Особенности информационного обеспечения АРМ
Информационное обеспечение АРМ столь же необходимо управленческому аппарату, как объекту управления сырье и ресурсы. Оно формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Данные отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (документы, сигналы, поступающие от датчиков дисплея, магнитные носители и т.д.). Информация, циркулирующая в системе управления, делится на внешнюю и внутреннюю.
Внешняя информация характеризуется приблизительностью, противоречивостью, неточностью. В основном она касается рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации в стране. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, в связи с чем ее обработка стандартными программными средствами затруднена.
Внутренняя информация, которая циркулирует в системе управления и отражает в различные интервалы времени развитие экономического объекта, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонения от установленных параметров обрабатывается на автоматизированном рабочем месте. Как правило, эти данные измеряются и в экономических документах фиксируется точная информация.
В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, применяется в основном внешняя информация, а внутренняя информация, обработанная на АРМ оперативного и среднего уровня, поступает в виде отчетов для анализа о выполнении или не выполнении директивных указаний в целях выработки управленческого решения.
Информация может быть внемашинной и внутримашинной. К внемашинной относится часть информации, воспринимаемая человеком без каких-либо технических средств, например документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т.д.). Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях в виде файлов.
Все документы, обрабатываемые на АРМ, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разделить на входные и результатные (выходные). Входные документы и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные.
Выходные документы и файлы также имеют свою классификацию. Они делятся на предназначенные 1) для применения конечным пользователем, 2) для использования информационной системой при решении других задач (транзита) и 3) для решения задач в последующий период.
Состав внутримашинной базы АРМ определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.
