Копирование данных в приложения Microsoft Office

Если в документе нс требуется работать с обновляемыми данными, то можно воспользоваться статическим набором данных из таблицы, запроса или сводной таблицы. Для этого следует скопировать фрагмент данных и затем вставить его на лист в Excel или в документ Word. При копировании всей или части сводной таблицы в другую программу текст и значения из сводной таблицы становятся частью документа Word или рабочей книги Excel. При этом не создается связь между исходными данными и скопированными данными в документе или рабочей книге. Скопированные данные не обновляются и представляют собой формальный текст. Чтобы скопировать всю сводную таблицу, следует ее сначала выделить, нажав комбинацию клавиш CTRL + А, а затем применить команду Копировать из меню Правка. В результате копирования не поддерживается конвертирование графических элементов сводной таблицы.

ё¹ Примечание 3. Если сводную таблицу вывести в режиме просмотра сводной диаграммы, то при вставке ее в документ Word или Excel будет внедрена сводная таблица, соответствующая диаграмме.

Описанную процедуру публикации данных можно осуществить также путем копирования с помощью мыши из одного приложения в другое. Для этого следует сначала запустить приложение Microsoft Office, например FrontPage, в которое требуется вставить копируемые данные. Затем открыть окно базы данных в Microsoft Access, перейти на вкладку соответствующего объекта и, удерживая нажатой клавишу CTRL, перетащить выделение или объект в приложение. Описанная процедура справедлива для приложений, поддерживающих внедрение объектов OLE.

Экспорт данных или объектов из Microsoft Access

При экспорте таблиц, запросов, отчетов или форм из базы данных в другие приложения необходимо соблюдать следующие условия и ограничения:

• 1. Microsoft Access не поддерживает экспорт схемы базы данных в проект Microsoft Access или в базу данных Microsoft Access.
• 2. Нельзя экспортировать запросы или связи из базы данных Microsoft Access в проект Microsoft Access.
• 3. В документ XML можно экспортировать главную таблицу и все связанные таблицы. При конвертировании в другую базу данных за одну операцию можно внедрить только один объект. Если необходимо экспортировать в БД несколько объектов, то следует открыть базу данных, в которую необходимо вставить объекты, и выполнить импорт требуемых объектов.
• 4. При экспорте объекта в другую базу данных может возникнуть необходимость в экспорте связанных с ним объектов. Например, отчет может использовать запрос в качестве источника записей, а этот запрос может быть основан на связи между двумя таблицами. Поэтому вместе с запросом следует экспортировать и соответствующие таблицы.
• 5. При экспорте страницы доступа к данным экспортируется только ссылка на соответствующий файл HTML. Расположение HTML-файла не изменяется.

Процесс экспорта данных из базы данных практически ничем не отличается от импорта данных. Например, для экспорта данных в документ Microsoft Word необходимо:

• а) в окне базы данных выбрать имя таблицы или запроса для экспорта и затем применить команду Экспорт из меню Файл;
• б) в появившемся диалоговом окне Экспорт объекта в поле Тип файла выбрать значение Microsoft Word Merge (*.txt);
• в) задать диск и папку с помощью кнопки раскрытия списка в поле Папка, где должен хранить созданный документ Word;
• г) ввести имя в поле Имя файла и нажать кнопку Экспорт.

Microsoft Access автоматически создает источник данных, содержащий имена полей и все данные из таблицы. Операция экспорта по своей сути является аналогом процедур копирования и вставки данных через буфер обмена.