Использование средств ИКТ для автоматизации административной деятельности в управлении образовательным процессом

В настоящее время образовательным организациям предложено множество программных систем, предназначенных для автоматизации административной деятельности в управлении образовательным процессом. Автоматизация деятельности администрации образовательной организации позволяет достичь многих преимуществ, в числе которых:

  • - оперативный учет результатов уже осуществленной деятельности, позволяющий принять более эффективные управленческие решения;
  • - объективность в оценке профессиональной деятельности педагогов и учебной деятельности обучаемых;
  • - возможность принятия целесообразных мер, нацеленных на повышение результативности образовательного процесса;
  • - оперативный и точный доступ к необходимой управленческой информации образовательной организации.

АИС административной деятельности обеспечивают формирование и распространение различных нормативных документов, автомагазированное планирование образовательного процесса, обработку и просмотр данных электронных журналов, организацию образовательного мониторинга и др. К информационным ресурсам административного характера относят юридическую информацию, отчеты и договоры, материалы тарификации, решения педагогических и ученических советов, контрольные материалы, аналитические справки и др. [3].

Рассмотрим основные функциональные характеристики наиболее распространенных в образовательных организациях программных средств отечественных разработчиков программной продукции для администраторов. Более подробную информацию о возможностях и интерфейсах данных программ можно найти в фирменной справочнометодической документации, демонстрационных версиях и презентационных материалах по указанным ссылкам.

Информационно-аналитическая система КРМ «ДИРЕКТОР» (http://www.iicavers.ru/). Внедрение данной системы позволяет сформировать информационную основу инфраструктуры управления образовательным процессом в образовательной организации, основанную на создании автоматизированных рабочих мест: директора, завуча, секретаря-делопроизводителя, учителя и др. С помощью данного пакета можно автоматизировать планирование учебного процесса; создать и получить достоверные данные, необходимые организаторам образовательного процесса для принятия решений; улучшить организацию переподготовки и аттестации кадров; создать объективную и независимую систему мониторинга качества учебного процесса.

Функционирование информационно-аналитической системы позволяет автоматизировать следующие аспекты образовательного процесса:

Делопроизводство: ведение базы данных личных дел сотрудников и учащихся (адресная и алфавитная книги; динамические отчеты любых форм и содержания, паспорт школы; подготовка документов, необходимых для прохождения процедуры аттестации (лицензирования) учреждения).

Приказы: позволяет определять циклограмму издания приказов по учреждению; готовить проекты приказов, издавать и контролировать их исполнение; вести книги учета приказов; формировать книгу движения учащихся.

Планирование: позволяет формировать структуру учреждения; рассчитывать базисный учебный план и сетку часов; распределять основную и дополнительную нагрузку преподавателей.

Успеваемость: позволяет вести учет успеваемости учащихся в виде абсолютных, относительных и обобщенных показателей по отчетным периодам и срезам знаний.

Аналитика: позволяет получать данные, необходимые для мониторинга качества образовательного процесса в учреждении (степень обученности, качество знаний, успеваемость), проведения аттестации и управления переподготовкой кадров.

Программный комплекс «ПараГраф: Учебное заведение XXI» (http://www.inissoft.by/products_adm.shtml). Сетевой программнотехнологический комплекс «Параграф: Учебное заведение XXI» предназначен для автоматизации управленческих процессов в общеобразовательном учебном заведении. Комплекс имеет гибкую информационную структуру и может быть настроен на любую общеобразовательную организацию (школу, гимназию, лицей). При помощи средств импорта-экспорта данных, OLE-технологии комплекс органично взаимодействует с офисными программами пакета Microsoft Office, другими приложениями. Комплекс «ПараГраф» — многофункциональная система, предоставляющая широкие возможности:

  • - автоматизированное создание и сопровождение базы данных образовательной организации;
  • - подготовка в электронной и печатной форме разнообразных списков, отчетов;
  • - составление учебных планов и распределение нагрузки;
  • - многофакторный анализ успеваемости учащихся в течение четверти, учебного года;
  • - автоматизация процесса составления расписания и осуществления замен;
  • - ввод данных и получение отчетов о пропусках и опозданиях;
  • - подготовка информации к проведению тарификации.

В состав комплекса входят следующие программы:

«Администрация» — информационно-поисковая система, в которой организована основная работа с базой данных учебного заведения.

«Конструктор запросов и отчетов» — программный компонент, расширяющий возможности предыдущей программы средствами построения новых отчетных форм и новых запросов к базе данных.

«Успеваемость» — программа для ввода и обработки данных по итоговой успеваемости.

«Диспетчер данных» — сервисная программа для архивации, профилактики баз данных, экспорта архивов, переключения между базами данных, настройки доступа к базе данных в локальной сети.

«Диспетчер пользователей» — сервисная программа для регистрации пользователей и обеспечения им прав доступа к программам и данным.

«Перевод года» — сервисная программа для перевода данных текущего учебного года в новый учебный год.

Программный комплекс «Школьный Офис» (http://e-school.ru/ ргобисй/И/) — это современная многофункциональная система, позволяющая комплексно автоматизировать внутришкольное управление образовательным процессом. «Школьный Офис» состоит из нескольких модулей, предназначенных для решения различных управленческих задач.

В модуле «Паспорт учреждения» заносятся все данные об образовательной организации: информация о лицензировании, аккредитации, реквизиты и т.п., которые могу стать составной частью окружной (городской, областной и т.д.) единой справочной базы и единой информационной системы образовательных организаций города, области, региона.

Модуль «Кадры» является полноценной системой управления персоналом (формирование и ведение личных дел сотрудников, развернутой информации, необходимой для делопроизводства и анализа кадрового состава). В личных делах сотрудников образовательной организации отражается информация о профессиональном развитии, достижениях. На основе этих данных автоматизируются процессы планирования аттестации и повышение квалификации с учетом индивидуального профессионального роста. Учет личных достижений сотрудника помогает более эффективно формировать систему поощрений и мотивации в образовательной организации.

Модуль «Контингент» позволяет вести личные дела и всесторонний учет учащихся учебного заведения, формировать списки классов, отслеживать успеваемость, состояние здоровья, принадлежность к социальным группам, требующим дополнительного внимания, и т.п.:

Модуль «Тарификация» позволяет осуществлять полный цикл подготовки тарификации в образовательной организации: составлять учебный план (расстановка педагогических кадров по использованию часов учебного плана, педагогическая тарификация), составлять штатное расписание учреждения (расстановка кадров по ставкам штатного расписания, должностная тарификация), рассчитывать объем бюджетного финансирования оплаты труда.

Модуль «Нормативные документы» содержит актуальную базу данных действующих нормативных и методических документов, которыми должны руководствоваться образовательные организации, доступ к которым возможен из любого модуля «Школьного Офиса».

Модуль «Администрирование» осуществляет настройку пользовательских сервисов, разграничение прав доступа, экспорт (импорт) данных в различные системы.

Информационная система администрирования деятельности образовательного учреждения 1C: ХроноГраф Школа (http://www. chronobus.ru/). Программа включена в состав комплекса свободного программного обеспечения (СБППО) «Первая Помощь 1.0»,

представляет собой многофункциональную информационную систему автоматизации административной деятельности и является программной основой для создания информационной базы данных общеобразовательного учреждения.

Рассматриваемая в данной книге версия программы «1C: ХроноГраф Школа 2.5» работает на платформе «1C: Предприятие 7.7» и предназначена для работы на Windows-совместимых компьютерах. Требования к персональному компьютеру для установки и функционирования программы:

  • - операционная система Microsoft Windows 98, ME, 2000, ХР;
  • - процессор Intel 80486DX и выше;
  • - оперативная память 16 Мбайт и выше;
  • - жесткий диск (при установке используется около 20 Мбайт);
  • - печатающее устройство;
  • - VGA-совместимый дисплей (рекомендуется SVGA-дисплей); рекомендуемая установка цветовой палитры в настройках дисплея в режим не хуже High Color (16 бит).

Основными функциональными возможностями программы являются: создание базы данных, содержащей общую информацию об образовательной организации, информацию об учениках и педагогах; автоматизация кадровой работы; автоматизация вопросов планирования и организации учебного процесса; автоматизация административно-финансовой и хозяйственной деятельности и др.

Для организации взаимосвязи между основными информационными системами и дополнительными информационными модулями в программе предусмотрен обмен данными с другими программными средствами, входящими в пакет «1С: Управление школой»: программы составления расписания «ХроноГраф 3.0 Мастер», обмен данными с программными системами, обеспечивающими поддержку обучения цифровыми образовательными ресурсами (ЦОР); выгрузка данных о тарификации сотрудников в пакет «1С: Зарплата и Кадры 7.7»; обмен данными с программным пакетом «1С: Школьная библиотека».

Программа «1С: ХроноГраф Школа 2.5» предназначена для сетевой работы следующих типов пользователей:

Администратор системы — организация работы всех пользователей, доступен весь функционал программной системы, конструирование универсальных отчетов, индивидуальная настройка интерфейса.

Администратор просмотра — просмотр всего функционала программной системы без права внесения изменений в базу данных.

Заместитель директора — по сравнению с полными правами администратора недоступны функции обеспечения защиты персональных данных, конструирования универсальных отчетов, работа с индивидуально настраиваемой панелью.

Заместитель директора по административно-хозяйственной части — ввод титульных данных об образовательной организации, реквизитов и данных о материально-технической базы, формирование списка помещений, формирование общего списка материальных средств и описание материального оснащения помещений (без возможности удаления данных), работа со всеми печатными формами этих разделов, работа с отчетами: «Инвентаризационная опись по МОЛ»; «Инвентаризационная опись по лицам, принявшим в эксплуатацию», выгрузка данных в программу «1С: Бухгалтерия 7.7 для бюджетных учреждений», обращение к нормативно-правовому обеспечению.

Секретарь-делопроизводитель — ввод данных об образовательной организации; формирование личных карточек сотрудников, учащихся, постоянных списков классов, помещений, подразделений, отчетов по контингенту; формирование списка должностей, но без возможности удаления данных; работа с печатными формами «Список помещений» и «Паспорт кабинета»; просмотр расписания и занятости классов; ведение Книги приказов; ввод информации об общешкольных мероприятиях, но без возможности удаления данных; просмотр плановых мероприятий конкретных классов; работа с отчетами по контингенту и универсальными отчетами; обращение к нормативно-правовому обеспечению др.

Классный руководитель — редактирование данных о материальнометодическом оснащении кабинета, формирование списка учащихся руководимого класса, перевод учащихся на следующий год обучения, учет успеваемости учащихся класса и разработка плана мероприятий, в режиме просмотра доступ к плану школьных мероприятий, расписанию, классному журналу, формирование списка учебной литературы, обращение к нормативно-правовому обеспечению, работа с отчетами по классному журналу в рамках руководимого класса.

Преподаватель-предметник (каждый имеет разный объем пользовательских прав) — сопровождение электронного классного журнала по преподаваемому предмету, просмотр работ учащихся и рассылка сведений об успеваемости, редактирование паспорта закрепленного кабинета, разработка тематического и поурочного планирования по преподаваемому предмету, составление отчетов по данным классного журнала, работа с цифровыми образовательными ресурсами, работа с печатными формами журнальных страниц.

Методист — формирование типового тематического и поурочного планирования, работа с цифровыми образовательными ресурсами.

Ответственный за персональные данные — заполнение электронных листов согласия сотрудников и учащихся, ведение журнала листов согласия, формирование списка организаций, допущенных к работе с персональными данными, обращение к нормативно-правовому обеспечению.

Допуск к программе и определение объема прав конкретного пользователя осуществляются при выборе типа пользователя и вводе пароля. Для пользователей системы персонифицированные пароли создаются администратором в режиме «Конфигуратор». Для пользователей «Классный руководитель» и «Преподаватель» персонифицированные пароли задаются Администратором системы непосредственно в программе в личной карточке сотрудника. При запуске программы в окне «Авторизация пользователя» осуществляется выбор типа пользователя и ввод пароля (рисунок 2.1).

Авторизация доступа в программе «1С

Рис. 2.1. Авторизация доступа в программе «1С: ХроноГраф Школа 2.5»

Интерфейс программного пакета «1С: ХроноГраф Школа 2.5» реализован в стандарте ОС Vindows. Управление программой осуществляется при помощи команд главного меню и управляющих кнопок (рисунок 2.2).

Интерфейс программы «1С

Рис. 2.2. Интерфейс программы «1С: ХроноГраф Школа 2.5»

Программа содержит четыре основных информационных блока «Общие данные», «Кадры и контингент», «Учебный процесс»,

«Финансы», функционал которых размещен как в главном меню программы, так и на панели инструментов (рисунок 2.3).

Панель инструментов «Основные информационные блоки»

Рис. 2.3. Панель инструментов «Основные информационные блоки»

В основном меню рядом с названием функциональной задачи, размещены соответствующие содержанию иконки, они же расположены (в том же порядке) и на панели инструментов. Это реализует принцип дружественного интерфейса, создает эргономические условия для быстрого и эффективного освоения функционала программы педагогами и администрацией образовательных организаций.

Одним из преимуществ программы является реализация возможности формирования разнообразной внешней и внутренней отчетной документации как установленного государством образца, так и произвольной формы. Для этих целей используется информационный модуль обработки данных «Отчеты», структура которого включает следующие основные элементы:

1. Учреждение. С помощью отчетов данного модуля проводится оценка деятельности образовательной организации: режим работы, сменность работы, структура учебных объединений и численность учащихся и сотрудников. Формы отчетов данной категории: «Инвентаризационная опись по МОЛ»; «Инвентаризационная опись по лицам, принявшим в эксплуатацию»; «ОШ 1»; «ОШ 5»; «ОШ 9» (рисунок 2.4).

Структура отчетов «Учреждение»

Рис. 2.4. Структура отчетов «Учреждение»

2. Сотрудники. Отчеты данного типа позволяют анализировать качественные и количественные характеристики кадрового обеспечения образовательного процесса: анализ динамики кадров; характеристика сотрудников образовательной организации: количественные показатели педагогического стажа работы администрации школы и педагогов, показатели прохождения аттестации администрации и преподавателей, кадровый состав образовательного учреждения по возрасту и полу; количественные показатели уровня квалификации педагогического состава школы; показатели наград и поощрений педагогических работников школы. Формы отчетов данной категории «Форма Т2», «Сводные» (рисунок 2.5).

Формы отчетов категории «Сотрудники»

Рис. 2.5. Формы отчетов категории «Сотрудники»

3. Контингент. Отчеты данного типа предусматривают анализ следующих характеристик образовательного процесса: списки обучающихся в классах, средняя наполняемость классов, успеваемость по предметам базового компонента, успеваемость по ступеням обучения, учет посещаемости по параллелям, количественные данные учащихся по полу, количественные данные учащихся школы по возрастам, комплектование классов по типам. Формы отчетов данного типа: «По ученикам», «Форма ЕГЭ — Класс», «Форма ЕГЭ — Школа», «Сводные» (рисунок 2.6.).

Формы отчетов категории «Контингент»

Рис. 2.6. Формы отчетов категории «Контингент»

4. Учебный процесс. Составление отчетов данной категории предполагает использование данных электронного журнала: сведения о количестве уроков, пропущенных обучающимися; сводная ведомость учета посещаемости; сводная ведомость учета успеваемости; сведения о занятиях в кружках, секциях, клубах, сведения о занятиях в факультативах; анализ успеваемости по итоговым оценкам по классам, по преподавателям, по предметам, по ученикам; внутришкольная аттестация (итоговая аттестация, степень обученности учащихся, успешность завершения обучения по ступеням школы, результаты участия учащихся в предметных олимпиадах).

Для решения задач корректной работы программы администратор системы обеспечивает архивацию и хранение данных. С помощью раздела «Регламенты» основного меню выполняются задачи по переносу данных из одного учебного периода в другой, выгрузка данных пользователей, обмен данными с другими информационными системами и дополнительными модулями, проверка целосности баз данных, удаление ненужных объектов.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >