Оформление дополнительных разделов к описи дел

При передаче дел фирмы на государственное хранение описи должны иметь такие дополнительные разделы: оглавление, список сокращенных слов, предисловие, различные указатели и завсритсльный лист. При первой передаче дел в государственный архив составляют заглавный лист описи, на котором, кроме наименования ведомства, самой фирмы и ее структурного подразделения, в хронологическом порядке перечисляют все изменения в названии фирмы с указа нием их дат. Ниже показан электронный бланк заглавного листа описи дел (обозначения на электронном бланке см. в главе 9).

[Наименование ведомства] [Текущее наименование фирмы] [Наименование структурного подразделения]

[Переименования названий фирмы с указанием крайних годов существования этих названий до следующего

переименования в хронологическом порядке]

Фонд № [число]

Опись № [число]

дел постоянного хранения [или наименование группы документов]

за [год начала]-[год окончания] годы

В данной описи пронумеровано [число цифрами и прописью]листов

Листов оглавления — [число цифрами]

В опись внесено [число цифрами и прописью] дел за [год начала]-[год окончания] годы

[Должность лица, ответственного за делопроизводство на фирме]

[Подпись] [Расшифровка подписи]

[Дата] [Место печати]

Рис. 10.2. Бланк заверительного листа к описи дел постоянного хранения

Описи на дела постоянного и долговременного хранения в архивных учреждениях в целях обеспечения их длительной сохранности необходимо составлять на высококачественной бумаге с использованием лазерных принтеров и ксерокопировальных аппаратов (см. главу 13).

Рис. 10.1. Электронный бланк заглавного листа описи дел

После заглавного листа помещают оглавление описи с обозначением годовых разделов, структурных подразделений фирмы и указанием соответствующих листов описи, на которых они размещены. В списке сокращенных слов, располагаемом после оглавления, в алфавитном порядке перечисляют все сокращения, применяемые в описи. Затем в предисловии к описи кратко излагают историю фирмы и ее документального фонда, порядок построения описи, особенности оформления и описания дел (см. предыдущий подраздел).

Предметный, именной, географический или смешанный указатели помещают в конце описи за последним ее годовым разделом. Выбор вида указателя определяется составом документов и необходимостью создания условий для наиболее полного использования документов, включенных в опись.

В заверительном листе к описи дел, который помещают в конце описи после указателей, проставляют количество листов описи, общее количество внесенных в нее дел, годы ее начала и окончания — так, как это показано на следующем рис. 10.2.

Опись ведется с единой (валовой) нумерацией дел в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным учреждением. Листы законченной описи нумеруют единой валовой нумерацией, оглавление нумеруют отдельно.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >