:

по штагу

группа 223

Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Исключениями являются: занятая, разделяющая целую часть числа и дробную; знак числа, стоящий перед ним; двоеточие разделяющее часы, минуты и секунды; точка, разделяющая дату, числовое значение месяца и год.

Пример 4.3. Числовые данные:

  • 100-135 123,32567
  • 12.03.2013 11:32:54

Форматы числовых данных в ячейках. Вы можете использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы. По умолчанию числа располагаются в ячейках, выравниваясь по правому краю. В некоторых электронных таблицах предусмотрено изменение этого правила. Рассмотрим наиболее распространенные форматы представления числовых данных.

Общий формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.

Числовой формат (с фиксированным количеством десятичных знаков) обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после занятой (десятичной точки). Например, если установлен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как 12345,00, а число 0,12345 - как 0,12.

Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков). Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0,123 на экране появится 12,3%, а при вводе 123 - 12300,0%.

Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой. При этом пользователем может быть установлена определенная точность представления (с округлением до целого числа или в два десятичных знака). Например, введенное число 123,455 будет записано в ячейке как 123 (с округлением до целого числа) и 123,46 (с точностью до двух десятичных знаков).

Экспоненциальный (научный) формат, используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел, обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух компонентов:

  • - мантиссы, имеющей один десятичный разряд слева от десятичной точки, и некоторого (определяемого точностью, заданной пользователем) количества десятичных знаков справа от нее;
  • - порядка числа [28].

Пример 4.4. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1,2345Е+04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1,23Е+04 (при точности в 2 разряда). Число 0,0000012 в научном формате будет иметь вид 1,2Е-06.

Формулы и функции

При выполнении вычислений в Excel используются формулы. Они предоставляют в распоряжение пользователя «магические» способы обработки чисел, дат, текста. Кроме того, вы можете использовать функции - замечательные формулы, уже встроенные в Excel.

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки на ячейки или имена, операторы и константы.

Например, в формуле =СУММ(В2:В8)*30

СУММ() - функция;

В2 и В8 - ссылки на ячейки;

: (двоеточие) и * (звездочка) - операторы;

30 - константа.

Функции - заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке.

Пример 4.5. Ячейка содержит функцию вычисления среднего арифметического значения множества чисел, находящихся в ячейках В4, В5, В6, В8, в следующем виде:

=СРЗНАЧ(В4:В6;В8)

Структура функции: имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точками с запятой, закрывающая скобка. Аргументом функции может быть число, текст, логическое значение, массив, значение ошибки, ссылка на ячейку. В качестве аргументов используются также константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента [85].

Оператором называют знак или символ, задающий тин вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.

Константой называют постоянное (невычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.

Операторы. Арифметические операторы служат для выполнения арифметических операций, таких как сложение, вычитание, умножение. Операции выполняются над числами [85].

Название операторов, их значение и примеры приведены в таблице 4.1.

Таблица 4.1. Операторы и их значение

Оператор

Значение

Пример

Арифметические операто

ры

+(знак плюс)

Сложение

А1+А2

- (знак минус)

Вычитание/Отрицание

А1-А2-А1

* (звездочка)

Умножение

А1 *А2

/(косая черта)

Деление

А1/А2

% (знак процента)

Процент

50%

л (крышка)

Возведение в степень

А1Л2

Операторы сравнения (логические)

> (знак больше)

Больше

(А 1>В 1)

< (знак меньше)

Меньше

(АКВ1)

>= (знак больше и равно)

Больше или равно

(А 1 >=В1)

<= (знак меньше и равно)

Меньше или равно

(А1<=В1)

о (знак меньше и больше)

Не равно

(А1<>В1)

= (знак равенства)

Равно

(А1=В 1)

Текстовый оператор конкатенации

& (амперсанд)

Объединение последовательностей знаков в одну последовательность

"Фамилия"&"Имя"&"Отчество"

Операторы ссылок

: (двоеточие)

Ставится между ссылками на первую и последнюю ячейки диапазона

В5:В15

; (точка с запятой)

Оператор объединения

B5:B15;D5:D!5

(пробел)

Оператор пересечения множеств

B7:D7 С6:С8

Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

Текстовый оператор амперсанд (&) используется для объединения нескольких текстовых значений.

Операторы ссылок используют для описания ссылок на диапазоны ячеек.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, данные которых требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов текущей книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

При копировании или перемещении формулы в другое место таблицы необходимо организовать управление формированием адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при написании формул наряду с введенным понятием ссылки используются понятия относительной и абсолютной ссылок.

Абсолютная ссылка - эго не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное значение (операнд).

Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная (смешанная).

Полная абсолютная ссылка указывается, если при копировании или перемещении адрес ячейки, содержащий исходное данное, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки.

Пример 4.6. $В$5; $D$ 12 - полные абсолютные ссылки.

Частичная абсолютная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором - перед наименованием столбца.

Пример 4.7. BS5, DS12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки; $В5, SD12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.

Относительная ссылка - это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное значение (операнд). Изменение адреса происходит но правилу относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток с операндами [28].

Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.

Интерфейс электронных таблиц

Приложение Excel можно запустить из Главного меню Windows последовательно выполнив команды Пуск ? Программы ? MS Excel 2010 или через ярлык с Рабочего стола двойным щелчком основной кнопки. После запуска программы на экране открывается окно программы (рис. 4.3).

Интерфейс Excel 2010 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы MS Office 2007.

Структура окна Excel во многом походит на структуру окна текстового процессора Word. Здесь также есть панель быстрого запуска, вкладки, лента, окно активной рабочей книги (документа), строка состояния, горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки. Назначение перечисленных элементов в основном соответствует назначению одноименных элементов Word, рассмотренных в предыдущей главе.

Рассмотрим дополнительные элементы окна Excel, отсутствующие в текстовом процессоре Word (строка формул, рабочий лист, ярлычки листов и кнопки их прокрутки).

Структура окна MS Excel

Рис. 4.3. Структура окна MS Excel

Строка формул. Строка формул состоит из трех частей (рис. 4.4). В правой части отображается содержимое ячейки, которое можно вводить или отменять с помощью кнопок, расположенных в центре строки. Как правило, ввод данных в ячейку и редактирование ее содержимого осуществляется непосредственно в самой ячейке. Однако эти операции можно выполнить также с помощью курсора ввода, помещенного щелчком ЛКМ в правую часть строки формул. В строке формул всегда отображается формула, записанная в текущей ячейке таблицы, в го время как в самой этой ячейке может наблюдаться результат вычисления по отображаемой формуле.

В левой части, которая называется полем имен, отображается адрес активной ячейки, имя или размер выделенного диапазона ячеек. Список имеющихся имен диапазонов ячеек открывается щелчком мыши по кнопке со стрелкой, расположенной в правой части этого поля. Выбор одного из имен в списке используется для быстрого выделения и перехода к соответствующему диапазону ячеек. В Excel 2010 удобнее, чем в предыдущих версиях, организована работа со строкой формул.

Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул. Для этого следует щелкнуть кнопку Развернуть строку формул.

Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки.

Для того чтобы привести строку формул в исходное состояние, следует щелкнуть кнопку Свернуть строку формул (рис. 4.4).

Увеличение высоты строки формул и просмотр содержимого ячейки

Рис. 4.4. Увеличение высоты строки формул и просмотр содержимого ячейки

Рабочий лист. Основную часть окна Excel занимает область рабочего листа, состоящая из столбцов и строк. Обратите внимание, что но умолчанию строки Excel обозначаются числами (от 1 до 1 048 576), а столбцы - латинскими заглавными буквами от одного до трех символов. Первый столбец имеет имя А, последний - XFD (16 384 столбцов максимально). Пересекаясь, строки и столбцы образуют ячейки, в которые вы можете вводить свои данные.

Для отслеживания ячеек каждой из них присваивается уникальное имя - ссылка. Она представляет собой комбинацию из буквы столбца и номера строки. Например, имя левой верхней ячейки - А1 (столбец А, строка 1). Активная в текущий момент времени ячейка имеет толстые черные границы. Ссылка на текущую ячейку отображается в поле имени, расположенном слева от строки формул (под панелью инструментов форматирования).

Ярлычки листов и кнопки их прокрутки располагаются в нижней части листа таблицы и предназначены для отображения и выбора соответствующего листа рабочей книги (рис. 4.3). По умолчанию обеспечивается работа с гремя различными рабочими листами. Вы можете переходить от одного рабочего листа к другому, добавлять или удалять их.

Строка состояния находится ниже ярлычков листов. Строка состояния отображает режим ячейки, подписи, форматы, режимы выделения, номер страницы, значения основных функций, масштаб, ползунок масштаба. Информация, отображаемая в строке формул, настраиваемая. Для настройки нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по строке состояния, затем включить/огключить отображаемую информацию.

В зависимости от того, на каких элементах окна Excel или окна рабочей книги расположен указатель мыши, он приобретает разный внешний вид. Внешний вид указателя мыши определяет возможные операции, которые доступны пользователю при щелчке ЛКМ или удерживании ее в нажатом состоянии.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >