Организация работы с документами в учреждениях социальной сферы

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систру документации. В настоящее время действует около двадцати унифицированных систем докумен гации. Стандартами установлены определение, назначение и состав видов документов, входящих в унифицированные системы, а также форматы, размеры полей документов, расположение частей и зон документа.

Унифицированная система организационнораспорядительной документации является системой, имеющей свой формуляр-образец (т. е. набор реквизитов и их расположение). Именно с этой системой документации сталкивается любой работник управленческого аппарата, и именно эта система документации включает наибольшее количество документов.

Требования к оформлению документов этой системы изложены в ныне действующих ГОСТах Р 511141— 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы докумен гации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Каждый докумен т состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, он определяется назначением документов, например, протокол, акт, приказ. Для реквизита с постоянной информацией высчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Служебные документы, как правило, составляются на бланке — стандартном листе бумаги, на котором воспроизведена постоянная информация и отведено место для переменной информации. ГОСТы предлагают два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех остальных видов документов [9].

В бланк письма входят следующие реквизиты: государственный герб, эмблема организации, наименование минис герства или ведомства (вышестоящего), наименование организации — автора документа, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, полный почтовый адрес, номер телефона/факса.

В общем бланке содержится следующая информация: государственный герб, эмблема организации, наименование минис герства или ведомства (вышестоящего), наименование организации — автора документа, наименование структурного подразделения, вид документа (или место может остаться свободным для последующего заполнения), место составления или издания документа.

Кроме того, на оба вида бланков могут наноситься ограничительные отметки (в виде черточек-уголков) для переменных реквизитов, имеющих закрепленное за ними место. В бланке для писем это дата, индекс (номер), ссылка на индекс и дату⁷ входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, место адресата. В общем бланке отмечается место таких реквизитов, как дата, индекс, заголовок, отметка о контроле исполнения, гриф утверждения. Уголками могуч быть также отмечены поля документа.

Для каждого из этих видов бланков допускаются угловой и продольный варианты расположения реквизитов. Для документов постоянного применения (например, справок с места работы или учебы, актов, договоров и т. и.) бланки могут быть изготовлены

с трафаретным текстом и пропусками для заполнения переменной информацией.

11ри подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате управленческой деятельное ги, необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Государственный герб могут помещать на своих бланках только организации, имеющие на это специальное разрешение от вышестоящего министерства (ведомства). Воспроизведение изображения герба должно точно соответствовать утвержденному чернобелому изображению и помещаться на верхнем поле документа над серединой реквизита «наименование министерства или ведомства».

Организация работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку и передач}⁷ дел в архив.

Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Нормальная работа организации возможна, когда любая необходимая информация может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения.

Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения.

Документы, поступающие в организацию и отправляемые из нее, внутренние документы, регистрируются.

Принимаются документы, поступающие в организацию по почте, факсу, электронной почте, через курьеров. При получении проставляется отметка, затем документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые (последними могут быть пригласительные и рекламные письма, прайс-листы, печатные издания, почта с пометкой «лично», документы, присланные для сведения и т. п.).

В регистрационную форму могут включаться следующие сведения (реквизиты): дата получения; номер валовой нумерации — регистрационный номер; дата документа; номер документа; количество листов в документе и приложении; вид докумен та; краткое содержание; автор и текст резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое подшит исполненный документ.

Регистрационная форма для исходящих документов практически аналогична, но есть и отличия: указываются название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер; дата документа; адресат, которому посылается документ; исполнитель; контрольная дата ожидаемого ответа.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего докумен та; вид докумен та (каждый вид документа нумеруется отдельно); дата документа; количество листов — докумен та и приложений (отдельно); ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ.

Зарегистрированные документы, входящие и внутренние, передаются исполнителям.

С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Прежде всего, контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения. Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.

Индивидуальные сроки исполнения определяются в документе, остальные документы контролируются по типовым срокам, установленным для определенных видов и категорий документов. Типовые сроки, как правило, ориентированы на 10 дней, более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов. Срок исполнения докумен та исчисляется с момента его регистрации.

В обязанности должностного лица, контролирующего исполнение документов в учреждении, входит: проверка соответсюия подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленные сроки; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов [9].

Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При наличии карточной формы регистрации в регистрационно-контрольную карточку заносится: номер ответного докумен та; краткое содержание выполненного поручения; дата снятия документа с контроля; подпись лица, снявшего документ с кон фоля; номер дела, в которое подшивается исполненный документ.

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. IНоменклатура дел намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

IНоменклатуры дел бывают фех видов: типовые, примерные и индивидуальные. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила. В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и которые правильно оформлены — имеют индекс, дату, подписи, отметку «в дело», т. е. являются исполненными. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одном деле, приложения фуп-пируются вместе с основными документами (если приложения имеют большой объем, то из них формируется отдельное дело).

Документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных, арбифажных, судебных и т. п. дел, фуппируются в отдельное дело. Следует раздельно фуппировать в дела документы постоянного и временного хранения. Не помещаются в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; подлинники фуппируются отдельно от копий (за исключением переписки); документы с фифом офа-ничения доступа фуппируются отдельно от документов без этого реквизита; утвержденные документы фуппируются отдельно от их проектов. Одно дело не должно превышать 250 листов, а его толщина — 4 см, и если дело получается толще, то начинают формировать следующий том (часть), имеющий те же индексы и заголовки.

Документы внутри дела можно располагать по вопросному, хронологическому, а также алфавитном)⁷, нумерационному принципам. Эта принципы часто комбинируются. Приказы по основной деятельности группируются о тдельно от приказов по личному составу. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела соответствующих сотрудников. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела от личных дел и располагаются в них по алфавиту. Переписка систематизируется в вопросно-логической и хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обращения граждан формируются отдельно от прочей переписки.

Правильная группировка документов в дела и рациональная систематизация документов внутри дел облегчит и ускорит поиск необходимой информации. Работу по организации и проведению экспер тизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия — совещательный орган, назначаемый приказом руководителя учреждения. В состав комиссии обязательно включается специалист, ответственный за организацию работы с документами и заведующий архивом. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром всех дел, при этом подлежат изъятию все документы с временными сроками хранения, черновики, дубликаты. По результатам работы экспертной комиссии составляются описи дел постоянного и временного хранения и акты о выделении дел к уничтожению.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года подлежат оформлению и описанию. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения: дела постоянного хранения подлежат полном)⁷ оформлению, а дела временного хранения — частичному.

Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела (черным карандашом в верхнем правом углу на свободном месте арабскими цифрами); составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи (для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации); внесение уточнений в обложку дела — уточнение заголовка, даты заведения и окончания дела, названия сгруктурного подразделения. Дела временного хранения должны подлежать частичном)⁷ оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять и не проводить пересистематизацию в деле.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов в табличной форме и состоит из следующих граф: номер по порядку; индекс документа; дата документа; заголовок документа; номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов дела может состоять из нескольких листов — в этом случае они нумеруются римскими цифрами. Помешается внутренняя опись документов в начале дела, под обложкой. Заверигельная надпись делается на отдельном лис те формата А4 (а не на обороте последнего листа) и помещается в конце дела. Кроме количества листов в деле, она может в случае необходимости фиксировать особенности физического состояния дела.

С целью систематизации и закрепления за каждым делом индивидуального номера внутри фонда, а также для учета дел составляется опись дел. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Одновременно должны составляться три разные описи: на дела постоянного, временного хранения и на личные дела. Все описи ведутся с единой валовой нумерацией в течение ряда лет и заканчиваются по согласованию с архивом. До передачи в государственный архив опись не сшивают, а хранят в папках.