Создание сводных таблиц с несколькими полями данных

Если источник данных содержит несколько полей с данными, то их можно отразить в сводном отчете, добавив каждое поле в область данных отчета. По умолчанию создается таблица, которая содержит поле с указанием итоговой функции в самом крайнем левом столбце таблицы при подведении итогов по одному полю (см. пример на рис. 2.49, где приведено поле с заголовком Сумма по полю Поставки). Если анализируется более двух полей данных, то мастер сводных таблиц и диаграмм формирует поле с заголовком Данные (рис. 2.54) для подведения итогов по полям Поставки и План. Перетаскивая этот заголовок, например, в область столбцов, можно получить таблицу с новой структурой.

Рис. 2.54. Сводная таблица с выводом итогов по двум полям

На рис. 2.54 приведен окончательный вариант сводной таблицы, в которой отредактированы названия полей. Если возникнет необходимость в удалении поля из области данных, то можно перетащить заголовок Данные за пределы сводной таблицы (процедура удаления описана в параграфе 6.3). При этом Excel удалит все поля из области данных. Потом необходимо снова из окна Список полей сводной таблицы перетащить в область данных те поля, которые должные отразить требуемые показатели.

Сортировка элементов в сводных таблицах

При использовании стандартной процедуры сортировки (команда Сортировка из меню Данные) Microsoft Excel упорядочивает все элементы полей и сохраняет этот порядок при преобразовании таблицы. Например, для сортировки элементов поля Данные (см. рис. 2.54) по убыванию (в обратном алфавитном порядке) необ-

Я|| ходимо выделить ячейку В5, а затем нажать кнопку Сортировка по убыванию . ^Afl на Стандартной панели инструментов. Excel изменит порядок отображения полей на обратный.

Автосортировка элементов и полей сводной таблицы

В Microsoft Excel реализовано еще одно средство — автосортировка, которое упорядочивает элементы поля и сохраняет заданный порядок сортировки при преобразовании таблицы. В отличие от команды Сортировка данная процедура обладает более широкими возможностями. Автосортировка имеет приоритет перед обычной сортировкой. Так, если включена автосортировка для поля сводной таблицы, то выполнить упорядочивание данных с помощью команды Сортировка не удастся до тех пор, пока не будет отключен режим автосортировки.

Для выполнения автосортировки необходимо выполнить следующие действия:

А1. Щелкнуть правой кнопкой мыши элемент или кнопку поля, значения которого надо отсортировать.

А2. В контекстно-независимом меню выбрать команду Параметры поля.

АЗ. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы нажать кнопку Дополнительно.

А4. В появившемся диалоговом окне Дополнительные параметры сводной таблицы (рис. 2.55) задать следующие параметры:

• • в разделе Параметры сортировки установить переключатель По возрастанию или По убыванию',
• • в раскрывающемся списке С помощью поля выбрать поле, значение которого необходимо использовать в процессе сортировки;
• • нажать кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы.

А5. Нажать кнопку ОК в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы.

Например, если необходимо отсортировать элементы поля Товар таким образом, чтобы первым отображался товар с наименьшим общим итогом поставок, то в диалоговом окне Дополнительные параметры сводной таблицы надо сделать установки, показанные на рис. 2.55.

Рис. 2.55. Задание параметров автосортировки в диалоговом окне Дополнительные параметры сводной таблицы

Примечания. Для отключения процедуры автосортировки в диалоговом окне Дополнительные параметры сводной таблицы (рис. 2.55) в разделе Параметры сортировки необходимо установить переключатель Вручную.

Нестандартная сортировка элементов и полей сводной таблицы

Обычно данный вид упорядочивания элементов применяется в случае, если пользователя не удовлетворяют результаты сортировки по убыванию или возрастанию. Так, например, необходимо отсортировать элементы поля Восток (т. е. переставить местами элементы План и Поставки), не затрагивая все другие элементы поля Регион Получатель (рис. 2.54). Нестандартный порядок сортировки элементов в сводной таблице можно реализовать несколькими способами.

Можно создать свой список сортировки с помощью вкладки Списки команды Параметры из меню Сервис (см. пункт 2.2.2.1 главы 2).

Второй способ основан на замене заголовков элементов поля. Например, чтобы изменить порядок расположения (неалфавитная сортировка) элементов Восток и Запад (рис. 2.54) можно выполнить следующие действия:

• 1. Щелкнуть по ячейке А6.
• 2. Заменить слово Восток на слово Запад.
• 3. Нажать ENTER на клавиатуре.

В результате Microsoft Excel выполнит перестановку двух заголовков.

Этих же результатов можно добиться, если:

• • выделить диапазон ячеек А6:А7, соответствующий заголовку Восток;
• • установить указатель мыши на границу области выделения и, как только он

примет форму , перетащить выделение на место заголовка Запад.

Нестандартный порядок сортировки сохраняется при обновлении сводной таблицы.