Цели, задачи, функции, процедуры внутреннего контроля

Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится независимым аудитором, формы и виды контрольных действий также определяются аудитором. Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведомства, формы и виды контрольных действий также определяются этим ведомством.

Внутренний контроль — это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

  • 1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
  • 2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

Для достижения вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета (более широко — учета) и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий контроль.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннего контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

  • • в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;
  • • бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о предприятии в целом;
  • • компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;
  • • средства предприятия не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;
  • • все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, а виновные несли ответственность;
  • • внутренняя отчетность оперативно передавалась лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования.

Из перечисленных выше задач руководства предприятия по организации внутреннего контроля видна неразрывная связь системы внутреннего контроля с двумя видами бухгалтерского учета: бухгалтерским финансовым и бухгалтерским управленческим учетом.

Первые три задачи обеспечиваются связью системы внутреннего контроля с системой бухгалтерского финансового учета, а три последние - с системой бухгалтерского управленческого учета.

Различают две системы внутреннего контроля:

  • - систему внутреннего финансового контроля;
  • - систему внутреннего управленческого контроля.

Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля — это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля — это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система внутреннего контроля — это своеобразная организация внутри организации (предприятия).

Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре предприятия, численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам предприятия в целом.

Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации — циклы снабжения, производства и реализации.

Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.

По функциональным признакам контрольные действия классифицируется следующим образом:

1. Контроль полномочий. Суть в том, что любая хозяйственная операция - это результат исполнения своих функций всеми участниками хозяйственного процесса начиная от исполнителя и заканчивая должностным лицом, ответственным за принятое решение. Контроль проявляется в обеспечении выполнения только тех хозяйственных операций, которые целесообразны для организации. Такой контроль является оперативным, его цель - предотвратить злоупотребления и не допустить нецелесообразные операции. Контроль отслеживает изменения и исправления учетных записей, их правомерность, на предмет обязательного наличия соответствующих разрешений.

  • 2. Контроль документального оформления. Его суть в том, что любая хозяйственная операция должна быть должным образом оформлена. При оформлении хозяйственных операций учетный работник должен следовать главному правилу счетоводства - хозяйственная операция должна оформляться соответствующим документом (требование соблюдения формы), документ должен содержать всю необходимую информацию (требование соблюдения содержания формы), операция должна быть разрешена руководством (требование целесообразности). Любой первичный документ (приходный или расходный кассовый ордер, накладная, бухгалтерская справка) подтверждает хозяйственную операцию только в том случае, если имеет разрешительные подписи распорядителей финансовых средств предприятия - как правило, это руководитель и главного бухгалтер. Для бухгалтера-оператора, кладовщика и для кассира подпись главного бухгалтера[1] является прямым указанием о занесении хозяйственной операции в регистры бухгалтерского учета. Этот вид контроля создает условия для правильного оформления операций в учетных записях (в правильной сумме, на правильном счете, на правильную дату и т.д.).
  • 3. Контроль сохранности и целевого назначения. Любой актив предприятия не должен быть бесхозным. Любая приобретенная материальная ценность - это отвлечение средств предприятия. Приобретенное оборудование должно приносить предприятию прибыль, а не простаивать на складе. Введенное в эксплуатацию оборудование должно выполнять свои функции - переносить часть своей стоимости на продукцию, в конечном итоге приносить прибыль. Контроль проявляется в том, чтобы принятое к учету имущество, приобретенный актив или денежные средства не могли быть неправильно использованы и использовались по своему прямому назначению.

Вышеприведенная классификация дееспособна при условии должностного разграничения полномочий сотрудников, определяющих целесообразность хозяйственной операции, осуществляющих отражение активов в учетных регистрах и контроль за сохранностью этих активов. Отсутствие должностного разделения обязанностей в сочетании с недостаточным внутренним контролем может привести к возникновению злоупотреблений и мошенничества.

В компьютеризированных системах бухгалтерского учета классификация внутреннего контроля проводится аналогично, с той лишь разницей, что в них несанкционированное вмешательство ограниченно, т.к. средства контроля встроены в программное обеспечение. Внутренний контроль в компьютеризированных системах обычно подразделяется на общие и прикладные средства контроля.

Цель общих средств внутреннего контроля - обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средств, а также целостность программ, базы данных и надежность компьютеризированных операций. Для этих целей в программные продукты встраиваются средства контроля, например ограничения доступа ко всей базе данных (наличие пароля к базе данных и к алгоритмам расчетов), ограничения доступа к локальной базе данных (наличие пароля для входа на конкретный участок учета), ограничения полномочий оператора (запрещение некоторых команд с АРМ-бухгалтера, например удаление или исправление документа).

Прикладные средства контроля определяются как средства, связанные с текущими операциями и постоянными данными конкретной компьютерной системы учета, и, следовательно, они являются специфическими. Цель прикладных средств контроля - обеспечить полноту и точность учетных записей, а также законность документов, являющихся результатом обработки данных. Такой контроль может осуществляться на этапах ввода, обработки и вывода информации из компьютера.

Для большинства предприятий общими являются следующие требования к системе внутреннего контроля (от общего контроля до более специфичных видов внутреннего контроля):

  • 1) должна существовать четко определенная организационная структура, в рамках структуры должны быть определены жесткие функции, показывающие, кто и за что конкретно отвечает;
  • 2) необходима информационная система управления (эффективный график документооборота), обеспечивающая своевременность и достаточность информации. Эта система должна включать в себя эффективные инструменты составления внутренней отчетности, калькуляции затрат на производство, контроля за исполнением планов, анализа альтернативных решений и прогнозирования;
  • 3) необходима детализация должностных прав, обязанностей и ответственности;
  • 4) необходимы программы обучения персонала, а также программы повышения квалификации;
  • 5) должны быть децентрализованы и детализированы полномочия ответственных лиц (право разрешительной подписи при заказе товаров и услуг, подписании чеков, выдаче денег, найме на работу и т.д.) принцип ограничения полномочий;
  • 6) не должно быть ни одного лица, которое бы совмещало одновременно три основополагающие функции внутреннего контроля - санкционирование, учет, хранение (принцип разделения обязанностей);
  • 7) во избежание злоупотреблений должно проводиться периодическое перераспределение обязанностей (принцип ротации обязанностей).

Правильно организованная система внутреннего контроля имеет следующие характеристики:

  • - способность выявлять имеющиеся ошибки;
  • - способность предупреждать и исправлять ошибки;
  • - имеющееся разграничение полномочий не позволяет сотрудникам организации единолично совершать от начала до конца любые сделки;
  • - совершаемые операции разрешены руководством;
  • - регулярно проводятся инвентаризации активов и обязательств;

- бухгалтерская отчётность и отклонения от планов (бюджетов) контролируются.

Условия, в которых осуществляется контроль, включают наличие соответствующей структуры управления, способной выявлять, предупреждать и исправлять ошибки, а также прогнозировать и снижать предпринимательские риски.

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных. Разработка и внедрение процедур контроля осуществляется для того, чтобы получить уверенность в законности осуществляемых хозяйственных операций.

В обобщенном виде конкретные процедуры внутреннего контроля представим следующим образом:

  • - арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;
  • - проверка правильности осуществления документооборота;
  • - проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала на первичных документах;
  • - проведение периодических плановых и внезапных инвентаризаций имущества и обязательств;
  • - проведение сверок расчетов;
  • - использование для целей контроля информации из источников, расположенных вне данного экономического субъекта;
  • - физическое ограничение доступа к активам предприятия, к первичной документации, регистрам учета и компьютерным бухгалтерским файлам.

  • [1] Главный бухгалтер своей подписью подтверждает полномочия должностного лица разрешать хозяйственную операцию. Вторая подпись (подпись гл. бухгалтера) - форма контроля за целесообразностью операций. Руководитель предприятия может издавать приказ, в котором делегирует заместителям часть своих прав. Визируя документ, гл. бухгалтер определяет и подтверждает право должностного лица.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >