Алгоритм принятия решений при контроле исполнения поручений

Решение проблемы своевременного исполнения управленческого решения напрямую связано с организацией системы повсеместного контроля его исполнения и с реализацией механизмов выхода из проблемных ситуаций, описанных в предыдущем разделе, возникающих при нарушении сотрудником сроков исполнения конкретных поручений.

Одним из способов описания задачи принятия решений при организации контроля организационно-распорядительной деятельности является «математический аппарат таблиц решений (TP)» [5].

Таблица решений является средством задания соответствия между значениями элементов некоторого конечного множества условий, определяющих ситуации, и последовательностями конечного множества действий, определяющих принимаемые решения, и состоит из двух частей [5] (см. табл. 3.1).

Верхняя часть таблицы определяет ситуации, в которых требуется выполнять некоторые действия. Первый столбец этой части представляет собой список переменных, или условий, от значений которых зависит выбор определяемых ситуаций. В каждом следующем столбце указывается комбинация значений условий, определяющая конкретную ситуацию.

Нижняя часть таблицы решений предлагает набор действий, которые требуется выполнить в той или иной ситуации, определяемой в верхней части таблицы решений. Она также состоит из нескольких строк, каждая из которых связана с каким-либо одним конкретным действием, указанным в первом поле (столбце) этой строки. В остальных столбцах этой строки указывается, следует ли выполнять это действие в данной ситуации или не следует. Таким образом, первый столбец нижней части этой таблицы представляет собой список обозначений действий, которые могут выполняться в той или иной ситуации, определяемой этой таблицей. Кроме того, в нижней части таблицы определяется порядок выполнения действий.

Таблица 3.1 - Таблица решений

Как справедливо отмечается в [5], описание механизмов принятия решений в виде таблицы решений обладает следующими преимуществами:

• • при построении таблицы решений необходимо провести «классификацию всех возможных условий, правил и действий» [25], что обеспечивает в последующем адекватную проверку таблицы на полноту и непротиворечивость;
• • построенную таблицу решений при необходимости достаточно легко модифицировать и расширить дополнительными условиями и действиями;
• • при описании сложных задач возможно построение многоуровневых таблиц решений произвольной глубины, при этом конкретные решения подчиненной таблицы выступают в роли отдельных условий старшей таблицы;
• • с помощью таблицы решений можно описать механизм принятия решений для различных предметных областей, от медицинских до юридических.

В формальном виде таблицу решений предлагается описывать в виде следующего кортежа: < S, Y, R, X, С, А >, где S = {$i}, г = 1,т —множество условий, описывающих параметры выбранной предметной области; Y = {у/}, j = 1, Ar — множество действий.

Оптимальная последовательность действий у^опт при возникновении ситуации в сочетании с некоторым набором условий определяется как

?/^ПТ = Л=(л₁, Л₂,... Л_к),

где л — последовательность чисел натурального ряда, определяющих организационный регламент выполнения действий.

7? = {г_р}, р = 1,п —множество решающих правил, называемых правилами решений, определяющих конкретные действия, выполняемые при заданных значениях параметров из множества условий.

X = {.т_б/}, q = 1, ш — множество векторов нормативных данных, где

{x₉} = {Sf,S’...Sf}.

С =|| С(р ||, А =|| dj_P || — матрицы взаимосвязей множеств векторов данных и векторов действий.

Столбцы Су матрицы С задают возможные разбиения множества X на п непе-ресекающихся классов, характеризующихся определенным действием, а столбцы а_р матрицы А задают отношения между множеством условий S и множеством действий Y.

R_p = (^cpi Ор) называется решающим правилом, а элементы матриц С и А определяются следующим образом:

• -гр -
• 1, о,

если

если

если

условие Si для правила R_p выполняется;

условие St для правила R_p не выполняется;

условие Si для правила R_p несущественно.

{а, е (1..... т), если условие R_p приводит к выбору решения у,;

О, в противном случае.

Таким образом, будем считать, что правило определяет действие, выполнение которого произойдет при конкретном сочетании результатов проверки условий.

Исходя из формального описания ТР для построения ТР необходимо:

• 1) определить проблемную ситуацию;
• 2) определить и упорядочить перечень необходимых и достаточных условий, адекватно описывающих задачу;
• 3) определить последовательность проверки условий (наступления соответствующего события) и процедуру вычисления соответствия между значениями нормативных и фактических параметров описания проблемной ситуации;
• 4) определить перечень действий, необходимых для ликвидации проблемной ситуации;
• 5) сформировать множество решающих правил для определения однозначного соответствия между входами условий и действиями, а также безусловные переходы по правилу.

Рассмотрим последовательно каждый из выделенных этапов применительно к рассматриваемой предметной области. В качестве проблемной ситуации будем рассматривать следующее: решение ставится на контроль исполнителю, при этом может возникнуть ситуация, когда решение не выполнено в срок. В этом случае руководителю надо принять решение о его дальнейшей судьбе: либо вывести решение из жизненного цикла в связи с потерей актуальности, либо внести корректировки и повторить исполнение решения. Помощнику по контролю при этом необходимо обеспечить контроль исполнения решения в течение всего его жизненного цикла. В этом случае может быть определено следующее множество условий:

• • решение не исполнено за один день до истечения срока;
• • решение исполнено в срок;
• • решение не исполнено в срок в связи с временной нетрудоспособностью исполнителя либо в связи с другими обоснованными причинами;
• • решение не исполнено в срок в связи с отсутствием необходимости исполнения (истек срок давности, вышел отменяющий документ и т. д.);

решение не исполнено в срок в связи с недостаточностью людских ресурсов;

• • решение не исполнено в срок по необоснованным причинам;
• • решение исполнено с нарушением срока.

Соответственно определяется следующее множество действий:

• • сформировать письмо-напоминание;
• • сформировать письмо-предупреждение;
• • определить новый контрольный срок исполнения;
• • снять с контроля в связи с неактуальностью;
• • добавить исполнителя;
• • снять с контроля в связи с исполнением;
• • сдать документ в архив.

Для заполнения таблицы решений сформируем множество решающих правил, учитывая, что если некоторое условие имеет место, то это обозначается в соответствующей клетке таблицы символом «1», в противном случае используется символ «О».

С учетом вышеизложенного вариант таблицы решений, описывающий механизм принятия решения руководителем и помощником руководителя по контролю, может быть представлен в следующем виде (см. табл. 3.2) [26].

Таблица 3.2 - Вариант таблицы решений

продолжение на следующей странице

Таблица 3.2 — Вариант таблицы решений. Продолжение.

Отметим, что применение при организации контроля исполнения управленческого решения описанного варианта таблицы позволяет руководителю и помощнику по контролю в случае неисполнения решения организовать новый регламент его исполнения либо вывести решение из жизненного цикла и, как следствие, достичь желаемого результата.

Контрольные вопросы по главе 3

• 1) Что включают в себя основные этапы жизненного цикла управленческого решения?
• 2) Опишите основные варианты вывода управленческого решения из жизненного цикла.
• 3) Какие действия необходимо осуществить для построения таблицы решений?

Глава 4