АРМ БУХГАЛТЕРА - ОСНОВА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

• 8.1. Структура и основные функции АРМ в бухгалтерской автоматизированной системе крупных предприятий.
• 8.2. Особенность организации автоматизированной системы бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса.
• 8.3. Организация автоматизированного рабочего места бухгалтера на базе комплексной системы «10: Предприятие 7.7».

Структура и основные функции АРМ в бухгалтерской автоматизированной системе крупных предприятий

В настоящее время для новых потребителей бухгалтерской автоматизированной системы — менеджеров крупных предприятий в условиях рынка важны не только автоматизация учетных задач, но и возможность повышения эффективности управления предприятием, сохранение финансового равновесия, получение стабильной прибыли. В этой связи система должна обеспечивать:

• • автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также внутреннего аудита;
• • получение оперативной, постоянно изменяющейся информации о текущем состоянии дел на предприятии, при этом основной акцент должен быть сделан на получении оперативных аналитических отчетов и сводок по использованию вложенных финансовых ресурсов;
• • возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов, так как крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады.

Кроме того, финансы такого предприятия могут принадлежать группе собственников; поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных автоматизированных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

Бухгалтерскую автоматизированную систему крупного предприятия, с учетом данных требований, целесообразно создавать на основе комплекса АРМ учетных работников, действующих в сети с централизованным управлением.

Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практики показали, что на крупных предприятиях бухгалтерский учет организуется по двухуровневой системе управления — управленческий и финансовый учет.

Информация управленческого учета имеет четко выраженную внутреннюю направленность. Она используется производственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управления и настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за некоторый период, обобщать активы и пассивы предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние предприятия.

Информация финансового учета широко используется внешними потребителями — инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики предприятия, экономического анализа информации.

Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами бухгалтерского учета (ПБУ), что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым спсциалистом-аудитором.

Финансовый и управленческий учет — это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Нецелесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно. Они тесно связаны между собой и нс могут обойтись без взаимного обмена информацией.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. В этой связи при создании бухгалтерской автоматизированной системы первичный учет следует также выделить в отдельную подсистему.

На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью бухгалтерской автоматизированной системы ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, управленческому и финансовому учету (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в бухгалтерской автоматизированной системе

Применение АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает минимальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации.

АРМ организованы по функциональным участкам. При этом каждый из них связан либо с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), либо с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляются непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций (по учету ТМЦ, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и се реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием, анализом и внутренним аудитом.

При выделении функциональных участков необходимо учитывать, что каждый из них должен отвечать следующим требованиям:

• • располагать своим набором хозяйственных операций и проводок;
• • иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов;
• • иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы.

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом бухгалтерская автоматизированная система представляет собой открытую модульную систему, для которой характерна возможность добавления и удаления ее компонентов — АРМ. Это важно, потому что при разработке бухгалтерской автоматизированной системы добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации (НСИ).

В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в бухгалтерской автоматизированной системе может осуществляться двумя способами:

• •с помощью магнитных носителей (дисков);
• • по каналам связи при наличии сети, а также посредством электронного обмена данными через шлюзы модемной связи.

Первый способ обеспечивает ведение учета по отдельным участкам каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния данных, получаемых на различных участках (файлов проводок).

Второй способ наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам позволяет получать оперативную информацию о текущем состоянии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, находящиеся на первом уровне (первичный учет), связаны с АРМ второго уровня (управленческий учет) электронной почтой через модемы. АРМ второго и третьего (финансовый учет) уровней взаимодействуют в сети через каналы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций.

Каждый уровень предусматривает переработку исходной информации, получение результирующих данных и в автоматизированном режиме передачу их на более высокий уровень.

На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету материальных ценностей, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень — управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а также большими объемами учетной номенклатуры. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функционирует группа АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство. Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок.

Эта информация передается на более высокий третий уровень обработки данных — финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

В результате функционирования бухгалтерской автоматизированной системы формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти решения влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабельности в условиях рынка.

АРМ может функционировать в вычислительных сетях различных типов: звездообразных, комбинированных, локальных. На рис. 8.2 показана звездообразная конфигурация локальной вычислительной сети, объединяющей АРМ работников первичного учета в отделах, цехах и на складах.

Рис. 8.2. Функционирование АРМ в сети

Такой же принцип можно использовать при организации связи между АРМ на отдельных участках учета.

Внедрение автоматизированных рабочих мест по различным учетным задачам позволяет создать бухгалтерию нового типа, структурная схема которой представлена на рис. 8.3.

Рис. 8.3. Схема автоматизированной бухгалтерии

Как видно из схемы, руководство работами по функционированию АРМ бухгалтера (АРМ Б) осуществляет заместитель главного бухгалтера по автоматизации бухгалтерского учета.

Бухгалтерия превращается в автоматизированный офис, резко сокращается время обработки данных. Изменяется весь технологический процесс обработки учетных данных — он сосредоточивается на рабочих местах непосредственных исполнителей, отпадает необходимость подготовки бумажных носителей.