Формирование рабочей группыи модели информационного обеспечения СМК организации (модели «как есть»)
Для разработки и построения модели информационного обеспечения СМК организации (модели «как есть») оптимальным с точки зрения эффективности и снижения затрат решением является привлечение строго ограниченного числа сотрудников. Целесообразно привлекать но одному-два сотрудника из каждого заинтересованного подразделения. Все привлекаемые сотрудники объединяются в так называемую рабочую группу.
Рис. 2.2. Модель сбора и обработки информации об организации при совершенствовании
информационного обеспечения СМК организации
Данная форма взаимодействия считается наиболее прогрессивной, так как она отвечает современным принципам менеджмента (формированию в организации гак называемых плоскостных структур, в которые вовлекаются отдельные специалисты из разных подразделений организации, работающие в рамках конкретного проекта, а не подразделения).
Параллельно процессу формирования рабочей группы службы качества и автоматизации уточняют перечень информации, необходимой для построения модели информационного обеспечения СМК организации (модели «как есть») и последующего ее преобразования в модель «как должно быть». Перечень (состав) информации должен охватить максимально возможное число бизнес-процессов организации.
Он должен быть сформирован таким образом, чтобы по полученным данным четко выстраивалась структура документооборота не только на уровне подразделений, но и на уровне сотрудников, т.е. должен быть известен цикл прохождения каждого документа, начиная с его замысла до помещения в архив и последующего использования. Результаты анализа информации должны выявить все точки остановки документа (контроль, визирование и т.д.).
Таким образом, можно сформулировать следующие требования к содержанию перечня необходимой информации:
- • охват максимального числа бизнес-нроцессов организации, в том числе и бизнес-процессов информационного обеспечения СМК;
- • обеспечение возможности проследить цикл прохождения документации;
- • обеспечение формирования перечня применяемой нормативной документации;
- • обеспечение формирования перечня нормативной документации, подлежащей закупке;
- • обеспечение формирования перечня применяемых материалов, приобретаемых деталей, а также перечня их поставщиков;
- • сбор информации о процессах обеспечения качества;
- • формирование перечня потребителей организации и приобретаемой ими продукции.
Вышеперечисленная информация будет использована при построении моделей информационного обеспечения СМК организации «как есть» и «как должно быть», разработке шаблонов автоматической маршрутизации документации (автоматизации бизнес-нроцессов), электронных описаний изделий, структуры общей базы данных и механизмов информационного обеспечения СМК организации при внедрении технологий информационного обеспечения (рис. 2.3). В итоге все перечисленное должно привести к полному переходу организации на безбумажный документооборот и созданию автоматизированной системы управления качеством и, как следствие, повышению результативности, качества и конкурентоспособности продукции.
Для хранения собранной информации целесообразно создать специальную базу данных. В связи с этим предпочтительным являегся сбор всей необходимой информации в электронном виде, которая будет сохранена в соответствующих разделах базы данных.
Полученная информация подвергается анализу и на ее основе разрабатывается модель информационного обеспечения СМК организации «как есть» (рис. 2.4).
Рис. 2.3. Процедура повышения результативности, качества и конкурентоспособности продукции посредством улучшения информационного обеспечения СМК
Используя предложенную модель, рабочая группа совершенствования информационного обеспечения СМК совместно со службами качества и автоматизации разрабатывает детализированную модель информационного обеспечения СМК.
По результатам анализа исследуются механизм взаимодействия между подразделениями и процессы их информационного обеспечения. Изучаются способы взаимодействия, уровень взаимодействия, степень использования вычислительной техники и возможностей локальной сети при взаимодействии. Формируется перечень бизнес-процессов, реализуемых каждым подразделением, и должностных лиц, выполняющих эти действия.
В результате анализа собранной информации формируется четкое представление о состоянии информационного обеспечения СМК организации и, в частности, о механизмах взаимодействия подразделений, а также механизмах взаимодействия между сотрудниками внутри каждого подразделения.
При построении модели информационного обеспечения СМК организации (модели «как есть») необходимо провести анализ информационного обеспечения подразделений организации.
Одним из основных направлений анализа информационного обеспечения производственных подразделений (рис. 2.5) являются процессы, связанные с производством продукции.
Структурные подразделения организации
Рис. 2.4. Модель информационного обеспечения СМК организации (модель «как есть»)
Процессы СМК
Гпава 2
Рис. 2.5. Направления анализа информационного обеспечения производственных подразделений
Немаловажным направлением анализа является процесс обеспечения нормативной и технической документацией, грамотная организация которого позволит повысить качество производимой продукции. Этого также можно достичь путем совершенствования информационного обеспечения процессов закупки комплектующих и взаимодействия с поставщиками.
Основным направлением анализа информационного обеспечения подразделений-разработчиков (рис. 2.6) является процесс разработки конструкторской и технологической документации.
Рис. 2.6. Направления анализа информационного обеспечения подразделений-разработчиков
Основным направлением анализа информационного обеспечения испытательных подразделений (рис. 2.7) являются процессы испытаний и взаимодействия с поверочными и испытательными лабораториями. Также весьма важными являются процессы обеспечения нормативной и технической документацией и информацией об испытуемой продукции, средствах испытаний (появление на мировом рынке нового испытательного оборудования, выпуск и обновление программных продуктов в части организации и обработки результатов испытаний).
Рис. 2.7. Направления анализа информационного обеспечения испытательных подразделений
Основным направлением анализа информационного обеспечения обеспечивающих подразделений (рис. 2.8) является группа процессов удовлегворения нужд подразделений организации.
Рис. 2.8. Направления анализа информационного обеспечения обеспечивающих подразделений
Все бизнес-процессы, реализуемые подразделениями организации, влекуг за собой разработку, заполнение, контроль, визирование документов. На основе результатов обследования составляется полная схема документооборота в организации. Формируется перечень документов, создаваемых каждым подразделением и проходящих через них.
Для каждого тина документа фиксируется время, затрачиваемое на его разработку или заполнение, также фиксируется время нахождения проходящих документов в подразделении. Формируется перечень документов, обращающихся в электронной и в бумажной формах. Также создается перечень всех бумажных форм, используемых в организации. Эти данные необходимы для создания шаблонов маршрутизации документов и перевода организации на безбумажный документооборот, и для разработки структуры общей базы данных и механизмов информационного обеспечения СМК при внедрении PDM-системы.
В связи с тем, что большинство ранее выпущенных документов хранится в архиве, возникает необходимость сформировать перечень этих документов и распределить их но типам (группам). Также необходимо провести оценку частоты обращения к ним для определения документов, которые необходимо в первую очередь перевести в электронный вид, с целью совершенствования системы информационного обеспечения СМК.
Таким образом, в итоге на основании анализа результатов исследования функционирования подразделений должны быть проведены следующие виды работ и получена следующая информация:
- • сформулированы требования к анализу существующих в организации бизнес-процессов, определены критерии оценки бизнес-процессов;
- • должны быть проанализированы функции подразделений в соответствии с существующими положениями о них и с учетом стандартов организации или других нормативных документов, регламентирующих деятельность подразделений. Результаты анализа необходимо сравнить с функциями, которые эти подразделения выполняют в действительности;
- • должны быть рассмотрены и проанализированы все виды входящих и исходящих документов, а также документы, обращающиеся только внутри подразделений;
- • документы должны быть разделены на две группы:
- -документы, относящиеся к процессу разработки и производству продукции (конструкторские и технологические, ТЗ, заявки на КРЭ, графики работ, докладные и служебные записки и пр.);
- - административно-управленческие документы (приказы, распоряжения, докладные и служебные записки и пр.).
В каждой группе документы должны быть классифицированы следующим образом:
- а) входящие документы:
- - внутреннего использования, не порождающие исходящих документов;
- - содержащие информацию, необходимую для создания исходящих документов;
- - поступающие для рассмотрения и согласования, визирования, утверждения и т.гт и возвращаемые в новом статусе (согласованы, завизированы и пр.);
- б) исходящие документы:
- - создаваемые без использования входящих документов;
- - являющиеся результатом обработки входящих документов;
- - являющиеся входящими с измененным статусом (согласованы, завизированы и пр.);
- • для каждого типа входящих документов должны быть указаны:
- - подразделение-источник поступления и разработчик;
- - наличие типовой формы и требований к содержанию, установленных СТО или другими нормативными и техническими документами;
- - характеристики входного потока (диапазон и среднее значение, например, в единицах за месяц, квартал);
- • для каждого типа исходящих документов должны быть указаны:
- - подразделение-получатель;
- - используемые для разработки входящие документы;
- - наличие типовой формы и требований к содержанию, установленных СТО или другими нормативными и техническими документами;
- - используемые для разработки нормативные и технические документы;
- - используемые для разработки справочные данные (цены, наличие и тип оборудования для изготовления, его характеристики, поставщики и заказчики и их адреса и пр.);
- - характеристики выходного потока (диапазон и среднее значение, например, в единицах за месяц, квартал);
- - трудоемкость создания документа (диапазон и среднее значение);
- - временные затраты на создание документа (диапазон и среднее значение);
- - количество рабочих мест (исполнителей соответствующей квалификации), на которых может быть создан данный документ.
Полученная информация и построенная модель информационного обеспечения СМК (модель «как есть») позволят решать целый ряд задач, связанных с оптимизацией деятельности организации. На основании анализа должна быть построена модель информационного обеспечения СМК организации на основе применения информационных технологий (модель «как должно быть»), сформулированы концепции информационной интеграции и направления применения информационных технологий (в частности, PDM- системы и других технологий информационного обеспечения СМК) в части совершенствования информационного обеспечения СМК организации, включая выбор показателей оценки результативности и эффективности процессов, формирование целей внедрения информационных технологий и стратегии их достижения.
