Автоматизация бизнес-процессов при совершенствовании информационного обеспечения СМК организации

Целями и задачами автоматизации бизнес-нроцессов при планировании внедрения технологий совершенствования информационного обеспечения СМК являются:

• • выявление «узких» мест, подлежащих автоматизации в первую очередь, и элементов, от реорганизации которых следует ожидать наибольшего эффекта в улучшении информационного обеспечения СМК;
• • определение предложений по адаптации существующих бизнес-процессов к электронному документообороту и автоматизированным методам и средствам разработки, создания и оформления электронно-технических документов СМК;
• • определение электронной информационной структуры подразделения, адаптированной к автоматизации бизнес-процессов;
• • определение электронного документооборота подразделений, включая внутренние и внешние взаимосвязи;
• • определение средств и методов автоматизации;
• • корректировка моделей информационного обеспечения подразделений в соответствии с результатами проекта автоматизации - составление моделей информационного обеспечения подразделений (моделей «как должно быть»).

Процесс проведения работ по автоматизации бизнес-процессов при разработке модели информационного обеспечения СМК организации на основе применения информационных технологий (модели «как должно быть»), представлен блок-схемой (рис. 2.9).

На основе блок-схемы можно предложить следующую методику проведения процесса автоматизации:

• 1. Планирование реорганизации бизнес-процессов на основе проведения анализа и рассмотрения предложений по их реорганизации и внедрению технологий информационного обеспечения СМК, их корректировка и согласование.
• 2. Формирование требований к средствам реализации информационного обеспечения СМК.
• 3. Определение конкретных средств информационного обеспечения СМК (прикладных систем). Должны быть рассмотрены альтернативные варианты.

При выборе средств автоматизации и технологий информационного обеспечения СМК должны учитываться:

• - требования к их функциональности;
• - известность и надежность поставщика, гарантированный им набор консалтинговых услуг;
• - стоимость;

Рис. 2.9. Схема проведения работ по автоматизации бизнес-процессов при совершенствовании информационного обеспечения СМК

• - интегрированность в конкретные PDM-системы (наличие интеграции, степень сложности ее реализации собственными силами, наличие методических средств для этой цели и г.д.);
• - возможность использования в сегевом режиме (при необходимости организации нескольких рабочих мест, оснащен-ных данным средством).
• 4. Определение необходимости или целесообразности изменения структуры подразделений, изменений их взаимосвязей с другими структурными подразделениями, сфер компетентности с отражением в соответствующих нормативных документах (положений о подразделении, должностных инструкций и г.д.).
• 5. Разработка и согласование моделей информационного обеспечения подразделений (моделей «как должно быть»).
• 6. Разработка модели информационного обеспечения СМК организации, ее рассмотрение, согласование и утверждение, корректировка, согласование и утверждение моделей информационного обеспечения подразделений.
• 7. Разработка проекта и плана-графика внедрения технологий информационного обеспечения в организации на основании текущего состояния работ по автоматизации, выбору PDM-системы, организации локальной вычислительной сети организации и г.д.

В проекте внедрения технологий информационного обеспечения СМК должны быть отражены следующие вопросы:

• а) модели информационного обеспечения СМК «как есть» и «как должно быть», их сопоставление, технико-экономическое обоснование преобразования одной в другую, технические и орг анизационные средства преобразования;
• б) оценка оснащенности подразделений средствами вычислительной техники и оргтехники, разработка предложений по доос- нащению с оценкой затрат;
• в) определение необходимости обучения персонала с указанием названий курсов, мест обучения, количества человек, стоимости;
• г) предложения по корректировке действующих нормативных и технических документов, их замене, разработке новых;
• д) оценка затрат на внедрение технологий информационного обеспечения СМК и срока их окупаемости;
• е) оценка эффективности внедрения технологий информационного обеспечения СМК (повышение результативности, производительности труда, качества; сокращение числа ошибок и доработок, снижение себестоимости и т.п.);
• ж) схема процесса электронного документооборота в организации. При этом должны строго соблюдаться следующие положения:
  • - любой документ вводится в электронный архив только один раз, хранится только в одном месте и имеет только одну действующую версию;
  • - при необходимости использования документа в различных местах, комплектах документов и т.п. должны использоваться ссылки на него;
• з) разработка плана-трафика внедрения автоматизации подразделений по этапам:
  • - автономная автоматизация подразделения без включения в единое информационное пространство (ЕИП) организа- ции;
  • - интеграция подразделения в ЕИП.
  • 8. Рассмотрение, согласование и утверждение проектов и планов-графиков внедрения технологий информационного обеспечения подразделений и организации в целом.

Разработка проекта автоматизации процессов должна проводиться силами рабочей труппы и служб качества и автоматизации либо с привлечением наиболее квалифицированных и эрудированных специалистов, либо с привлечением внешних консультантов и специалистов по внедрению информационных технологий.

В анализе предложений по реорганизации бизнес-процессов участвуют смежные подразделения, рабочая группа внедрения информационных технологий, службы качества и автоматизации, а также плановый отдел организации и бухгалтерия.

В процессе проведения работ по автоматизации процессов и формированию модели информационного обеспечения СМК организации на основе применения информационных технологий (модели «как должно быть»), рекомендуется сопоставление имеющейся организационной структуры с передовыми организациями аналогичного профиля.