Технология электронной обработки учетных задач

Технология электронной обработки учетных задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

Современный этап характеризуется созданием новой компьютерной информационной технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Ее отличительные особенности:

• • применение компьютеров, установленных на рабочем месте пользователя, решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;
• • формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);
• • существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;
• • создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений;
• • возможность формирования первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;
• • интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;
• • возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима.

Новая интегрированная технология — сложный информационно-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.

Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта. Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно, на одном автоматизированном рабочем месте и в соответствии со структурой. Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.

Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования их компьютерной программой, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом.

Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основе данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого.

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить т р и фазы обработки , заложенные в основу машинных программ.

На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку (например, по учету заработной платы составляется расчетно- платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции по обработке информации выполняются на основе пакета прикладных программ конкретного участка учета. В настоящее время предпочтение отдается обработке с помощью встроенного в единую программу бухгалтерского учета, модуля, например, в комплексе программ «1 С: Предприятие».

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании ввода операций каждого участка учета.

На третьей фазе обработки составляется сводный синтетический отчет: оборотно-сальдовые ведомости по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка — Главная книга — Баланс».

В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на автоматизированном рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяет меню, которое появляется на экране сразу же после загрузки программного обеспечения. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов. На рис. 7.1 представлены основные блоки, входящие в структуру меню главного модуля компонента «Бухгалтерский учет».

Рис. 7.1. Меню главного модуля компонента «Бухгалтерский учет»

В технологическом процессе, выполняемом на АРМ при ведении бухгалтерского учета, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и основной.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особое значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер записывает в базу данных справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений; основных средств; товаров и материалов; контрагентов; сотрудников и т. д.

При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам, далее в процессе ведения бухгалтерского учета они формируются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Справочники», «Операции», «Сервис».

Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, формирование документов возможно вручную или автоматически. Автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы» (см. рис. 7.1). В результате формируются документы по приходу материалов на склад и их расходу, движению денежных средств, оказанию услуг сторонними организациями, начислению и выплате заработной платы и т.д. Ввод первичных документов в базу данных происходит периодически, по мере их поступления.

Процесс ввода документов предусматривает выполнение следующих функций:

• • составление регистра введенных документов с присвоением им уникального номера, указанием даты выписки и других признаков;
• • автоматический ввод в документ справочных и условнопостоянных признаков (контрагенты, цена и др.);
• • автоматическое формирование проводок в журнале хозяйственных операций;
• • удаление неправильно оформленных документов;
• • контроль и корректировка информации;
• • печать первичного документа;
• •дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы.

Основной этап является завершающим при работе с программой и связан с получением различных отчетных форм. В модуле «1С: Бухгалтерия» комплекса программ «1С: Предприятие 7.7» для его выполнения используется блок меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и др. В ходе выполнения основного этапа обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которую затем можно распечатать.

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что при обработке каждого участка бухгалтерского учета на отдельном автоматизированном рабочем месте формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «перенос проводок»).

по

Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации выполняется, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информацией в основном служат результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета создается на основе рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями, сущность которых заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ, и передача информации в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.

Для связи предприятий и организаций с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент - Банк».

Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент — Банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по сети, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения зашиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время, позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорять их обслуживание. Кроме того, система «клиент — банк» избавляет организации от потери рабочего времени, связанной с поездками в банк их сотрудников для осуществления платежей.