Технология ввода начальных остатков

Основным принципом ввода начальных остатков является ввод операций, в которых счет ввода остатка корреспондирует со вспомогательным (фиктивным) счетом 00.

Дебетовые остатки на счете вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 00. Кредитовые остатки на счете вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00.

Наиболее простым вводом начальных остатков является ввод операций вручную.

Ввод операций можно осуществлять, используя журнал операций. Для его вызова нужно выбрать подпункт «Журнал операций» в пункте главного меню «Журналы».

Используя журнал операций, можно просматривать и редактировать существующие операции, вводить новые, осуществлять выборку нужных по различным критериям.

Для ввода новой операции (в данном случае остатка) нужно нажать клавишу «Insert» на клавиатуре или в пункте главного меню «Действия» выбрать подпункт «Новая». После выполнения одного из вышеперечисленных действий журнал переходит из режима просмотра в режим ввода новой операции. Форма диалога задается при конфигурировании системы и содержит реквизиты операции и реквизиты проводки. Так как операция может содержать несколько проводок, то данные проводок в форме операции представлены в виде таблицы, каждая строка которой является проводкой. В верхнюю часть формы диалога включены общие данные об операции: дата, номер, содержание и сумма операции. В качестве даты операции должна быть указана дата ввода остатков, например 31 декабря 2007 г. Так как дата установлена в качестве рабочей, то система сама будет ее подставлять при вводе операции. Номер операции присваивается системой автоматически, но может быть изменен вручную. В графу «Содержание операции» вводится текст, характеризующий операцию, например «Ввод начальных остатков по материалам».

В качестве суммы операции указывается сумма всех проводок по этой операции. Чтобы система рассчитывала сумму автоматически, нужно перед вводом операции войти в пункт «Сервис», выбрать подпункт «Параметры» и на закладке «Операции» в параметре «Расчет суммы операции» выбрать вариант «По всем проводкам». В этом случае сумма операции заполняется автоматически по мере ввода проводок. Табличная часть формы диалога содержит все необходимые реквизиты для ввода проводок, которые нужно заполнить: номер проводки, счет дебета, счет кредита, субконто, валюта, курс, количество, сумма проводки в валюте, сумма проводки. При этом в каждой проводке счет, по которому вводится остаток, указывается в дебете или кредите (в зависимости от того, дебетовый или кредитовый остаток), а в качестве второго счета указывается фиктивный счет 00. При вводе проводок после выбора счета могут быть запрошены значения субконто, количества, валюты и суммы в валюте. Запрос значений зависит от настроек учета выбранного счета. При большом количестве начальных остатков их целесообразно вводить в виде нескольких операций. Например, остатки по счету, имеющему большое количество объектов аналитики, можно ввести отдельной операцией, а остатки по тем счетам, по которым нс ведется аналитический учет, объединить в одну.

При вводе остатков по объектам аналитики, если сами объекты аналитики, являющиеся элементами справочников, не были ранее введены в информационную базу, их можно ввести непосредственно в процессе выбора (но лучше создать справочники по объектам аналитики перед вводом остатков). При вводе начальных остатков нужно последовательно заполнить все графы журнала, переход в каждую следующую графу осуществляется нажатием клавиши «Enter». Например, чтобы ввести остаток по изделиям, учет которых ведется на счете 43 «Готовая продукция», нужно в графе «Дсб» щелкнуть по кнопке выбора и из открывшегося плана счетов выбрать счет 43, нажать клавишу «Enter» и перейти в графу «Субконто Дт». Каждая проводка операции вводится нажатием клавиши «Insert» на клавиатуре или выбором подпункта «Новая» в пункте главного меню «Действия». После ввода последней проводки операции нужно щелкнуть по экранным кнопкам «Записать» и «ОК», которые находятся в нижней части формы. После выполнения этих действий операция записывается в журнал.

Остатки по счетам, для которых в плане счетов установлен режим ведения аналитического учета, вводятся с указанием конкретных объектов аналитического учета (субконто). Для этого в графе «Субконто Дт» или «Субконто Кт», щелкнув по кнопке выбора, необходимо выбрать из справочника нужный вид объекта аналитического учета (вид субконто). Следует помнить, что выбор можно сделать только в том случае, если справочник объектов аналитического учета заполнен.

Если по счету ведется количественный учет, необходимо указывать также остаток в количестве. Для этого в графе журнала «Кол.» ставится количество по данному остатку. Например, чтобы ввести остаток по изделиям, учет которых ведется на счете 43 «Готовая продукция», нужно в графе «Дсб», щелкнув по кнопке выбора, выбрать из открывшегося плана счетов счет 43, нажать «Enter» и перейти в графу «Субконто Дт». Снова щелкнуть по кнопке выбора и выбрать из справочника «Номенклатура» нужное изделие. Программа автоматически открывает справочник «Номенклатура». После нажатия клавиши «Enter» курсор устанавливается в графе «Крсд.». Нужно записать в этой графе вспомогательный счет 00. Для этого нужно щелкнуть по кнопке выбора, открывается план счетов и выбирается счет 00. Счет 00 дополняет недостающую корреспонденцию, так как в приведенном примере остаток дебетовый, счет 00 записывается по кредиту.

Если по счету ведется валютный учет, необходимо вводить остатки по каждой валюте отдельно, с указанием валютной суммы и соответствующего рублевого эквивалента. В этом случае заполняется графа журнала «Вал.». Заполнение графы осуществляется щелчком по кнопке выбора и выбором из справочника нужной валюты и курса (справочники должны быть созданы перед началом ввода остатков). Если заполнен параметр субконто «Цена» и задано количество (как в приведенном примере), в графе журнала «Сумма» автоматически рассчитается сумма остатка. Если графа «Кол.» не заполняется (по данному счету не ведется количественный учет), сумма записывается вручную.

Когда все остатки на начало рабочего периода введены, нужно проверить правильность их ввода.

Если остатки введены правильно, дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту.

Проверить обороты можно, сформировав оборотно-сальдовую ведомость за период, включающий дату ввода начальных остатков. Для этого нужно выбрать в пункте главного меню «Отчеты» подпункт «Оборотно-сальдовая ведомость». В открывшемся диалоговом окне установить начало и конец периода, за который создается оборотно-сальдовая ведомость, и щелкнуть по кнопке «Сформировать». При установке интервала рабочего периода можно воспользоваться пиктограммой «Календарь», которая находится в этом же диалоговом окне. После щелчка по кнопке «Сформировать» на экран выводится оборотно-сальдовая ведомость, которую можно просмотреть и распечатать. Если использовать закладку «Развернутое сальдо» в диалоговом окне, то по активно-пассивным счетам можно сформировать остатки и по дебету, и по кредиту.

Если по условию задачи нужно ввести операции до текущей даты, нужно определить количество таких операций. Если за период от даты, на которую введены начальные остатки, до текущей даты было совершено небольшое количество хозяйственных операций, то предпочтительнее ввести в информационную базу все операции, которые имели место за этот период. В этом случае будут детальные данные по всем счетам и объектам аналитического учета.

При большом количестве совершенных хозяйственных операций можно ввести перекрестные обороты по счетам, суммируя проводки с одинаковой корреспонденцией и совпадающими значениями субконто и валюты. Это имеет смысл сделать лишь в том случае, если уже выведены обороты по всем счетам для каждого объекта аналитического учета, а также по валюте и количественному учету. Завершающим этапом работы является проверка правильности введенных данных. Для этого нужно сформировать отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета по субконто», «Анализ субконто». Все эти отчеты формируются в пункте главного меню «Отчетность». Название каждого отчета идентично соответствующему подпункту в пункте главного меню «Отчеты».

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» позволяет увидеть остатки по всем синтетическим счетам. Остатки можно сравнить с остатками в Главной книге.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» может быть использован для просмотра остатков и оборотов по счетам, на которых ведется аналитический учет.

Стандартный отчет «Анализ счета по субконто» может быть использован для просмотра остатков и оборотов на счете (субсчете) по конкретным объектам аналитического учета, а стандартный отчет «Анализ субконто» — для детализации остатков и оборотов по многомерной аналитике.

Вопросы для самоконтроля

• 1. Сколько известно подходов к автоматизации бухгалтерского учета?
• 2. Каковы структура и основные функции АРМ в бухгалтерской автоматизированной системе крупных предприятий?
• 3. Как создается программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях?
• 4. Какие основные компоненты программного обеспечения АРМ бухгалтера?
• 5. Сколько уровней включает иерархическая структура АРМ?
• 6. Каково назначение обучающей системы в АРМ бухгалтера?
• 7. В чем сущность сервисных функций АРМ?
• 8. Как выполняется обмен информацией между отдельными АРМ в бухгалтерской автоматизированной системе?
• 9. С какой целью АРМ объединяются в сеть?
• 10. Как выполняется организация автоматизированного рабочего места бухгалтера на базе комплексной системы «1С: Предприятие 7.7»?