MICROSOFT OFFICE 2007 (EXCEL, POWERPOINT И WORD)

Первое знакомство c Microsoft Office 2007

Комплексная цель. Ознакомить с лентой инструментов всех офисных приложений.

Многие программы системы Microsoft Office 2007 имеют новое оформление. Большинство меню и панелей инструментов исчезло, а вместе с новым оформлением пришли новые и более простые способы использования клавиатуры.

При открытии Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Access 2007 или создании нового сообщения в Office Outlook 2007 можно увидеть много знакомых элементов, таких как документ Word или лист Excel. Но также можно заметить, что верхняя часть окна приобрела новый вид.

Старое представление, содержавшее пункты меню и панели инструментов, заменено лентой, расположенной вверху окна. Лента содержит вкладки, нажав которые, можно увидеть уже известные команды. Команды и другие необходимые инструменты теперь на виду и готовы к использованию.

Рис. 2.1. Лента - новый центр управления в приложениях Office 2007

Вместо поддержки около 30 невидимых панелей инструментов и команд, спрятанных глубоко в меню или в диалоговых окнах, сейчас имеется один центр управления, который объединяет основные элементы и держит их на виду.

Что расположено на ленте

Рис. 2.2. Лента состоит из трех элементов: вкладок, групп и команд

Лента состоит из трех основных элементов.

• 1. Вкладки расположены вдоль верхней линии ленты. На каждой из них представлены инструменты для решения основных задач в данной программе.
• 2. Группы представляют собой наборы родственных команд, отображенных на вкладках. В них включены все команды, которые могут понадобиться для выполнения определенного типа задач, они остаются на экране и готовы к использованию, предоставляя визуальную помощь.
• 3. Команды собраны в группы. Командой может быть кнопка, строка меню или поле, в которое вводятся данные.

Как начать работу?

Начните с первой вкладки. Например, первой вкладкой в программе Word 2007 является вкладка Главная. Основной задачей, выполняемой в Word, является создание текстов, поэтому команды на вкладке Главная используются наиболее часто при написании документов: команды для форматирования шрифта (в группе Шрифт), настройки абзаца (в группе Абзац) и стили текста (в группе Стили).

Другие программы выпуска 2007 системы Microsoft Office организованы так же: на первой вкладке помещены команды для ключевого вида работ. Первая вкладка в Excel, PowerPoint и Access также называется Главная. В Outlook при создании сообщения первой отображается вкладка Сообщение.

Как организованы команды

Команды организованы в соответствии с тем, как они используются. Исследования компании Майкрософт показали, что люди предпочитают иметь базовый набор команд, которые они намерены постоянно применять. Эти базовые команды теперь видны лучше всего.

Например, команда Вставить. Это одна из самых часто используемых команд. Почему бы в окне не выставить ее вперед вместе с родственными ей командами Вырезать и Копировать!

Команды, которые часто используются, не должны больше делить пространство в меню или на панели инструментов с множеством не относящихся к делу команд. Если они используются часто, то должны находиться под рукой.

Команды, используемые не очень часто, не так заметны на ленте. Например, многие используют команду Специальная вставка не так часто, как Вставить. Поэтому, чтобы добраться до команды Специальная вставка сначала щелкните стрелку на кнопке Вставить. Дополнительные команды, доступные только тогда, когда они нужны.

Команды, используемые часто, находятся на ленте и всегда готовы к работе. Некоторые другие команды появляются только, когда они необходимы в ответ на произведенные действия.

Например, если документ Word не содержит рисунка, команды для работы с рисунками не нужны.

Но после вставки рисунка в документ Word появляется вкладка Работа с рисунками вместе с вкладкой Формат, содержащей команды, необходимые для работы с рисунком. После завершения работы с рисунком вкладка «Работа с рисунками» исчезает.

Если снова нужно поработать с рисунком, просто щелкните его и эта вкладка со всеми необходимыми командами появится снова. Word знает, какие действия производятся и предоставляет необходимые инструменты. Лента откликается на действие пользователя. Поэтому не стоит беспокоиться, если постоянно не видны все команды. Начните работу и необходимые команды будут под рукой.

Другие возможности, доступные при необходимости

Если видна маленькая стрелка ® в нижнем правом углу группы, это значит, что в группе имеются дополнительные возможности. Щелкните эту стрелку (которая называется кнопкой вызова диалогового окна) и появится диалоговое окно или область задач с другими командами.

Например, в PowerPoint на вкладке Главная группа Шрифт содержит все команды, которые чаще всего используются для изменения шрифта: команды для изменения начертания и размера шрифта, а также для превращения шрифта в полужирный, курсив или подчеркнутый.

Но если необходимо вызвать редко используемую возможность, такую как верхний индекс, нажмите стрелку Ц*] в группе Шрифт, чтобы открыть диалоговое окно Шрифт, в котором есть верхний индекс и другие возможности, относящиеся к шрифтам.

Перед выбором эффекта воспользуйтесь режимом предварительного просмотра.

При выборе шрифта, цвета и других атрибутов форматирования можно увидеть «живой» предварительный просмотр выбранного варианта перед тем, как принять решение. Лучшие результаты можно получить, выбирая необходимые варианты с первого раза. Для использования «живого» предварительного просмотра, остановите курсор на нужном варианте. Текущий документ изменится и отобразит выбранный вариант, чтобы можно было сделать правильный выбор. Затем, после того как выбор сделан, щелкните нужный вариант, чтобы его применить.

Если часто используются команды, которые не так быстро доступны, как хотелось бы, добавьте их на Панель быстрого доступа, находящуюся над лентой при первом открытии программы Microsoft Office. На этой панели команды всегда видны. Для этого надо щелкнуть правой клавишей мыши по кнопке выбранной команды, а затем выберать команду Добавить на панель быстрого доступа. Для удаления кнопки щелкните ее правой клавишей мыши и затем выберите команду Удалить с панели быстрого доступа.