Запросы

Запрос - это операция отбора записей из таблиц, сопровождаемая созданием виртуальных таблиц.

Запросы являются базовым средством для анализа данных. С их помощью можно:

• • фильтровать и сортировать данные;
• • производить расчеты;
• • группировать записи (рассчитывая различные итоговые значения);
• • вносить изменения сразу в несколько записей;
• • создавать таблицы.

Запрос представляет выражение на языке SQL. Существуют две группы запросов:

1) создающие виртуальную таблицу;

2) редактирующие данные в базе.

К первой группе относятся шесть видов запросов:

1) простой запрос. Меню Создать - в диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос (рис. 5.18);

Рис. 5.18

• 2) запрос на выборку - позволяет производить отбор записей, группировку и строить выражения;
• 3) перекрестный запрос - позволяет строить таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса (похож на сводные таблицы в MS Excel);
• 4) запрос с параметрами - перед выполнением запрос потребует ввести критерий отбора;
• 5) запрос на повторяющиеся записи - осуществляет поиск записей, имеющих одинаковые значения в заданных полях;
• 6) запрос Записи без подчиненных - осуществляет поиск записей в основной таблице, для которых нет связанных записей в подчиненной таблице.

Запросы могут создаваться несколькими способами:

• • мастер запросов;
• • режим конструктора.

С помощью Мастера можно быстро создать простой запрос на выборку или один из трех специальных запросов (перекрестный, на повторяющиеся записи, записи без подчиненных). Остальные возможности запросов (расчеты, сортировка и т. д.) реализуются с помощью Конструктора.

Режим конструктора

• 1. Выбрать пункт Запросы в окне Базы данных.
• 2. Кликнуть по кнопке |Создать| и выбрать Конструктор. После этого открываются окно Бланк Запроса и окно Добавление таблицы (рис. 5.19).

Рис. 5.19

• 3. В окне Добавление таблицы выбрать таблицу (таблицы), поля которой (которых) требуется включить в запрос, кнопкой Добавить! поместить эти таблицы в окно Бланк Запроса и закрыть окно.
• 4. Двойным кликом выбрать поля, включаемые в запрос (рис. 5.20).

• 5. Указать направления сортировки в полях, которые надо сортировать.
• 6. Отметить флажком поля, которые нужно выводить на экран запроса.
• 7. Задать условия отбора записей.
• 8. После закрытия окна Бланк Запроса ввести имя созданного запроса.

Группировка - обработка и обобщение значений данного поля с помощью определенных функций.

• 1. Перейти в поле, по которому надо провести группировку.
• 2. Вызвать Контекстное меню - Групповые операции.
• 3. Появится строка Групповая операция: выбрать нужную функцию.
• 4. Запустить запрос. Меню Запрос - Запустить или кликнуть
• 14

по кнопке

Построитель выражений

Используется для ввода в формулу функций и ссылок на различные объекты.

Создание вычисляемого поля

1. Курсор поставить в свободное поле запроса в строку Поле (рис. 5.21).

Рис. 5.21

• 2. Вызвать Контекстное меню - Построить или на панели инструментов кнопка Построить .
• 3. Ввести формулу вручную или воспользоваться Построителем выражений (рис. 5.22).

Рис. 5.22

Запросы на редактирование

К этой группе относятся четыре вида запросов:

• 1) запросы на добавление - позволяют скопировать данные из одной таблицы в другую, минуя буфер обмена. Можно добавлять данные частично, выбирая поля;
• 2) запросы на обновление - позволяют автоматизировать обработку данных. Изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием;
• 3) запросы на удаление - позволяют удалять большое число записей из таблиц;
• 4) запросы на создание таблицы - средство создания новой таблицы на основе нескольких таблиц (на основе копирования данных).

Создание запросов на редактирование

• 1. Создать запрос на выборку.
• 2. Создать все требуемые критерии отбора.
• 3. Изменить тип запроса, выбрав нужный в меню Запрос.
• 4. Выполнить запрос командой Запрос - Пуск.
• 5. Сохранить (при необходимости) запрос и закрыть окно Бланк Запроса.