Технологии обработки текстовой информации
Революция в автоматизации делопроизводства в офисе в 80-е годы прошлого века стала реально возможна благодаря созданию и широкому распространению персональных компьютеров. Персональные компьютеры в первую очередь вытеснили из обращения пишущие машинки, составлявшие основу технических средств подготовки печатных документов. Преимущества компьютера, оснащенного специальным текстовым процессором (редактором), перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, иго обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов. Разделение во времени этапов подготовки документа, таких как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать, сделало процесс создания документа более простым и технологичным.
Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.
Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как «автотекст» и «автозамена», использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.
Наличие внешней памяти компьютера обеспечивает удобное длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.
Существенно упрощают процедуру ввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа в текстовые редакторы.
Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра обеспечивают получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.
Современные тенденции совершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и глобальных компьютерных сетях пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные в формате web-страниц.
Наиболее распространенными в мире являются текстовые процессоры Microsoft Word, WordPerfect, WordStar.
Для подготовки особых видов текстовых документов, буклетов, визиток, брошюр, оформления сборников, журналов и книг используются специальные издательские системы, обладающие наряду с функциями работы с текстом средствами верстки. Типичными примерами наиболее распространенных издательских систем являются Adobe PageMaker, Ventura Publisher.
