Первичные документы - основа информационного обеспечения АРМ бухгалтера
Структура информационного обеспечения бухгалтерского учета многогранна и характеризуется большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно-справочной документации.
Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе — полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую силу. Общее методическое руководство по их формированию и применению осуществляется Министерством финансов РФ и Росстатом, которые издают положения о документах, разрабатывают типовые формы первичных документов, устанавливают порядок их заполнения и применения, издают инструктивные и методические материалы.
Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые бухгалтерские документы являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.
Отраслевые формы документов носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной отрасли. Отраслевые формы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.
Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа и унифицированной системы документации; они отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
Признак Вид документа
Назначение Распорядительные, исполнительные
(оправдательные), комбинированные, учетного оформления
Содержание хозяйственных Материальные, денежные, расчетные
операций
Объем отраженных операций Единичные (первичные) и сводные
Способ использования Разовые и накопительные
Число учитываемых позиций Однострочные и многострочные
Место составления Внутренние и внешние
Способ заполнения Вручную или при помощи средств
автоматизации учета
Распорядительные документы содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции. Например, «Приказ по предприятию на командировку» является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.
Исполнительные (оправдательные) документы содержат информацию об исполнении распоряжения.
Большая часть бухгалтерских документов — комбинированная и носит распорядительно-исполнительный характер. Например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного) документа.
Документы учетного оформления содержат бухгалтерские проводки (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки-расшифровки.
Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции).
Денежные документы — документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в се кассе в соответствии с установленным порядком. Это документы строгой отчетности. К ним относятся: почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т.п.
Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам (например, счета, счета-фактуры, платежные требования-поручения).
Единичные (первичные) документы являются носителями информации об одной хозяйственной операции, а сводные — о всей совокупности однотипных, хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц). Сводные документы составляются на основании единичных (первичных) документов.
Разовые первичные документы — документы, оформляющие единичную хозяйственную операцию и составляемые в один прием; накопительные — для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ — требование на отпуск. По лимитно-заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в течение месяца многократно.
Однострочные документы содержат одну учетную позицию; многострочные — две позиции и более. Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы.
Техника оформления учетных документов (вручную или с использованием компьютера) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений. Но действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.
Классификаторы и коды используются для составления бухгалтерских отчетов, сводок и группировок на основании выделенного группировочного (одного или нескольких) признака, например работающие по подразделениям, цехам, бригадам. При компьютеризации бухгалтерских задач используются классификаторы различных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.
Общегосударственные классификаторы (ОК) — единые для России, используются в бухгалтерском учете в ограниченном количестве. К ним можно отнести: общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общегосударственный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), код организационно-правовой формы (КОПФ), коды органов управления государственным имуществом, общегосударственный код единицы измерения (ОКЕИ), общегосударственный классификатор управленческой документации. Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.
Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, следует отнести к этой группе классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах, поэтому отсутствует необходимость их проектирования на предприятии или фирме при компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержания по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды являются индивидуальными и характерны только для конкретного предприятия, поэтому их проектирование ведется на конкретном предприятии даже при приобретении типового проекта.
Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т.е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете. В то же время некоторые коды используются только для бухгалтерского учета. Исходя из сказанного локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа — это коды, единые для предприятия и предназначены для структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений. К этой группе также относятся коды оборудования, табельных номеров, поставщиков и потребителей, специальностей. Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц.
Информационное обеспечение бухгалтерских задач включает совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях.
Новая информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.
При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (сотрудники, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.). Создается также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).
Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта автоматизированной информационной системы предприятия. Следует отметить еще один момент в организации базы данных при использовании типовых проектов. В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов начислений и удержания по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).
К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и другие программы, которые содержат разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.
В автоматизированном бухгалтерском учете наибольшей популярностью пользуется программа «Консультант-бухгалтер», которая состоит из двух частей.
Первая часть представляет собой информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, Федеральной налоговой службы, указы Президента, Государственной Думы, инструкции Центрального банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.
Вторая часть — информационный банк «Вопросы-ответы», который содержит официальные и неофициальные разъяснения различных организаций, консультации ведущих юристов, экономистов и аудиторов.
