Аналитические процедуры внутреннего контроля

Эффективность деятельности санаторно-курортных организаций, как и других, определяется размерами получаемой прибыли и качеством обслуживания отдыхающих.

При расчете коечной емкости санаторно-курортная организация должна обеспечивать ежемесячную максимальную ее загрузку в течение календарного года и одновременное снижение себестоимости путевки при возрастающем качестве и расширении перечня оказываемых услуг.

В целях обеспечения круглогодичной загрузки санатория и повышения его конкурентоспособности увеличение цен на путевки должно сопровождаться расширением ассортимента оказываемых услуг, в том числе предлагаемых лечебных процедур, методик, диагностик, и повышением комфортности номеров, что сопряжено с увеличением себестоимости койко-дня.

Осуществление аналитических процедур внутреннего контроля позволит решить стоящие перед санаторно-курортной организацией в современных условиях хозяйствования проблемы, так как результаты анализа позволяют принимать правильные решения в различных нестандартных ситуациях.

Аналитические процедуры внутреннего контроля включает следующие элементы, представленные на рис. 14.

В процессе осуществления внутреннего контроля в санаторно-курортных организациях необходимо обращать внимание на анализ процесса заготовления продуктов, предназначенных для

Элементы аналитических процедур в санаторно-курортных организациях

Рис. 14. Элементы аналитических процедур в санаторно-курортных организациях

диетического питания отдыхающих через столовую сеть и реализации на сторону через кафе и бары, непосредственно принадлежащие санаторию.

Модель внутреннего контроля заготовления продуктов питания включает следующие стадии процедуры контроля:

анализ договоров поставки прошлого года и изучение рынка; заключение договоров поставки текущего года; выполнение поставщиками условий договоров.

На стадии контроля договоров поставки прошлых лет по данным бухгалтерского учета проверяют, не было ли срыва поставки. Для наглядности выполнения договоров поставки целесообразно составлять аналитическую табл. 23.

Цель такого анализа - определить, оставить ли прежних поставщиков или искать партнеров среди новых поставщиков, зарекомендовавших себя на рынке.

Учитывая то, что санаторий не является плательщиком налога на добавленную стоимость по основной деятельности в соответствии со ст. 149 Налогового кодекса РФ. а торговые подразделения (бары, кафе) могут быть переведены на уплату единого налога на вмененный доход, следует проанализировать стоимость приобретенных продуктов с налогом на добавленную стоимость и без него. Если поставщики освобождены от налога на добавленную стоимость, то может быть достигнуто значительное снижение себестоимости продуктов за счет их приобретения без налога на добавленную стоимость, который не возмещается из бюджета. Выбор поставщика можно обосновать по данным анализа, представленным в табл. 24.

Объектами контроля являются договоры, проекты договоров и непосредственно поставщики. Субъектами - лицо, непосредственно подписавшее договор поставки, и сотрудники отдела снабжения.

Контролируя выполнение договоров поставки, выявляют:

формирование портфеля заявок заведующего складом на основе численности отдыхающих;

формирование заявок торговыми подразделениями и рабочей столовой;

своевременность выполнения поставок продуктов питания для нужд столовой, товаров для баров и кафе.

Стадия заключения договоров поставок может состоять из таких этапов, как:

обсуждение проекта договора с поставщиком;

обсуждение условий договора в части ассортимента, периодичности и способов доставки продуктов и места их доставки с заведующим складом и заместителем по общественному питанию;

заключение договоров.

Заключая договоры, необходимо учитывать сроки и периодичность доставки продуктов питания первой необходимости и скоропортящегося сырья, например различных видов зелени, фруктов, молочных продуктов.

Выполнение поставщиками договоров поставки продуктов

Поставщики

(наименование,

юридический

адрес)

Дата

заключения

договора

Срок работы с контрагентом, лет

Вид

постав-

ленных

продуктов

питания

Условия

поставки

(наличие

предоплаты)

Размер пени за 1 день просрочки

Наличие

срывов

графика

поставки

Цена за единицу, руб.

50 %

100%

да

нет

по договору прошлого года

текущего

года

рыночная цена по данным Г оском- стата РФ

ЗАО «Рассвет»,

15.11.

Менее

с. Вишняки

2001

года

Огурцы

-

+

-

+

-

-

38.0

35,0

Помидоры

-

+

-

+

-

-

43,0

40,0

Сравнение цен на основные продукты питания

Цена по наименованиям продуктов питания, руб.

Способ

доставки

продуктов

п/п

Наименование

поставщика

картофель за 1 кг

морковь за 1 кг

мин вода «нарзан» за 0,5 л

цыплята потрошеные за 1 кг

масло растительное за 1 л

лук

репчатый за 1 кг

масло сливочное за 1 кг

1

Предприниматель БОЮЛ Кочикян С.А.

12,0

14,0

10,5

48,0

9,5

58,5

самовывоз

2

ООО «Битум»

15,0

12,0

12,0

52,5

-

10,2

60,0

транспорт

поставщика

3

ФГУП Совхоз «Зори России»

11,5

10,0

.

49,8

23,0

8,5

53,0

самовывоз

4

ООО «Ростовские просторы»

14.8

10,0

51,6

26,5

9,6

51,0

транспорт

поставщика

5

ОАО «Каравай»

-

11,5

52,0

29,2

8,9

52,6

транспорт

поставщика

При заключении договоров большое внимание следует уделить поставкам, осуществляемым непосредственно самим производителем - физическим лицом, имеющим подсобное хозяйство, предпринимателем или физическим лицом, так как качество сырья оказывает наибольшее влияние на качество приготовляемых блюд.

Заключение договоров должно исключать случаи получения бонуса или иного вознаграждения сотрудниками санатория, так как любые скидки должны быть неотъемлемыми условиями договоров и исключать личную заинтересованность лиц, подписавших договор, получающих продукцию или посредников, способствующих заключению договора.

Контроль на стадии выполнения поставщиками условий договора может включать следующие этапы:

прием продуктов питания и товаров, выборочная проверка качественных характеристик;

учет поставок, формирование фактической себестоимости поступивших материалов, в том числе неотфактурованных;

анализ выполнения условий поставок;

расчеты с поставщиками (соответствие фактического порядка расчетов условиям, предъявляемым договорами);

своевременность предъявления штрафных санкций сторонами за нарушение условий договоров.

Каждый этап контроля характеризуется своими источниками контроля, параметрами контроля, субъектами и методами в соответствии с рис. 13, которые должны найти отражение в должностных обязанностях сотрудников, графиках документооборота, в планах встречных проверок, выборочных инвентаризаций, актах сверок с поставщиками.

Аналогичное применение процедур внутреннего контроля рекомендуется использовать в процессе приобретения любых других материалов для нужд санаторно-курортных организаций. Необходимо учитывать и такой фактор изменения оптовых цен, как скидки в зависимости от увеличения партии приобретаемых товаров. Это должно быть отражено в договоре или приложениях (дополнительных соглашениях) к нему.

При списании продуктов питания на себестоимость санаторной путевки, как показывает практика, встречается множество ошибок, которых можно избежать и не допускать впредь усилением внутреннего контроля за движением продуктов с момента их получения со склада до приготовления блюд.

Процедуры контроля движения продуктов питания со склада до приготовления блюд осуществляется поэтапно (рис. 15).

Процедуры внутреннего контроля движения продуктов питания в санаторно-курортных организациях

Рис. 15. Процедуры внутреннего контроля движения продуктов питания в санаторно-курортных организациях

Контроль за качеством приготовления блюд осуществляет врач-диетолог. Качество блюд зависит от полноты вложения сырьевого набора, предусмотренного рецептурой по приготовлению блюд.

Практика также показывает, что проверка полноты вложения продуктов в приготовляемые блюда осуществляется не систематически, что способствует недовложению сырьевого набора. При осуществлении такой проверки необходимо взвесить по 10-15 порций, подсчитать их общую массу и сверить с допускаемыми отклонениями по Сборнику рецептур блюд и кулинарных изделий. Следует учесть, что основной продукт в рыбных и мясных блюдах и гарнир взвешивают раздельно. Результаты контрольного взвешивания оформляются актом, в котором указываются наименования блюд, их масса, отклонения (табл. 25).

Таблица 25

Акт проверки полноты вложения продуктов за «17» марта 2002 г. по ЗЛО «Санаторий «Морской берег»

п/п

Наименование

блюд

Количество блюд для проверки, шт.

Норма, г

Фактически, г

Всего отклонения, г

на одно блюдо

всего

на одно блюдо

всего

+

-

  • 1
  • 2

Запеканка

творожная

Форель

жареная

  • 18
  • 16
  • 150
  • 200
  • 2700
  • 3200
  • 141
  • 195
  • 2538
  • 3120

  • -162
  • -80

На основе данных акта по Сборнику рецептур массу по отклонениям переводят в исходное сырье и определяют массу не- довложенных продуктов в общем количестве определенных видов блюд, по которым допущена неполновесность. Проверка должна проводиться внезапно, что позволит выявить злоупотребления работников пищеблока.

Особому контролю подлежит полнота оприходования рыбы, птицы, мяса. В документах по приему таких продуктов должны быть указаны все характеристики, например цыплята потрошеные, непотрошеные, рыба с головой или без, так как от этой информации зависит правильность выбора норм расхода продукта на приготовление блюда (номер колонки в Сборнике рецептур блюд и кулинарных изделий). При использовании сырья следует составлять акты разделки поступившего сырья (приложение 7).

В целях увеличения прибыли санаторно-курортные организации должны контролировать не только использование производственных ресурсов, но и увеличение доходов от отработанных койко-дней. Для этого необходимо повышать цены на путевки с учетом комфортабельности номеров, ассортимента блюд, включая дополнительные холодные закуски.

Санаторно-курортные организации свои услуги оформляют санаторно-курортной путевкой, которая для посредников является товаром. Продажа путевок через посредников снижает доход санатория. Санатории распространяют путевки, используя различные варианты (рис. 16).

Распространение санаторно-курортными организациями собственных путевок

Рис. 16. Распространение санаторно-курортными организациями собственных путевок

Внутренний контроль за продажей санаторных путевок необходимо осуществлять по следующим направлениям: цены, сложившиеся на путевки в регионе; колебания цен путевок, проданных непосредственно санаторием, и путевок санатория, реализованных посредниками;

действие системы скидок и вознаграждений физическим и юридическим лицам, занимающимся продажей санаторных путевок в межсезонный период;

соблюдение сроков заездов с учетом графиков; выполнение условий договоров санаторием и распространителями путевок.

Анализируя сложившиеся цены в регионе на санаторные услуги, необходимо учитывать условия комфортности, месторасположения санатория, объем дополнительных услуг, оснащенности современным медицинским оборудованием, количество и виды предлагаемых условий лечения и профилактики заболеваний и других условий.

Для оценки продажи санаторных путевок любым путем ее продвижения к потребителю (отдыхающему) целесообразно проанализировать отпускные цены санатория и продажные посредников (табл. 26). Выявить разницу в ценах возможно на основе данных записей на счетах 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 93 «Доходы будущих периодов» и путевок, возвращенных отдыхающими.

Анализ данных табл. 26 и практические исследования позволяют сделать вывод о необходимости перехода реализации путевок через систему скидок, не увеличивая цену, установленную самим санаторием.

Исследование продажи путевок свидетельствует о том, что санаториями нарушаются требования к оформлению бланков строгой отчетности, которыми являются санаторно-курортные путевки:

имеют место случаи передачи путевок для последующей их продажи без указания номинала, предусмотренного в бланке путевки и в отрывном талоне;

имеются факты исправления стоимости, указанной на путевке; бланки санаторно-курортных путевок, изготовленные собственными силами, не содержат всех необходимых реквизитов, утвержденных приказом Минфина РФ от 10.12.99 №90н. В отрывном талоне к санаторно-курортной путевке должен быть указан набор оплаченных и предоставленных санаторием услуг, т.е. преДанные о продвижении санаторной путевки

Таблица 26

п/п

Наименование покупателя, его адрес

Количество переданных санаторием путевок по кварталам, шт.

Цена санаторной путевки, гыс.руб.

Цена реализации санаторной путевки посредниками населению (от - до), тыс.руб.

1

11

111

IV

I

11

111

IV

I

II

111

IV

1

ОАО “Исток”, г. Норильск

20

25

40

30

10,0

11,0

18,0

12,0

1 1,0

11,5-13

19

13-13,5

дусмотренных калькуляцией (проживание, диетическое питание, курортное лечение, курортно-досуговое обслуживание и прочие услуги). Согласие или несогласие с перечнем и стоимостью предоставленных путевкой услуг подтверждается подписью получателя. Разногласия по перечню и стоимости оказанных услуг предусмотрено указывать на оборотной стороне отрывного талона, скреплять подписями покупателя и должностного лица санатория и заверять печатью.

Отпуск бланков путевок по договорной цене посредникам (агентам, комитентам), т.е. без указания санаторием конкретной стоимости путевки, противоречит требованиям к ее заполнению как к бланку строгой отчетности, нарушает права конечных потребителей и приводит санаторий к упущенной выгоде.

В результате указанных нарушений ущемляются права потребителей, так как приобретенные путевки по разным ценам отличаются качеством обслуживания, лечения и питания.

Передача санаторных путевок на реализацию турфирмам, агентам и прочим посредникам на условиях заранее установленных (финансированных) размеров скидок, имеет, на наш взгляд, ряд преимуществ:

во-первых, позволяет избежать личную заинтересованность лиц. ответственных за заключение договоров;

во-вторых, способствует установлению длительных связей с партнерами;

в-третьих, исключает конфликтные ситуации по поводу приобретения аналогичных путевок у разных посредников по отличающимся ценам в однотипных номерах;

в-четвертых, система гибких скидок позволяет привлекать партнеров для реализации путевок в межсезонный период, который является для многих санаториев убыточным из-за низкой загруженности.

Неотъемлемой составляющей договора являются графики заездов с указанием даты заезда, количества путевок и продолжительности лечения в днях. Они имеют большое значение для санаториев, так как именно с их использованием осуществляется планирование финансовых потоков и заготовления материально-производственных запасов.

За нарушение сроков заезда следует предъявлять штрафные санкции. Санаторно-курортная организация должна разрабатывать положение о санатории, в котором предусматриваются правила действия администрации и отдыхающих при опозданиях, досрочных выездах и недозаездах. Это должно найти отражение и в договоре с лицами, распространяющими путевки.

Начисление процентов (штрафов, пеней) за нарушение сроков заездов, как и за несвоевременное поступление денежных средств, должно осуществляться в соответствии с условиями заключенных договоров либо на основании решения суда. Такие доходы являются, на наш взгляд, внереализационными и должны признаваться доходами по методу начисления как для целей бухгалтерского, так и налогового учета (Налоговый кодекс РФ, глава 25, ст. 271, п. 4, пп. 3).

В договоре должны быть регламентированы условия и порядок возврата денежных средств за неиспользованные койко-дни. Как правило, возврат денежных средств из кассы возможен только в случае наличной оплаты за путевку в кассу санатория конкретным лицом. Если же оплата производилась юридическим лицом безналичным путем, то возврат денежных средств осуществляется по согласованию сторон только юридическому лицу-плательщику.

В этой связи причины и порядок возврата денежных средств за неиспользованные койко-дни является также объектом внутреннего контроля.

Необходимо систематически анализировать выполнение условий договоров сторонами (табл. 27).

Источниками информации для осуществления контроля являются договоры с организациями, физическими лицами, графики заездов, отчеты о досрочных заездах, журнал регистрации отдыхающих. Кроме того, источниками контроля служат накладные, выписанные покупателям, отчеты о движении бланков санаторных путевок, бухгалтерские справки расчета отработанных койко-дней за каждый месяц, отраженных на счете 90 «Продажи».

Выполнение условий договоров сторонами возможно проанализировать по данным о сроках размещения прибывших, соблюдения санаторием перечня услуг, включаемых в себестоимость санаторной путевки и согласованных с покупателем его подписью в отрывном талоне и санаторно-курортной путевке.

В качестве субъектов внутреннего контроля выступают начальник отдела сбыта, коммерческий директор, старший администратор, бухгалтер отдела реализации, бухгалтер расчетов с покупателями, главный бухгалтер, заместитель директора по экономическим вопросам, заместитель директора по медицинской части. При этом используются практически все методы контроля:

Таблица 27

Выполнение условий договоров за июль 2001 г. ОЛО «Витязь»

Наименование

покупателя

Количество

реализованных

путевок

Выручка,

тыс,

руб.

Количество

недозаездов,

койко-дней

Количество

опозданий,

койко-дней

Количество

досрочных

выездов,

койко-дней

Факты нарушения сроков заезда (+/-), койко-дней

Количество

просро-

ченных

дней

оплаты

Пеня

предъявленная,

руб.

Не погашенная в срок дебиторская

задолженность, тыс. руб.

по

вине

санатория

ПО

вине

покупателя

по

вине

санатория

по

вине

покупателя

по

вине

санатория

по

вине

покупателя

по

вине

санатория

по

вине

покупателя

ОАО «Витязь», г. Краснодар

120

1440

10

15

_

18

_

6

_

21

132

15600

108

от контроля документов на предмет правильности их составления до пересчета и сверки. Может быть применен метод встречной проверки, например, проверки номеров и сроков переданных покупателю путевок с данными отчета о движении бланков путевок; проверки при значительных суммах возврата денежных средств за неиспользованные койко-дни по письмам третьих лиц и т.д.

Полученные при использовании аналитических процедур внутреннего контроля результаты анализа необходимо обобщить для принятия управленческих решений с целью устранения выявленных нарушений и создания условий для их дальнейшего недопущения.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >