Технология создания служебного документа

Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы грех типов.

Первый тип - это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Второй тип - электронные документы в формате текстового процессора. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. В некоторых случаях заказчик может электронный документ дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком [31].

Третий тип - веб-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда и их преобразование в печатные документы не планируется. В веб-докуменгах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.

Основными этапами подготовки текстовых служебных документов являются:

?С действия с документами;

'С ввод текста;

'С редактирование текста;

•С оформление (форматирование) текста;

'С подготовка и печать документа.

Действия с документами

В процессе работы пользователю приходится выполнять следующие основные действия с документами: создание документов, сохранение и открытие документов. Документ хранится в оперативной памяти ПК, а файл документа хранится во внешней памяти ПК.

В MS Office 2010 принят формат файлов, впервые использованный в MS Office 2007. Этот формат основан на языке XML и, кроме того, используется сжатие, что в некоторых случаях позволяет существенно сократить размер файла. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2010, сохраняются с расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса «х» или «т» к расширению «doc». Суффикс «х» указывает на го, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс «т» - что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2010 имеют расширение docx. XML- форматы предоставляют целый ряд преимуществ - не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.

Используемый формат файлов обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены но модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся отдельно друг от друга. Эго позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента (например, диаграммы или таблицы).

Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Word.

Создание документа. При открытии основных приложений MS Office открывается окно программы, в котором пользователь может выбрать требуемый способ создания документа:

?S автоматическое создание нового «пустого» документа на основе шаблона, принятого но умолчанию (Normal.dotm) (Файл ? Создать ? Создать в разделе Новый документ);

'С создание Нового документа на основе доступног о шаблона¹' Файл ? Создать ? Образцы шаблонов (Мои шаблоны). Здесь можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться (рис. 3.10). В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, которые содержатся в шаблоне. Если представленных в окне шаблонов недостаточно, можно просмотреть дополнительные шаблоны, например открываемые по щелчку на значке Образцы шаблонов. Прокручивая список, необходимо дважды щелкнуть по значку нужного шаблона или выделить этот значок и нажать кнопку Создать. Для возврата в начало раздела Доступные шаблоны следует нажать кнопку Домой.

Для создания документа на основе одного из ранее использованных шаблонов нужно щелкнуть но значку Последние шаблоны, выбрать нужный шаблон и дважды щелкнуть по его значку или выделить этот значок и нажать кнопку Создать.

При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте MS Office. В разделе Шаблоны Office.com следует щелкнуть но значку нужной группы шаблонов и дождаться, пока они загрузятся. Прокручивая список, необходимо выбрать нужный шаблон и дважды щелкнуть но его значку или выделить этот значок и нажать кнопку Загрузить. ^[1]

Рис. 3.10. Создание документа

Для создания документа на основе существующего документа открывают готовый документ (Файл ? Открыть) и сохраняют его под новым именем (Файл ? Сохранить как). Далее выделяют в нем все содержимое (Главная ? Редактирование ? Выделить ? Выделить все) и удаляют его нажатием клавиши Delete.

В результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны документа и пользоваться ими. Получив задание у руководителя, они запрашивают образец и приступают к его правке. Метод интуитивно прост, но чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный исходный документ, даже не успев создать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого за основу, может «переходить» в новый документ.

Сохранение документа (создание файла документа). Так же как и методы создания документов, приемы сохранения документов Office универсальны для большинства основных приложений.

Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой панке) необходимо перейти на вкладку Файл, выбрать команду Сохранить, если сохраняется новый документ, или Сохранить как, если нужно сохранить документ в виде нового файла. В открывшемся выбирают папку для сохранения документа, в поле Имя файла вводят имя файла (если не устраивает автоматически предложенный вариант), выбирают гии файла и нажимают кнопку Сохранить.

Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку !*gi Сохранить на панели быстрого доступа.

По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты, а для вновь созданных документов используется тип файла Документ Word (г. е. сохранение в формате docx). При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа нужно щелкнуть кнопку с указанием типа файла и в появившемся меню выбрать необходимый тип (см. рис. 3.11).

Выбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее предупреждение.

Рис. 3.11. Выбор типа файла документа

В случае, когда заказчик документа внешний и не вполне определен, в создаваемом документе целесообразно ограничить число используемых наборов шрифтов, минимизировать использование средств форматирования абзацев, не использовать средства текстового процессора для создания встроенных объектов и сохранять готовые документы в простейших форматах.

Форматами, несущими минимум информации о форматировании документов, являются: форматы Обычный текст (.TXT) и Текст в формате RTF (.RTF).

Если вы не знаете точно, какой формат документа принимает заказчик, вы можете использовать Word 97-2003 (.DOC).

Заказчик практически гарантированно сможет открыть файл этого формата. Файлы нового формата (с расширениями .DOCX и .DOCM) следует передавать заказчику лишь в том случае, если имеется уверенность, что он использует MS Word 2010 или MS Word 2007.

Для преобразования (сохранения) файла в наиболее популярные форматы необходимо перейти на вкладку Файл, выбрать команду Сохранить и отправить, нажать кнопку Изменить тип файла и щелкнуть кнопку с названием нужного формата (рис. 3.12). В окне Сохранение документа перейдите в папку, в которую будет сохранен файл, и укажите имя сохраняемого файла.

При сохранении файлов версий до Word 2007 в формате Документ Word можно включить режим совместимости с предыдущими версиями, т. е. отключить возможности Word 2007/2010. При сохранении файлов предыдущих версий Word в формате Документ Word может появиться предупреждение о возможных изменениях в макете документа. Нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать этот вопрос.

Рис. 3.12. Выбор формата для сохранения файла

Внимание. Если документ был создан в Word 2010, а сохраняется в формате Документ Word 97-2003, в нем автоматически будут произведены некоторые изменения.

Некоторые данные в стандартных блоках документа, а также элементах автотекста могут быть утеряны. Ссылки и списки литературы будут преобразованы в статический текст и перестанут автоматически обновляться. Внедренные объекты, созданные в приложениях MS Office 2010, невозможно будет редактировать.

Формулы будут преобразованы в изображения. Их редактирование будет невозможным, пока документ не будет преобразован в новый формат файла.

Рисунки SmartArt будут преобразованы в один объект, который нельзя редактировать.

Положение некоторых надписей изменится.

Открытие документа

Быстрое открытие файла документа, который прежде уже открывался в Word, выполняется с помощью списка ранее открывавшихся файлов раздела Последние во вкладке Файл, если файл имеется в этом списке (Файл ? Последние ? Последние документы).

Для открытия файла, который ранее не открывался в Word или отсутствует в списке последних открытых файлов, переходят во вкладку Файл и выбирают команду Открыть. В окне Открытие документа (рис. 3.13), используя панель переходов, переходят к папке или библиотеке, содержащей нужный файл, и щелкают два раза по значку открываемого файла или выделяют этот файл и нажимают кнопку Открыть. При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки, для этого выделяют значки требуемых файлов и нажимают кнопку Открыть.

Рис. 3.13. Открытие файла документа

При открытии в Word 2010 документов, созданных в версиях до Word 2007, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2010 и пользователи более ранних версий MS Word смогут редактировать любую часть этого документа.

Внимание. Файлы, сохраненные с какого-либо сайта или полученные по электронной почте, могут содержать вирусы и другие опасные вложения. Такие файлы открываются в режиме защищенного просмотра. В данном режиме файл можно просматривать, копировать, но нельзя редактировать, изменять оформление или печатать. Если есть уверенность в безопасности полученного файла и необходимость работы с ним, можно нажать кнопку Разрешить редактирование в панели сообщений.

Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97-2003, но использование новых возможностей Word 2010 будет исключено.

• [1] По своей сути, шаблоны - это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычныхдокументов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность ихповреждения.