Сущность процессного подхода и задачи информационного обеспечения

Задачи:

• • изучить особенности процессного подхода и задачи системы бухгалтерского учета по информационному обеспечению управления;
• • понять отличия функций и бизнес-процессов;
• • изучить основные термины, относящиеся к бизнес -процессам;
• • освоить терминологию процессного подхода;
• • сформировать представление о классификации бизнес-процессов.

Сущность процессного подхода

Управление бизнесом представляет собой сложный процесс, требующий решения разнообразных задач с позиций системного подхода. В менеджменте используются два основных подхода к анализу и построению деятельности организации: функциональный и процессный.

Обязательным для управления является создание организационной структуры, в которой должны быть выделены объекты управления (то, чем управляют) и субъекты управления (кто управляет), создана система коммуникаций, обеспечивающих взаимосвязи различных элементов системы. Организационная система характеризуется вертикальными и горизонтальными связями между элементами. Вертикальные связи образуют иерархические уровни управления, основаны на административном подчинении. Горизонтальные связи, как правило, основаны на принципах специализации, разделения и кооперации при выполнении каких-либо работ, процессов, деятельности.

Существует много определений процесса и бизнес-процесса, которые не противоречат, а скорее дополняют друг друга. Понятие и описание бизнес-процесса будет дано в следующем параграфе. Для понимания сущности процессного подхода будем исходить из следующего.

Процесс - это любая операционная (производственная, функциональная) или административная (управленческая) система, которая преобразует ресурсы в желательные результаты. Процесс - это взаимосвязанные работы, выполняемые как единая последовательность операций, то есть элементарных действий, выполняемых в логической очередности исполнителями. Для сложных процессов последовательность работ определяется связями различных структурных подразделений, осуществляющих деятельность.

Эрикссон дает определение бизнес-процесса как цепи логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

М. Хаммер и Дж. Чампи под бизнес-процессом понимают «совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя» [37].

Следует учитывать, что в организации, независимо от подходов, применяемых в менеджменте, существуют функции (подразделения) и процессы.

При функциональном подходе организация рассматривается как совокупность функций, выполняемых структурными подразделениями, специализирующимися на отдельных видах работ. Эти функции пронизываются вертикальными связями иерархической системы подчиненности. Основное внимание уделяется совершенствованию функций управления (работе подразделений). Предполагается, что оптимизированная работа каждого подразделения приведет к оптимальной работе организации в целом

Применение процессного подхода предполагает управление процессами, выполняемыми организацией для достижения главных целей, а подразделения рассматриваются как структурные единицы - участники единого бизнес-процесса. В этом случае деятельность всей организации можно представить как сеть взаимосвязанных процессов.

Отличие бизнес-процессов от функций состоит в том, что функция - это:

• • совокупность однородных видов деятельности;
• • совокупность специализированных видов деятельности;
• • часть бизнес-процесса и может входить в различные бизнес-процессы.

В системе управления выделяются различные функции, например: планирование, организация, учет, контроль и др. Эти функции могут быть частью различных процессов: процессов заготовления ресурсов, процессов производства, реализации и получения доходов и др.

Отличительные характеристики бизнес-процессов и функций приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Отличие бизнес-процессов и функций

Каждый бизнес-процесс характеризуется:

• — четко определенными во времени границами (началом и концом);
• — внешними связями (интерфейсами), которые связывают его с другими бизнес-процессами внутри организации или с внешней средой;
• — последовательностью выполнения функций и правилами их выполнения (бизнес-правилами). Для каждой функции, входящей в бизнес-процесс, должны быть определены ее место в общей последовательности работ, исполнитель, условия инициации, время и стоимость выполнения.

Деятельность организации можно детализировать с точки зрения процессного подхода по нескольким уровням.

Операция - минимальная для анализа часть деятельности отдельного сотрудника, выполняемая им без проведения осознанного контроля.

Действие - несколько последовательно выполняемых операций, после реализации которых исполнитель осуществляет осознанный контроль (выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться не на уровень начинающего работника, а на уровень профессионала).

Процедура — несколько последовательно выполняемых действий, осуществляемых конкретным исполнителем. У процедуры должен быть результат: документ, продукт или недокументированная информация (устное сообщение, электронное письмо, факс...), в зависимости от процесса.

Бизнес-процесс базового уровня - последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых различными исполнителями и приводящая к получению законченного и значимого результата для организации. Например, заключенный договор, акт сдачи-приемки, товар на складе и т.п.

Направление деятельности - укрупненная часть деятельности организации, состоящая из одной или нескольких групп бизнес-процессов базового уровня.

Закономерным является вопрос о том, для каких организаций актуально использование процессного подхода в управлении? Ответить на этот вопрос можно, если учесть несколько факторов.

Процессный подход следует использовать для организаций крупного бизнеса, когда сформирована централизованная система управления и на первый план выходят проблемы взаимодействия подразделений и контроля за эффективным использованием ресурсов. Обязательным элементом управления бизнес-процессом является его регламентация. Поэтому описание и регламентация уместны в отношении сформировавшихся и устойчиво повторяющихся процессов. При большом разнообразии и вариативности процессов для описания чаще используются моделирование и тестирование, возможны и другие подходы.

Необходимо также учитывать характер деятельности организации. Например, предприятия серийного производства характеризуются как предприятия с повторяющимися, устойчивыми бизнес-процессами. При позаказном производстве, как правило, отсутствуют устойчивые бизнес-процессы. Для строительного бизнеса корректнее использовать проектный подход, в основе которого план, определяющий сроки выполнения проекта, потребность в ресурсах, сметную стоимость (себестоимость) работ и др.

Все сказанное позволяет сделать следующие уточнения. Часть деятельности называется:

задачей - если это однократно выполняемая работа одного исполнителя за короткое время (т.е. каждое новое задание выполняется одним сотрудником, каждый раз по новым или меняющимся правилам);

функцией - если это регулярная работа одного исполнителя, выполняемая по известным ему правилам (т.е. каждое новое задание выполняется одним сотрудником, но всегда по установленным, повторяющимся, известным ему правилам);

проектом - если это однократно выполняемая работа многих исполнителей за длительное время (т.е. каждое новое задание выполняется многими сотрудниками, каждый раз по заново сформулированным правилам и алгоритмам);

процессом — это регулярно выполняемая работа многих исполнителей по четко зафиксированным правилам и алгоритмам.

Процессный подход требует создание соответствующего информационного обеспечения управления. Бухгалтерских учет как часть системы управления занимает важное место в информационном обеспечении принятия управленческих решений. При этом следует признать, что процессы организации прямо не выделены в качестве объектов бухгалтерского учета. В качестве объектов бухгалтерского финансового учета выделяют:

• - факты хозяйственной жизни;
• - активы;
• - обязательства;
• - источники финансирования деятельности;
• - доходы;
• - расходы.

Другие объекты бухгалтерского учета, как правило, выделяют в управленческом учете, это могут быть и бизнес-процессы. Однако построение системы учета, обеспечивающей управление бизнес-процессами, требует разработки специальных подходов. В международной практике эти вопросы рассмотрены в Положениях управленческого учета (SMA) IMA США, служащих теоретической базой организации эффективного управления бизнес-процессами и реинжиниринга компаний.

Процессный подход к формированию учета непрерывно связан с развитием систем управления и новыми подходами. В основу концепции процессного подхода и совершенствования управления на этой основе положены:

• • принципы построения систем менеджмента качества, предложенные в стандартах МС ИСО серии 9000 : 2000 г.
• • цикл Р - D - С - A (Plan - Do - Check - Act), который часто называют циклом Деминга;
• • принципы построения BSC (Balance ScoreCard), разработанные Нортоном и Капланом;
• • принципы управления проектами, т. к. любые изменения в организациях выполняются как проект;
• • мировой опыт в области построения систем менеджмента и улучшения деятельности организаций.

Эту взаимосвязь экономисты рассматривают в соответствии с этапами развития менеджмента и управленческого учета.